Independentemente do tamanho da sua empresa, é importante contar com tecnologias que auxiliem na gestão de setores estratégicos da instituição, conseguindo, assim, maior agilidade no dia a dia, além de uma frequência menor de erros.
Neste artigo, daremos alguns passos simples de como você pode implantar uma ferramenta de gestão de custos de telecom na sua empresa, além de entender alguns aspectos que podem te ajudar a escolher a melhor opção de sistema para você.
1º Passo: organize o setor
Antes de implementar uma ferramenta de gestão de custos, ou até mesmo qualquer tipo de tecnologia nova na sua instituição, é importante organizar o seu setor, estabelecendo qual será a função de cada funcionário e o que eles deverão fazer com relação às suas funções com a ferramenta.
Essa etapa é importante porque ajuda o setor a se organizar e conseguir aproveitar ao máximo o que a ferramenta pode proporcionar. Além disso, essa atitude também evita o inserimento de dados errados ou de confusões com relação ao uso da plataforma.
Se possível, também é interessante fazer um inventário das linhas de contratos e faturas atuais do setor. Dessa forma, é possível organizar a área e também facilitar a migração desses dados para a ferramenta.
É importante que essas informações sejam sempre atualizadas e revisadas, uma tarefa que poderá ser feita de maneira mais fácil com a ajuda da ferramenta de gestão, uma vez que ela permite o armazenamento desses dados quase de maneira automática.
2º passo implemente a ferramenta de gestão de Telecom
Com tudo organizado, está na hora de implementar o seu sistema de gestão de Telecom. É importante delimitar como será a atuação do sistema na sua empresa, definindo que atividades serão feitas com ele.
Busque fazer com que a sua equipe tenha um “treinamento” com a nova ferramenta, buscando maneiras de fazer com que os funcionários entendam como o sistema funciona e como fazer as principais atividades com ele.
Para essa etapa, é preciso da ajuda da empresa responsável pela ferramenta, explicando como ela funciona, qual a melhor maneira de implementá-la e ensinar aos funcionários como utilizá-la corretamente. A Sumus, inclusive oferece um serviço de treinamento para ajudar a instituição a otimizar a sua equipe
Todas as dúvidas devem ser respondidas, tanto durante o momento de implantação como depois, já que novos questionamentos podem surgir, ao mesmo tempo que erros também devem ser reportados e resolvidos com rapidez.
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3º passo: Operação da gestão de custos
Esse é o momento de escolher as funcionalidades da ferramenta que serão utilizadas pelo seu setor. Com a análise feita nos passos anteriores, é possível ter uma noção do que será necessário ter no seu sistema. A Sumus conta com um conteúdo que auxilia a entender as melhores funcionalidades para um sistema de gestão.
Algumas funcionalidades que podem ser exploradas são:
- Controle do uso dos recursos
- Controle do uso fluxo de recebimento das faturas
- Análise do invesntário
- Controle dos contratos
- Protocolos com as operadoras
Pode levar um tempo para que a equipe comece a entender a utilização da ferramenta de gestão, além de como inserir os dados nos locais corretos. Porém, com o tempo, essa atividade se dará de maneira muito mais rápida e eficiente.
Uma dica para manter tudo em ordem é investir na realização de relatórios mensais que mostram o andamento do setor, dessa forma, será possível entender não apenas como está o andamento da área de telecom, mas também avaliar se o sistema precisa de otimizações para melhorar esses relatórios.
4º passo: Otimizar a ferramenta
Percebeu que pode deixar a ferramenta de gestão ainda melhor? Então está na hora de fazer otimizações. Caso perceba que faltam funcionalidades importantes para o ganho de agilidade da sua empresa, é interessante avaliar a possibilidade de investir em um upgrade do plano.
Dessa maneira, o seu setor de custos de telecom conseguirá se otimizar e até mesmo reduzir algumas coisas que estavam gerando apenas despesas, como linhas paradas.
Procure conversar com a empresa responsável pelo sistema e avalie quais são as otimizações disponíveis ou se ela permite integração com outros sistemas, para conseguir tornar o seu setor mais completo.
É importante que essa análise seja feita de maneira periódica, para que as oportunidades não levem muito tempo para serem descobertas ou que erros e dificuldades da sua equipe acabem interferindo negativamente no andamento do setor.
Bônus: o que levar em conta ao escolher uma ferramenta de gestão de custos de telecom?
Agora que você entendeu como é o processo de implantação de uma ferramenta para a gestão de custos de telecom, é preciso saber qual o melhor sistema para adotar na sua empresa, evitando a necessidade de trocá-lo futuramente.
A primeira dica é escolher uma ferramenta que seja de acordo com a utilidade que você quer dar a ela. Ou seja, caso você queira um sistema que será usado para fazer a gestão de custos de telecom, escolha uma opção feita para esse propósito.
Dessa maneira, ela já virá com funcionalidades que tenham a ver com as atividades da área, diminuindo a chance de você ter que fazer adaptações ou otimizações grandes para adaptar a ferramenta às suas necessidades.
Também é importante verificar se a empresa responsável pelo sistema oferece um bom suporte pós-compra. Podem ocorrer dúvidas e erros durante a sua utilização, sendo importante o apoio da instituição para solucioná-los o mais rápido possível.
Assim, entendendo como funciona o processo de implantar uma ferramenta de gestão de custos de telecom, você terá uma maior confiança e facilidade para realizar esse processo, além de ajudar a sua equipe a se familiarizar mais rapidamente com o sistema.
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