Um processo bastante comum nas empresas é a elaboração e gestão de contratos, principalmente em alguns departamentos específicos, como o de TI.
Entretanto, muitos ainda cometem alguns erros ou não sabem como otimizar essa atividade para ganhar tempo e minimizar contratempos.
Neste texto, você conhecerá algumas maneiras de otimizar a gestão de contratos de TI da sua empresa e, assim, conseguir elaborar e gerir esses documentos mais sabiamente, ocasionando uma maior agilidade para a sua organização.
Tenha atenção aos detalhes
Muitas instituições acabam focando sua atenção apenas para os detalhes principais, como prazos e a estrutura base do contrato, mas acabam se esquecendo de detalhes que podem fazer a diferença no futuro, como a realização de atividades do contrato pela empresa de TI que podem gerar multas.
Talvez você esteja deixando passar algum detalhe no contrato com seus clientes e fornecedores que pode estar fazendo com que ele não seja tão benéfico para o setor, o que acaba afetando negativamente toda a empresa.
Além disso, é importante sempre revisar minuciosamente o documento para não deixar nenhum erro passar.
O mesmo cuidado deve valer para os contratos que são recebidos pela sua empresa. É muito importante avaliar cuidadosamente o que está sendo colocado no documento, só assim você poderá ter a certeza de que você será beneficiado caso assine-o.
Uma alternativa para evitar erros na elaboração de contratos é criar padrões. Entretanto, pode existir a necessidade de alterações, a depender do tipo de atuação que a sua empresa terá com determinada pessoa ou instituição.
Calcule os seus gastos com contratos em TI
Contratos geram gastos, e com a área de TI não seria diferente. É muito importante entender quanto está gastando com os contratos, já que dessa forma, você saberá se terá verba para aprovar outros projetos.
Faça uma análise dos últimos meses, tentando entender quais foram os gastos recorrentes, pontuais e imprevistos dos últimos contratos gerados. Dessa forma, você saberá a sua médica de gastos por projeto, bem como quanto deixar de margem para custear excessos.
Não se esqueça dos prazos
Um dos principais pontos que devem ser levado em conta na hora da elaboração de um contrato é o prazo de elaboração ou entrega do mesmo.
Muitas instituições contam com esse tempo para se organizarem e, por isso, o prazo precisa ser respeitado.
É preciso ter em mente que não é apenas a data do contrato em si que precisa ser respeitada, mas também de outros aspectos que podem atrapalhar o seu processo. Por exemplo: existem datas limites para o cumprimento de alguns direitos, como a renovação de contrato. Caso o contrário, a instituição poderá pagar multas.
Além disso, alguns termos também podem ter um tempo limite para serem cumpridos, então, é interessante monitorar essas datas para conseguir se organizar internamente para cumprí-las.
O ideal é fazer uma boa leitura dos contratos e analisar todas as datas que devem ser cumpridas para que, assim, seja possível evitar complicações e fazer do seu contrato o mais eficiente possível.
Faça contratos eletrônicos
A tecnologia tem proporcionado diversos benefícios para as empresas, já que permite otimizar processos e até mesmo criar soluções mais eficientes para problemas e atividades que demandam tempo e dinheiro.
Uma maneira de fazer a sua gestão de contratos ser mais moderna é investindo nos contratos eletrônicos. Eles podem ser feitos, enviados e geridos on-line, o que dá mais agilidade para a sua equipe.
Até mesmo o processo de assinatura pode ser feito on-line, sem a necessidade de imprimir o documento ou ter algum tipo de atividade manual: tudo é feito pelo computador, de maneira rápida e segura.
Gerir os seus contratos no meio digital oferece uma maior agilidade, já que será possível encontrar por erros ou desordem nesse setor mais facilmente, permitindo com que você pense em soluções mais rápido para otimizar essa atividade.
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Automatize processos através de ferramentas
Investir em uma ferramenta de gestão, por exemplo, poderá auxiliar o setor de TI a ter seus processos feitos de maneira mais inteligente e otimizada, além de ajudar a sua equipe a ganhar produtividade.
Além disso, os sistemas de gestão também ajudam a diminuir ou até mesmo eliminar os erros dos contratos emitidos pela sua empresa, uma vez que é possível criar modelos e informações padrões que poderão ser adicionados automaticamente em um novo contrato.
De acordo com a Price Waterhouse Coopers, uma empresa consegue fazer entre 20.000 a 40.000 contratos. Isso é praticamente impossível de ser gerido e analisado manualmente, mas uma ferramenta de gestão, é possível coletar e fazer análises desses documentos.
Uma ferramenta específica para a gestão de contratos conseguirá oferecer uma solução completa da atividade, fazendo desde a auditoria das faturas até a sua revisão final, para que o documento chegue perfeito nas mãos do cliente.
Assim, conhecendo melhor algumas das maneiras de gerir os contratos da sua empresa, você conseguirá ter maior agilidade e eficiência nesse setor, ao mesmo tempo que minimizará a incidência de erros.
E para te ajudar nessa missão de deixar a sua gestão de contratos mais moderna, você pode contar com os Sistemas da SUMUS, como o Sumus Expenses Solution para gerir não apenas os seus documentos, mas outros setores cruciais da sua instituição.
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