Aprenda a evitar os erros mais comuns na gestão de despesas corporativas e como corrigi-los para melhorar a saúde financeira da sua empresa.
A gestão de despesas corporativas é um processo essencial para qualquer empresa que deseja controlar seus custos, otimizar seus recursos e aumentar sua lucratividade.
No entanto, muitas organizações cometem erros que podem comprometer a eficiência e a transparência do gerenciamento de gastos, gerando prejuízos financeiros e fiscais, além de insatisfação dos colaboradores.
Neste texto, vamos nos aprofundar no conceito de custos empresariais e apresentar os principais erros que você não deve cometer para manter um bom controle financeiro do seu negócio. Acompanhe!
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O que são despesas corporativas?
As despesas corporativas são os gastos que uma empresa tem para manter as suas atividades, mas que não estão diretamente relacionados à produção ou à prestação de serviços. Elas podem incluir:
- Aluguel;
- Impostos;
- Marketing;
- Contas de energia elétrica, telefone, água e internet;
- Material de escritório, como papel, caneta e clips;
- Comissões aos colaboradores;
- Taxas e impostos governamentais;
- Viagem e hospedagem de colaboradores que estão a trabalho;
- Manutenção da infraestrutura, como produtos de limpeza e o pessoal da limpeza.
Assim, esses custos são importantes e para manter o funcionamento e o crescimento da empresa, mas devem ser controladas e otimizadas para evitar desperdícios e prejuízos.
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O que diz a lei sobre as despesas corporativas?
A legislação não aborda diretamente as despesas corporativas, mas concentra-se nas que são relacionadas aos colaboradores. O artigo 457 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece as diretrizes sobre o que é considerado remuneração para os empregados:
“Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.”
A lei também destaca o que não é considerado remuneração dos colaboradores:
“§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos, não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”
Assim, custos associados às viagens a trabalho, por exemplo, são sempre de responsabilidade do empregador, e nunca do funcionário. Por isso, devem ser pagos com métodos de pagamento corporativo ou então reembolsados integralmente pela instituição.
Quais são os tipos de despesas?
As despesas corporativas podem ser classificadas em diferentes tipos, de acordo com a sua natureza, periodicidade, relação com a produção ou a venda, e impacto no resultado da empresa. Alguns dos tipos mais comuns são:
- Despesas fixas: são os gastos regulares e previsíveis que não dependem do volume de produção ou de vendas, como aluguel, salários, impostos fixos, dentre outros.
- Variáveis: são os custos que variam de acordo com o volume de produção ou de vendas, como comissões, fretes, impostos variáveis etc .
- Operacionais: estão diretamente relacionadas à administração e à manutenção do negócio.
- Não operacionais: despesas que não têm relação com a atividade principal da empresa, como juros, multas, doações, dentre outros.
- Pré-operacionais: gastos realizados antes do início das operações da empresa. Por exemplo, pesquisa de mercado, registro da empresa, treinamento de pessoal etc .
A classificação correta dos tipos de despesas é necessária para a gestão financeira do negócio, pois permite calcular o lucro, o preço de venda, o ponto de equilíbrio, a margem de contribuição, entre outros indicadores importantes.
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Quais despesas são reembolsáveis e quais não são?
As despesas reembolsáveis são aquelas que são pagas pelos colaboradores da empresa, mas que devem ser ressarcidas pela instituição, pois são necessárias para a realização do trabalho. Por exemplo, despesas com viagens, hospedagem, alimentação, transporte etc.
Já as não reembolsáveis são aquelas que os colaboradores têm, mas que a empresa não tem obrigação de ressarcir. Podem ser citadas multas de trânsito, compras pessoais, gastos devido a atrasos, dentre outros.
Para definir quais gastos são reembolsáveis e quais não são, é preciso ter uma política de reembolso clara e transparente, que estabeleça os critérios, os limites, os prazos e os procedimentos para o reembolso.
Essa política deve ser comunicada e acordada com todos os colaboradores, e deve ser seguida à risca, para evitar fraudes, abusos e conflitos.
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11 erros que não devem ser cometidos na gestão de despesas corporativas
Agora que você já sabe o que são gastos empresariais, vamos apresentar 11 erros que você não deve cometer na gestão financeira do seu negócio, bem como evitá-los ou corrigi-los. Confira!
1. Não ter um controle rigoroso das despesas
Um dos erros mais graves na gestão de despesas corporativas é não ter um controle rigoroso sobre elas, ou seja, não registrar, organizar e analisar todos os gastos da organização.
Isso pode levar a perda de dinheiro, desperdício de recursos, desvio de verbas, sonegação de impostos, entre outros problemas.
Para evitar esse erro, é preciso ter um sistema de contabilidade que permita o registro e a organização das finanças em categorias, subcategorias e centros de custo, de acordo com os tipos de despesas e as áreas da empresa.
Também é necessário fazer uma análise periódica dos gastos, para verificar se eles estão de acordo com o orçamento, o plano de contas e as normas contábeis e fiscais.
2. Não acompanhar os indicadores de desempenho
Outra falha que pode prejudicar a tomada de decisão no gerenciamento financeiro do negócio é não acompanhar os indicadores de desempenho. Isto é, não medir e avaliar os resultados e os impactos dos gastos na empresa.
Essa prática pode impedir a identificação de problemas, oportunidades e melhorias na gestão de despesas, além de dificultar o planejamento e o controle financeiro.
Assim, para evitar que isso ocorra, é preciso definir e monitorar os KPIs relacionados à gestão de despesas, como o custo por viagem, por colaborador, o tempo médio de reembolso, o índice de conformidade, o retorno sobre o investimento, entre outros.
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3. Não cobrir gastos do home office
Essa é uma discussão que se intensificou nos últimos anos, desde a pandemia, que forçou muitas empresas a adotarem regimes remotos ou híbridos.
Embora muitas instituições ainda tenham essa dúvida, de acordo com a CLT, elas têm a responsabilidade de arcar com os custos de sua atividade. Logo, se um funcionário está trabalhando de casa, utilizando da sua conexão com a internet para realizar suas tarefas corporativas, é de responsabilidade da empresa arcar com parte desse custo.
O mesmo vale para outros equipamentos ou materiais de escritório que esse funcionário possa necessitar, como computador, impressora, papel para impressora etc.
Assim, os gestores podem adotar algumas soluções, como: realizar o reembolso de compras com materiais necessários, fornecer os equipamentos da empresa em regime de empréstimo, combinar um valor mensal a ser pago como “auxílio home office” ou até mesmo incluir esse auxílio em um cartão de benefícios.
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4. Não atribuir um teto de gastos
Esse é um erro que, se cometido, pode causar prejuízos ao negócio. Sempre que o funcionário for realizar uma viagem corporativa, por exemplo, é importante que haja um acordo sobre o valor disponível para a diária de alimentação, ou então, uma quantia máxima que pode ser gasta naquela ocasião.
É claro que esse valor precisa ser justo, compatível com a realidade e com as despesas que o colaborador realmente terá em sua viagem. Mas ter um limite é necessário para evitar que pessoas mal intencionadas “esbanjem” o dinheiro da empresa sem necessidade.
Lembre-se sempre: o combinado não sai caro! Tudo precisa estar registrado e acordado entre a empresa e o colaborador.
5. Não exigir prestação de contas dos funcionários
Todo gestor deseja nutrir uma relação de confiança com seus funcionários, mas não dar a devida atenção para a prestação de contas pode sair caro a longo prazo.
Exigir que, para que o reembolso seja realizado, o funcionário apresente todas as notas fiscais e a justificativa de cada despesa é um direito da empresa, e ajuda a manter as despesas sob controle.
6. Não possuir uma política de despesas corporativas
Ter uma política clara de reembolso dos gastos empresariais é essencial para as instituições que lidam diariamente com esse tipo de custo.
- Quais despesas serão custeadas pela empresa?
- Quais não serão
- Como é o trâmite?
- A empresa paga com antecedência?
- O funcionário paga e depois é reembolsado?
- Existe um cartão corporativo? Ou o valor será pago por meio de um cartão de benefícios?
- Tem um limite de gastos?
- No caso do reembolso, como ele é feito?
- Qual o prazo para esse reembolso?
- Quais comprovações da despesa são necessárias?
Todas essas perguntas precisam ser respondidas com clareza num documento de política interna. Os colaboradores devem receber esse documento no ato da contratação e, de preferência, assinar que estão cientes.
7. Não capacitar e orientar os colaboradores
Um equívoco que pode resultar em insatisfação e falta de alinhamento é a ausência de capacitação e orientação adequadas aos colaboradores.
Isso implica em não fornecer treinamento e informações claras sobre as políticas, ferramentas, procedimentos e boas práticas relacionadas à gestão de despesas. Tal negligência pode acarretar em erros, dúvidas, queixas, fraudes e outros problemas.
No entanto, isso pode ser evitado com a capacitação e orientação dos colaboradores quanto a esse gerenciamento. Prática que pode ser realizada por meio de palestras, cursos, manuais, vídeos e outras iniciativas que esclareçam os diretos e deveres dos funcionários, bem como as normas da instituição.
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8. Não negociar com os fornecedores
Não buscar as melhores condições e os melhores preços para os serviços e produtos relacionados às despesas do negócio pode gerar desperdício, insatisfação e dependência.
Por isso, lembre-se sempre de negociar com os fornecedores de forma estratégica e assertiva, buscando obter vantagens competitivas e benefícios para a empresa e para os colaboradores.
9. Não ter uma reserva de emergência
Uma reserva de emergência nada mais é que um fundo destinado a cobrir imprevistos e situações extraordinárias que possam gerar despesas inesperadas.
A falta dessa reserva no mundo corporativo pode gerar endividamento, inadimplência e insolvência em alguns casos.
Assim, é importante ter um fundo de emergência que seja suficiente para cobrir os custos imprevistos por um período razoável, de acordo com o porte e o ramo da empresa.
10. Não ter um planejamento financeiro
Não ter um planejamento financeiro estruturado, com os objetivos, metas, estratégias e ações para a gestão financeira pode causar problemas como falta de controle, de previsão e de organização.
Dessa forma, é importante elaborar uma programação que seja realista, coerente e alinhada com a missão, visão e valores do negócio. Esse planejamento deve conter o orçamento, o fluxo de caixa, a análise de cenários, a projeção de receitas e despesas, a avaliação de riscos, entre outros elementos.
11. Não contar com um software de gestão de despesas corporativas
Um software de gestão de despesas corporativas é uma forma de simplificar todos esses processos, melhorando o desempenho das atividades e, é claro, os resultados.
É nesse contexto que entra o Bill Control da Sumus, um módulo de gestão que utiliza algoritmos inteligentes para coletar dados de faturas e boletos, oferecendo um controle financeiro mais eficaz.
Com a ferramenta, as empresas podem evitar surpresas nas faturas, identificar custos ocultos, gerenciar contratos, otimizar serviços e tomar decisões mais assertivas. Assim, é possível:
- Receber, validar e aprovar as faturas de forma rápida e segura, evitando erros, atrasos e multas;
- Comparar os valores cobrados com os valores contratados, identificando e contestando possíveis divergências ou cobranças indevidas;
- Acompanhar e analisar os gastos por categoria, subcategoria, centro de custo, área, colaborador, etc, gerando relatórios detalhados e indicadores de desempenho;
- Integrar os dados das faturas com o sistema contábil da empresa, facilitando o pagamento e a conciliação bancária.
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