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Contas a pagar: como otimizar a gestão de contas para garantir o melhor desempenho nos negócios?

Profissional com calculadora na mão com contas a pagar, aprendendo a otimizar a gestão de contas para negócios.

Gerenciar as contas a pagar de forma eficiente é fundamental para evitar multas e manter o fluxo de caixa saudável. Isso pode ser feito por meio do registro de todas as transações em um sistema de gestão de contas. Veja mais dicas a seguir! 

No mundo empresarial, a gestão financeira é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Monitorar atividades relacionadas a contas a pagar e contas a receber é uma tarefa que exige organização e atenção constantes, tanto antes quanto depois dos pagamentos.

Empresas menores, pelo menor fluxo de contas a gerenciar, conseguem estruturar sua gestão financeira com mais facilidade, apenas com o auxílio de um colaborador dedicado ao monitoramento de despesas. Já em empresas de grande porte, a gestão de contas se torna mais complexa devido ao volume elevado de transações.

Neste artigo, você entenderá como o gerenciamento de contas a pagar é importante para o crescimento da sua empresa, além de 10 dicas para otimizar a gestão de contas do seu negócio e como os softwares para gestão podem auxiliar em todo o processo. Boa leitura!

O que são contas a pagar

O termo “Contas a pagar” refere-se às obrigações financeiras de uma empresa com seus fornecedores e pagamentos. 

Essas obrigações incluem faturas, boletos, notas fiscais e quaisquer outras despesas que a empresa deve pagar em um período futuro.

O controle adequado das contas a pagar é importante para assegurar que a empresa tenha fundos suficientes para cumprir suas obrigações financeiras no prazo correto. 

Leia também: Como contratar uma empresa de gestão financeira e controlar os gastos da sua empresa

Diferenças entre o contas a pagar e o contas a receber 

Enquanto as contas a pagar focam em controlar e planificar as saídas de caixa para evitar problemas de liquidez, as contas a receber concentram-se em assegurar que as entradas de caixa ocorram conforme o planejado, no orçamento empresarial, para manter a solvência e a capacidade de investir e crescer. Conheça as principais diferenças entre cada uma:

Contas a pagar

  • Tipo das transações: representa a saída de dinheiro da empresa, diminuindo o saldo disponível no caixa. Incluem despesas operacionais, pagamentos a fornecedores, aluguel, utilidades, salários e outras obrigações financeiras da empresa.
  • Categorização contábil: é um passivo circulante, por serem obrigações que precisam ser pagas em um curto prazo, geralmente, em um ano. Registradas como contas a pagar no balanço patrimonial e como despesas corporativas no demonstrativo de resultados.
  • Objetivo da gestão financeira: assegurar que todas as obrigações financeiras da empresa sejam cumpridas pontualmente para manter a credibilidade e evitar multas e juros. Gerenciar o fluxo de caixa de maneira a garantir que sempre haja fundos suficientes para cobrir todas as despesas.

Contas a receber

  • Tipo das transações: representa a entrada de dinheiro na empresa, aumentando o saldo disponível no caixa. Incluem vendas a crédito, prestação de serviços, empréstimos concedidos a clientes e outras formas de receita que a empresa tem a receber.
  • Categorização contábil: ativo circulante por representarem recursos que a empresa espera receber em um curto prazo, em um ano, normalmente. São registradas como contas a receber no balanço patrimonial e como receitas no demonstrativo de resultados.
  • Objetivo da gestão financeira: a gestão de contas a receber visa garantir que a empresa receba os valores devidos de seus clientes nos prazos estipulados, melhorando o fluxo de caixa e minimizando o risco de inadimplência. 

Importância de organizar as contas a pagar

Uma gestão eficaz dessas contas não só garante que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas a tempo, mas também traz diversos benefícios adicionais. Aqui estão algumas das principais vantagens:

Diminuição de custos

Uma boa organização das contas a pagar pode contribuir significativamente para a redução de custos da sua empresa. Quando as despesas são monitoradas e controladas de perto, a empresa pode evitar juros, e até mesmo aproveitar descontos.

É comum que fornecedores ofereçam descontos para pagamentos realizados antes da data de vencimento. A organização das contas a pagar permite que a empresa aproveite essas oportunidades de economizar.

Prevenção de fraudes

A implementação de um sistema estruturado para gerenciar as contas a pagar pode ajudar a prevenir fraudes. Isso pode ser alcançado quando as responsabilidades de quem aprova pagamentos, quem emite os cheques e quem realiza a conciliação bancária, são separadas, facilitando a fiscalização de qualquer movimentação suspeita.

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Redução de despesas com multas e juros

Uma das consequências mais diretas de não organizar adequadamente as contas a pagar são as despesas adicionais com multas e juros por atrasos nos pagamentos.

Um sistema de controle de vencimentos eficiente, a empresa pode assegurar que todos os pagamentos sejam feitos no prazo.

Além do fato que o pagamento de contas em dia melhora a reputação da empresa com os fornecedores, o que pode resultar em melhores termos de crédito e condições de pagamento no futuro.

Otimização do tempo

A organização das contas a pagar também contribui para a otimização do tempo do setor de contas das empresas. 

Softwares de gestão financeira automatizam tarefas repetitivas, como o envio de lembretes de pagamento e a conciliação de contas, liberando os colaboradores para atividades mais estratégicas.

A facilidade de acesso à informação, simplifica a tomada de decisões e a elaboração de relatórios financeiros.

Funções das empresas com o pagamento de contas 

O gerenciamento eficiente das contas a pagar é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Implementar boas práticas e utilizar tecnologias apropriadas pode facilitar significativamente essas funções, contribuindo para o crescimento e a estabilidade da operação

Seguem algumas das principais funções relacionadas ao pagamento de contas:

Administrar compromissos financeiros 

Mantendo registros detalhados de todas as contas a pagar, incluindo datas de vencimento e montantes. O objetivo é classificar e priorizar pagamentos com base na urgência e importância, garantindo que as obrigações críticas sejam atendidas primeiro.

Assegurar o cumprimento dos prazos

Utilizar sistemas de monitoramento que alertem sobre datas de vencimento iminentes. Dessa forma, é possível planejar pagamentos com antecedência para evitar atrasos que resultem em multas e juros.

Negociação de termos de pagamento

Prazos mais longos ou condições de pagamento mais flexíveis com fornecedores. Buscando descontos por pagamentos antecipados ou em grandes quantidades, visando, sempre, reduzir custos.

Análise do fluxo de caixa

Projetar o fluxo de caixa para antecipar necessidades financeiras futuras. Além disso, fazer balancetes para ajustar estratégias de pagamento conforme necessário.

Evitar perdas financeiras

Controles internos para prevenir fraudes e erros no processo de pagamento, visando evitar despesas desnecessárias e garantir a aplicação eficiente de recursos.

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10 dicas de como fazer o controle das contas a pagar da sua empresa

Gerenciar contas a pagar eficientemente é essencial para uma gestão financeira estável. Confira dez práticas recomendadas para garantir uma gestão eficaz:

1. Registre todas as transações 

Manter um registro detalhado de todas as transações financeiras é essencial. Isso inclui faturas recebidas, pagamentos efetuados e datas de vencimento. 

A prática de registro, garante que nenhuma obrigação seja esquecida e facilita o acompanhamento de todas as atividades financeiras.

2. Previna problemas com contas a pagar 

Implementar controles internos rigorosos e revisar periodicamente os processos de pagamento pode prevenir erros e fraudes. 

Uma ação muito utilizada para realizar este controle, é a segregação de funções é uma medida eficaz para reduzir o risco de atividades fraudulentas.

3. Monitore os pagamentos 

O monitoramento ajuda a garantir que todas as obrigações sejam cumpridas e que os registros estejam atualizados e precisos. 

Para facilitar este processo, é possível a utilização de sistemas próprios de acompanhamento de pagamentos efetuados. 

4. Examine o fluxo de pagamentos 

Análise regularmente o fluxo de pagamentos para identificar padrões e tendências. Esse exame permite o ajuste nas estratégias de pagamento e prever necessidades financeiras.

5. Supervise o fluxo de caixa 

O fluxo de caixa é essencial para garantir que a empresa tenha liquidez suficiente para cumprir suas obrigações financeiras. Mediante supervisão, é viável elaborar projeções de fluxo, para antecipar problemas de liquidez.

6. Fique atento às datas de vencimento

Alertas e lembretes, são fortes aliados para garantir que todas as contas sejam pagas no prazo. Além de poupar a empresa de custos extras com juros e multas, cumprir os prazos mantém a boa reputação de bom pagador entre fornecedores.

7. Realize comparações de preços

Comparar regularmente os preços e condições oferecidos por diferentes fornecedores deve ser uma ação constante. Já que essa prática ajuda a garantir que a empresa está obtendo o melhor valor possível para suas compras e serviços.

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8. Padronize as informações 

A padronização das informações financeiras para facilitar a análise e o controle. Uniformizar os processos de entrada de dados e categorizar despesas podem melhorar a precisão e a eficiência de análises e tomadas de decisões informadas.

9. Estabeleça responsabilidades 

Defina claramente as responsabilidades de cada membro da equipe financeira. Isso inclui quem é responsável pela aprovação, pagamento e registro das contas a pagar. A identificação clara de funções é fundamental para prevenir fraudes e identificar erros.

10. Administre suas contas a pagar com um sistema de gestão

Um sistema de gestão financeira para automatizar e otimizar o processo de contas a pagar pode otimizar este processo minucioso. A Sumus oferece funcionalidades avançadas que facilitam o controle, a análise e a automação dos pagamentos, melhorando a eficiência e reduzindo o risco de erros.

Leia também: Como aumentar a produtividade da equipe: passo a passo

Desafios na gestão de contas a pagar

A gestão eficaz de contas a pagar requer superar desafios. Entretanto, ao enfrentá-los com estratégias adequadas, as empresas podem garantir uma operação financeira mais eficiente, reduzir riscos e fortalecer sua posição no mercado:

Relacionamento com fornecedores

A falta de comunicação com fornecedores pode levar a atrasos nas entregas, preços menos competitivos e até mesmo à perda de parcerias estratégicas. Sendo assim, construir e manter relacionamentos sólidos com fornecedores é essencial para garantir condições favoráveis de pagamento e fornecimento.

Manutenção do fluxo de caixa

A falta de liquidez pode resultar em atrasos nos pagamentos, multas por atraso e até mesmo problemas de solvência. Logo, manter um fluxo de caixa estável e previsível é essencial para garantir que a empresa tenha fundos suficientes para cumprir suas obrigações financeiras no prazo correto.

Obstáculos operacionais

Processos manuais demorados, falta de integração entre sistemas e erros humanos podem dificultar a eficiência da gestão de contas a pagar. Portanto, automatizar processos, investir em sistemas integrados e oferecer treinamento adequado à equipe podem ajudar a superar obstáculos operacionais.

Riscos de compliance e efeitos em outras áreas

Violações de compliance podem afetar tanto a área financeira quanto outras áreas da empresa, como reputação, operações e relacionamento com clientes e investidores. Desse modo, é importante a conformidade com regulamentações fiscais e contábeis é essencial para evitar multas, penalidades e até mesmo problemas legais.

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Consequências da desorganização das finanças 

Sabemos que a parte financeira é a base de um negócio.

Se esta base não está solidificada, todo planejamento da empresa pode falhar.

Diante disso, podemos destacar algumas das consequências do descuido financeiro. Sendo elas:

  • Perder a credibilidade junto a fornecedores;
  • Arriscar o crédito do nome da empresa ao acumular dívidas;
  • Enfrentar ações legais na justiça por falta de pagamentos;
  • Pagamento de juros, multas e cancelamento de serviço.

Gestão financeira eficiente é sinônimo de lucro para as empresas

Somente com uma gestão de contratos e contas a empresa consegue identificar qual período demanda mais despesas.

Tendo como exemplo o período de férias, para negócios de varejo, ocorre uma grande disparidade entre as contas a pagar e as contas a receber.

Uma equipe preparada, que utilize ferramentas para auxiliar na gestão financeira, consegue organizar todos os seus gastos mesmo nesse período.

Quando não é possível realizar o pagamento dentro do período previsto, o gestor pode seguir algumas recomendações para contornar a situação.

Entre elas, podemos citar:

  • Ser proativo, entrar em contato com o fornecedor e esclarecer o motivo do atraso no pagamento;
  • Informar ao fornecedor em qual data ele pode aguardar o pagamento e cumprir com este prazo;
  • Agradecer pelo entendimento, solicitar prorrogação da fatura e ressaltar os pagamentos feitos em dia em períodos anteriores.

Como fazer o gerenciamento de contas a pagar? 

Inicialmente, é fundamental colocar como prioridade o seu gerenciamento de contas a pagar.

Isso vai garantir boas relações com fornecedores, pois com as contas e suas datas de vencimento em dia, é possível conquistar descontos ou serviços de valor agregado.

Portanto, ao estabelecer uma expectativa de cumprimento com os prazos de pagamento, a empresa ganha notoriedade.

Dicas que grandes empresas vem seguindo pode ajudar quem está a procura de melhorias na organização de seus negócios.

Entre elas estão:

  • Estabelecer um período padrão de pagamentos (contas a pagar dentro do prazo de até 30 dias);
  • Solicitar a fatura de serviços ou produtos adquiridos pelo menos três semanas antes da data de vencimento;
  • Monitorar e garantir a manutenção do fluxo de caixa;
  • Utilizar sistemas como ferramentas para facilitar a prestação de contas;
  • Identificar padrões observando os períodos do ano e constatar quais são os meses que as despesas são mais altas comparadas ao lucro da empresa.

Como escolher uma ferramenta para otimizar a gestão financeira?

Uma vez que as contas a pagar sempre aumentam diariamente, é importante contar com ferramentas para gerenciar com mais agilidade.

A Sumus oferece soluções automatizadas para a gestão de contas e contratos de telecom das empresas. O Sumus Expenses Solution é uma dessas soluções que proporciona melhorias no cenário de telecom da empresa.

Desde a etapa de mapeamento até a sua etapa operacional, a nossa consultoria especializada auxilia no controle completo das contas.

A Sumus monitora contratos e recursos disponíveis para sugerir os melhores caminhos para a empresa. Também realiza análises automaticamente, identificando possíveis divergências em faturas para solucionar com rapidez.

As faturas de telecom da empresa são auditadas mensalmente e a Sumus se encarrega de controlar créditos e reembolsos das operadoras.

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