Ferramentas de gestão de custos de telecom monitoram, controlam e otimizam gastos com telefonia, internet e dados, automatizando auditorias e alocação de despesas. Elas ajudam a identificar fraudes, abusos e contratos ineficazes. Saiba mais!
Empresas de todos os tamanhos enfrentam desafios com o controle de despesas de telecomunicações, como cobranças indevidas, falta de visibilidade nos gastos e dificuldades para otimizar contratos.
Ferramentas de gestão de custos de telecom surgem para solucionar essas dores, oferecendo controle, economia e eficiência operacional.
Neste artigo, vamos apresentar passos simples para implantar esse tipo de ferramenta na sua empresa e mostrar como escolher o sistema ideal para suas necessidades.
O que é gestão de telecomunicações?
A gestão de telecomunicações, ou Telecom Expense Management (TEM), abrange práticas voltadas para administrar e otimizar serviços de comunicação, como internet e dados.
Essa abordagem visa o uso eficiente dos recursos, reduzindo custos e aprimorando a gestão de despesas com telefonia.
Com foco no controle de contratos, faturas e consumos, a TEM também envolve auditorias e renegociações, garantindo visibilidade e economia nas operações de telecomunicações.
Quais são os benefícios da gestão de telecom?
A gestão de telecomunicações oferece uma série de benefícios estratégicos para as empresas. Um dos principais é a redução de custos, já que ela permite eliminar serviços desnecessários e otimizar contratos.
Além disso, melhora o monitoramento do uso de telecom, proporcionando uma visão clara dos recursos. Também facilita a otimização de contratos com operadoras, garantindo termos mais vantajosos. A tecnologia impulsiona uma melhoria na eficiência operacional, pois os recursos são alocados de forma mais assertiva.
Outro ponto importante é o auxílio na tomada de decisões informadas, com base em relatórios detalhados, e no cumprimento de regulamentações, assegurando conformidade legal. Por fim, esse tipo de gestão aumenta a agilidade nos negócios, permitindo ajustes rápidos nas soluções de comunicação.
Quais indicadores observar na gestão de telecomunicações?
Na gestão de telecomunicações, alguns indicadores são essenciais para avaliar a eficiência e otimizar os custos. Aqui estão os principais a serem observados:
- Custo por usuário: avalie o gasto médio por colaborador com serviços de telecomunicações, como telefonia móvel, fixa e internet. Esse indicador ajuda a identificar excessos ou ineficiências no uso.
- Uso de dados e voz: monitore o consumo de dados e minutos de ligação, tanto em telefonia móvel quanto fixa. Isso permite ajustar os planos de acordo com as necessidades reais da empresa.
- Taxa de utilização de serviços: verifique a frequência com que os serviços contratados são utilizados. Planos subutilizados indicam desperdício de recursos e a necessidade de renegociação ou cancelamento de serviços.
- Custos com roaming e tarifas internacionais: empresas com colaboradores que viajam frequentemente devem observar gastos com roaming e chamadas internacionais, buscando alternativas mais econômicas, como VoIP.
- Compliance e conformidade com contratos: garanta que a empresa esteja em conformidade com os contratos estabelecidos e monitore o cumprimento de SLAs (Acordos de Nível de Serviço) por parte das operadoras.
- Faturamento e cobranças indevidas: auditorias frequentes de faturas são essenciais para identificar cobranças indevidas ou inconsistências nos valores cobrados pelas operadoras.
- Taxa de economias realizadas: acompanhe a porcentagem de economia obtida após a implantação da gestão de telecomunicações, comparando os custos atuais com os anteriores.
- Satisfação dos usuários: avalie a percepção dos colaboradores sobre a qualidade e disponibilidade dos serviços de telecom. Insatisfações podem indicar problemas a serem resolvidos.
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Quais são as vantagens de fazer a gestão de custos de telecom?
A gestão de custos de telecom pode trazer vantagens competitivas que proporcionam uma capacidade maior de adaptação e inovação às empresas:
Decisões mais rápidas e estratégicas
Com uma visão clara dos gastos e do uso de telecom, a empresa consegue tomar decisões mais ágeis e informadas, ajustando-se rapidamente às necessidades do mercado e garantindo vantagem em cenários competitivos.
Negociação mais eficaz com fornecedores
Empresas que fazem uma gestão eficiente de custos de telecom possuem dados precisos sobre o uso e demandas. Isso fortalece seu poder de negociação, permitindo obter condições mais favoráveis e exclusivas com operadoras.
Agilidade em adaptações tecnológicas
A gestão de custos permite que a empresa identifique rapidamente quais tecnologias são mais adequadas ao seu perfil, facilitando a adoção de novas soluções sem gerar desperdícios, o que garante uma resposta mais ágil às inovações do mercado.
Melhor alocação de recursos para inovação
Ao economizar em telecomunicações, a empresa pode direcionar os recursos poupados para áreas estratégicas de inovação e crescimento, como a digitalização de processos e novos projetos.
O que são ferramentas de gestão de custos de telecom?
Ferramentas de gestão de custos de telecom são soluções especialmente projetadas para monitorar, controlar e otimizar os gastos com serviços de telecomunicações, como telefonia fixa, móvel, internet e dados.
Elas oferecem funcionalidades que incluem auditoria de faturas, análise de uso, gestão de contratos e relatórios detalhados sobre despesas. Qual o objetivo das ferramentas de custos? Permitir um controle mais preciso e eficiente dos recursos de telecomunicações de uma empresa.
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Para que servem as ferramentas de gestão de custos de telecom?
Esse tipo de solução tecnológica substitui métodos manuais e fragmentados, oferecendo uma visão centralizada e detalhada dos custos.
As ferramentas de gestão de custos de telecomunicações mais modernas automatizam a auditoria de faturas, ajustam planos com base no uso real e facilitam a renegociação de contratos.
Com relatórios precisos e análises aprofundadas, elas ajudam a tomar decisões informadas, melhorando a eficiência e o controle financeiro sobre os serviços de telecomunicações.
Como escolher uma boa ferramenta de gestão de custos de telecom?
Escolha uma ferramenta projetada especificamente para a gestão de custos de telecom. Isso garante que a solução tenha funcionalidades alinhadas às suas necessidades, minimizando a necessidade de adaptações ou otimizações posteriores.
Verifique se a empresa fornecedora oferece um bom suporte pós-compra. Um suporte eficiente resolve dúvidas e problemas que podem surgir durante a utilização da ferramenta, garantindo que você obtenha ajuda sempre que precisar.
Passo a passo para implantar uma ferramenta de gestão de custos de telecom
Organize o setor
Antes de implementar a ferramenta, organize seu setor, definindo claramente as funções e responsabilidades de cada funcionário em relação ao uso da ferramenta. Faça um inventário das linhas de contratos e faturas atuais para facilitar a migração de dados e evitar erros. Mantenha essas informações atualizadas, o que será mais fácil com a ferramenta de gestão.
Implemente a ferramenta
Com o setor organizado, inicie a implementação da ferramenta. Defina como o sistema será utilizado e forneça treinamento para sua equipe, assegurando que todos compreendam como operar a ferramenta e realizar as principais atividades. Aproveite o suporte da empresa fornecedora, como a Sumus, para um treinamento eficaz e resolução de dúvidas.
Escolha as funcionalidades da ferramenta
Selecione as funcionalidades que serão mais úteis para seu setor, como controle de uso de recursos, fluxo de recebimento de faturas, análise de inventário e gerenciamento de contratos.
À medida que a equipe se familiariza com a ferramenta, comece a utilizar essas funcionalidades para otimizar a gestão. Analise mensalmente os relatórios para monitorar o andamento e identificar áreas de melhoria.
Otimize a ferramenta de gestão
Ao notar a falta de funcionalidades importantes ou a necessidade de integrar com outros sistemas, considere um upgrade ou melhorias. Consulte opções de otimização e mantenha o setor em constante evolução para melhorar a eficiência e reduzir custos.
Entendendo como funciona o processo de implantar uma ferramenta de gestão de custos de telecom, você terá uma maior confiança e facilidade para realizar esse processo, além de ajudar a sua equipe a se familiarizar mais rapidamente com o sistema.
O que levar em conta ao escolher uma ferramenta de gestão de custos de telecom?
Agora que você entendeu como é o processo de implantação de uma ferramenta para a gestão de custos de telecom, é preciso saber qual o melhor sistema para adotar na sua empresa, evitando a necessidade de trocá-lo futuramente.
A primeira dica é escolher uma ferramenta que seja de acordo com a utilidade que você quer dar a ela. Ou seja, caso você queira um sistema que será usado para fazer a gestão de custos de telecom, escolha uma opção feita para esse propósito.
Dessa maneira, ela já virá com funcionalidades que tenham a ver com as atividades da área, diminuindo a chance de você ter que fazer adaptações ou otimizações grandes para adaptar a ferramenta às suas necessidades.
Também é importante verificar se a empresa responsável pelo sistema oferece um bom suporte pós-compra. Podem ocorrer dúvidas e erros durante a sua utilização, sendo importante o apoio da instituição para solucioná-los o mais rápido possível.
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A solução TEM (Telecom Expense Management) da Sumus é a chave para controlar e reduzir os custos de telecomunicações da sua empresa. Com uma combinação poderosa de processos e ferramentas, o TEM permite gerenciar faturas, negociar contratos, otimizar planos e serviços, e controlar o uso de dados e voz de forma eficiente.
Ao centralizar o gerenciamento de telecom, você não apenas economiza dinheiro, mas também ganha visibilidade total sobre os gastos, permitindo decisões estratégicas e inteligentes que impulsionam o seu negócio.
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