Confira as dicas e os passos para fazer um gerenciamento de custos eficiente e melhorar a lucratividade da sua empresa.
A eficiência financeira é a espinha dorsal no sucesso dos negócios. Um bom gerenciamento de custos é o que separa os negócios que crescem e prosperam daqueles que apenas sobrevivem ou que acabam em falência.
Se você deseja que seu negócio alcance suas metas e objetivos com excelência, o primeiro passo é, sem dúvidas, otimizar a gestão de custos empresariais e investir num controle financeiro mais eficiente e organizado. Para isso, você pode usar a tecnologia a seu favor, como um software específico para a gestão de fluxo de contas.
Neste artigo, vamos desvendar os segredos de um gerenciamento financeiro eficaz e apresentar algumas como fazê-lo. Também mostraremos como utilizar as ferramentas tecnológicas como aliadas nesse processo. Acompanhe!
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Por que o gerenciamento de custos é importante?
O gerenciamento de custos é um conjunto de processos que visa planejar, controlar e monitorar a esfera financeira da empresa. Via de regra, o objetivo é sempre buscar com que ela exerça sua atividade com o menor gasto possível, sem perder a qualidade do produto ou serviço prestado.
Os gastos são tudo aquilo que precisa ser pago para que o negócio continue funcionando.
Alguns exemplos são as despesas de um espaço físico — como água, energia elétrica e aluguel —, a compra e manutenção de equipamentos, matéria-prima, investimentos em tecnologia, materiais de escritório e até mesmo os recursos humanos.
Por meio de uma gestão eficiente, é possível identificar os pontos em que é possível economizar para que, desta forma, sobre mais recursos para realizar investimentos em áreas que trarão crescimento e lucro.
Assim, essa atividade se torna importante porque permite que os gestores tenham uma visão ampla a respeito das entradas e saídas no caixa da empresa. Além disso, essa prática permite identificar o que é realmente essencial e o que pode ser cortado ou reduzido, gerando economia para o negócio.
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Como fazer um gerenciamento de custos eficiente?
O gerenciamento eficiente de custos é essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empreendimento. A seguir, mostraremos quais ações são necessárias para que esse processo seja realizado de forma mais adequada e gere bons resultados.
Identifique e categorize os custos empresariais
O primeiro passo para garantir a saúde financeira da empresa é fazer um diagnóstico da sua situação atual. Se ainda não houver um acompanhamento de perto dos custos empresariais, essa tarefa pode se revelar tão difícil quanto trabalhosa, mas não desista! Esse é um passo importante e essencial para que seu negócio prospere.
Comece listando todas as despesas da sua empresa. É importante que você seja minucioso e não deixe nenhum gasto de fora. Uma dica é utilizar os extratos bancários e faturas de cartão dos últimos meses para se lembrar de todas as saídas de caixa que aconteceram.
Você deve considerar:
- Todos os gastos relacionados ao espaço físico da sua empresa, como aluguel ou financiamento, taxa de condomínio, energia elétrica, água, gás, internet, telefone, segurança e manutenção, etc.
- As despesas de matéria-prima utilizadas na fabricação do seu produto, se esse for o caso;
- Custos relacionados aos equipamentos, desde manutenção periódica, compra de peças sobressalentes e até investimento em maquinários novos;
- Gastos associados à administração do seu negócio, incluindo materiais de escritório, auxílio contábil e jurídico, etc;
- Despesas com recursos humanos, tanto dos funcionários que trabalham diretamente na produção quanto os dos setores administrativo, financeiro, comercial, etc. Aqui, é importante que você não considere apenas os salários, mas também os encargos trabalhistas;
- Caso você seja empreendedor, é importante listar também o seu próprio salário (o pró-labore). Isso ajuda a não misturar suas finanças pessoais com as da empresa;
- Todos os gastos relacionados aos impostos e taxas municipais, estaduais e federais que sua empresa precisa arcar para que possa exercer sua função;
- Outros eventuais custos, como taxas bancárias, seguros, empréstimos e outras.
Assim que estiverem identificados, eles precisam ser classificados para auxiliar numa melhor organização da sua gestão financeira. Normalmente, os gastos são classificados em fixos ou variáveis, diretos ou indiretos.
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Classificação
Os custos fixos são aqueles que estão sempre presentes, todos os meses, e não se alteram com o volume de produção ou volume de vendas. Alguns exemplos são a conta de água, de luz, o aluguel, o salário dos funcionários, entre outros.
Atenção! A expressão “custo fixo” não significa que o valor daquela despesa será exatamente igual todos os meses. Por exemplo, o valor da conta de energia elétrica pode variar, certo? Mas esse é um custo fixo, pois ele precisa ser pago todos os meses, sem exceção.
Desta forma, os custos variáveis são aqueles que não são necessariamente mensais, como a compra de matéria-prima, o pagamento de um fornecedor e a manutenção de um equipamento. Esses são normalmente ligados à atividade fim da empresa.
Por outro lado, os custos também podem ser classificados como diretos ou indiretos. Essa categoria engloba as despesas ligadas à realização de um serviço ou a fabricação de um produto, como a mão-de-obra, a matéria-prima, as embalagens, entre outras.
Já os gastos indiretos são aqueles que dão suporte a essa atividade principal do negócio, como custos com marketing, comissão de vendas, combustível para a frota da empresa, material de escritório, entre outros.
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Faça uma análise dos custos identificados
O levantamento de custos já é metade do trabalho. Agora que você já possui uma listagem completa e sabe exatamente para onde está indo o dinheiro da sua empresa, o próximo passo é analisar e verificar onde é possível melhorar.
Uma boa estratégia nesse momento é utilizar-se da regra 80/20, que vem do Princípio de Pareto, que diz que “80% dos efeitos sempre vem de 20% das causas”.
No contexto da gestão de custos empresariais, isso significa que 80% do seu orçamento provavelmente vai para pagar 20% das suas despesas. Assim, se você precisa reduzir os gastos, foque nesses 20% mais significativos e terá um resultado mais satisfatório.
E quais são essas despesas, afinal? Isso depende da natureza do seu negócio, e só a análise de custos da sua empresa poderá responder a essa pergunta.
Por exemplo, para uma empresa que necessita de muito espaço físico para funcionar, o gasto com aluguel provavelmente ocupará uma porcentagem muito maior do orçamento do que para uma empresa que funciona em regime de trabalho remoto.
O importante é descobrir quais são as despesas mais significativas para o orçamento da sua empresa e encontrar soluções para diminuí-las. Elas devem considerar possíveis perdas de qualidade no produto e serviço prestado.
Nesses casos, cabe avaliar cuidadosamente quais cortes de gastos serão benéficos e quais trarão problemas maiores no futuro.
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Estabeleça um orçamento a ser seguido
O próximo passo é estabelecer o orçamento que cada setor da empresa deverá seguir. Ao ter uma estimativa pré-estabelecida para cada despesa, fica mais fácil controlar esses gastos no futuro e, até mesmo, lidar com os imprevistos que possam surgir pelo caminho.
Nesse momento, é importante considerar quais são as metas do negócio. Uma organização cujo objetivo é aumentar as vendas, por exemplo, não poderá diminuir drasticamente o orçamento do time de vendas ou do time de marketing, concorda?
Realize o monitoramento contínuo
Agora que você já tem um diagnóstico completo da parte financeira do seu negócio e já sabe em quais pontos deve melhorar, é importante que o monitoramento de custos continue no futuro.
Só assim será possível acompanhar se as medidas de redução de custos estão fazendo efeito e identificar outras possíveis áreas onde será necessário agir para garantir a saúde financeira da empresa.
É importante dizer que esse controle não precisa ser um trabalho exaustivo e demorado. Você pode utilizar a tecnologia a seu favor e contar com plataformas de gestão de custos integradas, que fazem boa parte desses cálculos automaticamente.
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Bill Control da Sumus Concept: a maneira mais simples de controlar suas contas
Gerenciar múltiplas faturas e contratos de serviços pode ser uma tarefa complexa, e é nesse contexto que o módulo Bill Control da Sumus se destaca como uma ferramenta valiosa.
Trata-se de uma solução especializada com o objetivo de simplificar o gerenciamento de faturas e garantir que sua empresa esteja no controle de seus gastos.
A ferramenta funciona de forma integrada com os sistemas de gestão financeira e contábil da empresa, permitindo que as faturas e boletos sejam recebidos, conferidos, aprovados e pagos de forma rápida e segura.
O módulo utiliza a inteligência artificial para extrair e validar os dados das faturas, comparando-os com os contratos e as tarifas vigentes, e identificando possíveis erros, inconsistências ou cobranças indevidas.
Além disso, ele oferece uma série de funcionalidades que facilitam a gestão e a análise dos custos, tais como:
- Controle completo do workflow para diversos tipos de conta, como telecomunicações, energia, internet, TI etc;
- Análise e controle de conta por status, como pendente, aprovado e pago;
- Registro de conta contábil e centro de custo pagador, facilitando a alocação e a distribuição dos custos;
- Possibilidade de integração com outros sistemas, como bancos, operadoras e fornecedores.
- Mantém o histórico do fluxo das contas, permitindo o acompanhamento e a auditoria;
- Dashboards interativos, que apresentam indicadores e relatórios gerenciais sobre os custos, o consumo, a performance, entre outros.
Veja também: Dicas para controle de gastos com telefonia móvel em empresas
Benefícios do software de gestão de fluxo de contas
Com o Bill Control, as empresas podem obter diversos benefícios, como:
- Eliminar pagamento de juros e multas por atraso de pagamentos, evitando prejuízos financeiros e problemas com os fornecedores;
- Reduzir o tempo no processo de recebimento até o pagamento, otimizando a rotina e a produtividade da equipe financeira;
- Evitar suspensão de produtos e/ou serviços por falta de pagamento, garantindo a continuidade e a qualidade das operações;
- Reduzir os custos operacionais, identificando e corrigindo erros, inconsistências ou cobranças indevidas nas faturas;
- Melhorar a tomada de decisão, tendo acesso a dados e informações confiáveis e atualizadas sobre os custos.
Portanto, o Bill Control da Sumus Concept é uma solução que pode auxiliar as empresas a fazerem um gerenciamento de custos eficaz, simples e inteligente, e contribuir para a saúde financeira e a competitividade do negócio.
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