Contas a pagar: como otimizar a gestão de contas para garantir o melhor desempenho nos negócios?

Contas a pagar: como otimizar a gestão de contas para garantir o melhor desempenho nos negócios?

 

 

Contas a pagar, contas a receber, antes, depois de pagamentos e em todos os momentos, a empresa deve monitorar cada uma dessas atividades.

A parte financeira no mundo empresarial exige muita organização.

Tanto o processo de contas a pagar ou contas a receber, deve ser monitorado de perto, controlando o antes e depois dos pagamentos.

Isso serve tanto para um empresário individual, quanto para empresa de grande porte.

Para contabilizar todas as contas a pagar, é necessário recolher todas as faturas, analisar as datas de vencimento e organizar uma lista de responsabilidades.

Essa lista vai diminuindo a partir do momento em que os pagamentos são realizados.

Quem trabalha com negócios próprios e na área financeira, sabe que essa organização das contas a pagar é essencial para um bom funcionamento de todas as tarefas do negócio.

Empresas de pequeno porte como possuem poucas contas, conseguem estruturar a sua gestão de contas com facilidade, caso exista uma pessoa responsável para monitorar todas as despesas diariamente.

Já nas empresas de grande porte, a gestão de contas se torna mais complexa, devido ao gerenciamento minucioso de uma grande quantidade de contas a pagar.

A parte financeira de um negócio precisa de atenção, para evitar possíveis erros e fraudes que possam ocorrer.

É por isso que muitas empresas utilizam a tecnologia, através de softwares para auxiliar em todo o processo.

Neste artigo, você vai entender como o gerenciamento de contas a pagar é importante para o crescimento da sua empresa.

Além de adquirir dicas sobre como organizar o gerenciamento das despesas da sua empresa e como solucionar possíveis problemas financeiros.

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Quais as consequências da desorganização das finanças?

Sabemos que a parte financeira é a base de um negócio.

Se esta base não está solidificada, todo planejamento da empresa pode falhar.

Diante disso, podemos destacar algumas das consequências do descuido financeiro. Sendo elas:

  • Perder a credibilidade junto a fornecedores;
  • Arriscar o crédito do nome da empresa ao acumular dívidas;
  • Enfrentar ações legais na justiça por falta de pagamentos;
  • Pagamento de juros, multas e cancelamento de serviço.

Gestão financeira eficiente é sinônimo de lucro para as empresas

Somente com uma gestão de contas e contratos, a empresa consegue identificar qual período demanda mais despesas.

Tendo como exemplo o período de férias, para negócios de varejo, ocorre uma grande disparidade entre as contas a pagar e as contas a receber.

Uma equipe preparada, que utilize ferramentas para auxiliar na gestão financeira, consegue organizar todos os seus gastos mesmo nesse período.

Quando não é possível realizar o pagamento dentro do período previsto, o gestor pode seguir algumas recomendações para contornar a situação.

Entre elas, podemos citar:

  • Ser proativo, entrar em contato com o fornecedor e esclarecer o motivo do atraso no pagamento;
  • Informar ao fornecedor em qual data ele pode aguardar o pagamento e cumprir com este prazo;
  • Agradecer pelo entendimento, solicitar prorrogação da fatura e ressaltar os pagamentos feitos em dia em períodos anteriores.

Como organizar o seu gerenciamento?

Inicialmente, é fundamental colocar como prioridade o seu gerenciamento de contas a pagar.

Isso vai garantir boas relações com fornecedores, pois com as contas e suas datas de vencimento em dia, é possível conquistar descontos ou serviços de valor agregado.

Portanto, ao estabelecer uma expectativa de cumprimento com os prazos de pagamento, a empresa ganha notoriedade.

Dicas que grandes empresas vem seguindo pode ajudar quem está a procura de melhorias na organização de seus negócios.

Entre elas estão:

  • Estabelecer um período padrão de pagamentos (contas a pagar dentro do prazo de até 30 dias);
  • Solicitar a fatura de serviços ou produtos adquiridos pelo menos três semanas antes da data de vencimento;
  • Monitorar e garantir a manutenção do fluxo de caixa;
  • Utilizar sistemas como ferramentas para facilitar a prestação de contas;
  • Identificar padrões observando os períodos do ano e constatar quais são os meses que as despesas são mais altas comparadas ao lucro da empresa.

Como escolher uma ferramenta para otimizar a gestão financeira?

Uma vez que as contas a pagar sempre aumentam diariamente, é importante contar com ferramentas para gerenciar com mais agilidade.

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A Sumus monitora contratos e recursos disponíveis para sugerir os melhores caminhos para a empresa.

Também realiza análises automaticamente, identificando possíveis divergências em faturas para solucionar com rapidez.

As faturas de telecom da empresa são auditadas mensalmente e a Sumus se encarrega de controlar créditos e reembolsos das operadoras.

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