O outsourcing de impressão envolve a locação de impressoras e o gerenciamento de impressão por terceiros. Essa abordagem ajuda a controlar custos de impressão, reduzir desperdícios e otimizar recursos, além de oferecer suporte técnico e manutenção contínua. Saiba mais!
Você já ouviu falar no serviço de outsourcing de impressão? Essa é uma solução eficiente para empresas que desejam otimizar custos e processos relacionados à impressão. Ao terceirizar a gestão de impressoras e suprimentos, as empresas podem liberar recursos internos para suas atividades principais.
Vamos explorar como funciona o outsourcing de impressão, suas principais vantagens e as melhores práticas para selecionar o fornecedor ideal. Confira!
O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing é a prática de terceirizar atividades ou serviços específicos de uma empresa para fornecedores externos. Em outras palavras, significa transferir certas funções para especialistas externos, permitindo que a empresa concentre seus esforços em seu core business. Além de reduzir custos, essa prática otimiza processos e melhora a eficiência operacional.
No outsourcing, funções específicas são assumidas por um fornecedor especializado, que as gerencia e opera continuamente. O serviço de empresas terceirizadas, por sua vez, pode ser mais pontual e menos integrado ao processo estratégico da empresa.
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Como funciona o outsourcing de impressão?
O outsourcing de impressão é um serviço que envolve a locação de impressoras, multifuncionais, scanners, plotters e outros equipamentos de impressão e cópias. O fornecedor especializado assume a responsabilidade pelo gerenciamento de impressão e do maquinário, incluindo a manutenção, o fornecimento de suprimentos e o suporte técnico.
Setores como corporativo, educacional, saúde, jurídico, financeiro, varejo e manufatura podem se beneficiar do outsourcing de impressão. Empresas que não têm a impressão como função principal, mas que dependem dela para operações diárias, relatórios e documentação, por exemplo.
Qual o objetivo do outsourcing de impressão?
O objetivo do outsourcing de impressão é controlar custos de impressão, melhorar a eficiência operacional e liberar recursos internos. Ao terceirizar a gestão e a operação de impressoras e equipamentos relacionados, as empresas economizam tempo e dinheiro.
Além de não precisar gerenciar diferentes fornecedores de suprimentos, a manutenção e o suporte técnico também passam a ser gerenciados por especialistas externos. Na prática, significa nunca mais se preocupar em configurar impressoras, comprar papel e toner ou desperdiçar esses recursos em impressões ou cópias de má qualidade.
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Diferença entre outsourcing de impressão e locação de impressoras
Enquanto a locação de impressoras se limita ao aluguel dos equipamentos, o outsourcing de impressão proporciona uma solução mais abrangente. Nesse modelo, além do aluguel de impressoras e multifuncionais, está incluído um serviço completo que cobre manutenção, fornecimento de suprimentos e suporte.
O serviço permite que as empresas se beneficiem da expertise de especialistas externos para gerenciar todos os aspectos relacionados à impressão, desde o monitoramento de custos até a otimização dos processos.
Quais são as vantagens e desvantagens do outsourcing?
Você sabe por que as empresas realizam outsourcing de impressão? Quem já precisou de um documento impresso com urgência e não encontrou papel disponível, viu que o reservatório de tinta estava vazio ou teve que lidar com um problema misterioso na impressora sabe como essas situações são contraproducentes.
O outsourcing de impressão oferece vantagens significativas para as empresas. Com especialistas dedicados, é possível economizar e receber suporte conforme necessário, além de obter clareza e previsibilidade nos gastos.
A impressão gerenciada – incluída no outsourcing – permite monitorar o consumo de impressão, identificar desperdícios e garantir a segurança dos documentos. Também promove práticas sustentáveis ao controlar o uso de papel, permitir o armazenamento eletrônico e assegurar o descarte correto de resíduos.
No entanto, é preciso ter atenção com possíveis dificuldades de comunicação e riscos relacionados à segurança e privacidade dos dados.
Etapas para escolher um fornecedor de outsourcing de impressão
Seguir as etapas para escolher um fornecedor de outsourcing de impressão é fundamental para garantir que a solução atenda às necessidades específicas da empresa.
A avaliação cuidadosa em cada fase do processo ajuda a evitar problemas futuros e assegura uma parceria que contribua para a otimização dos recursos de impressão e para a economia de recursos, inclusive reduzindo gastos do setor de TI.
Levantamento
Comece com uma análise detalhada das necessidades da sua empresa e defina os requisitos para o serviço de impressão.
Validação técnica
Avalie a capacidade técnica do fornecedor, incluindo a oferta de soluções e equipamentos modernos, suporte técnico e reposição tecnológica. Verifique se o fornecedor é transparente em relação aos pacotes e oferece controle eficaz sobre o uso de suprimentos.
Validação comercial
Examine a solidez financeira e a reputação do fornecedor no mercado. Avalie o histórico e a experiência da empresa, garantindo que tenha uma boa experiência e ofereça um pós-venda eficiente.
Contratação da empresa
Formalize o contrato com base nas análises anteriores, garantindo que todos os aspectos técnicos e comerciais estejam claramente definidos.
Elaboração do cronograma
Desenvolva um cronograma para a implantação dos serviços, incluindo etapas de instalação, treinamento e ajustes necessários.
Implantação
Execute o plano de implantação, garantindo que o fornecedor siga o cronograma e que todos os sistemas estejam funcionando corretamente.
Operação e análise do desempenho
Monitore a operação contínua dos serviços de impressão, realizando análises regulares para avaliar o desempenho e implementar sugestões para melhorias.
Como identificar que a empresa precisa de um outsourcing de impressão?
Quando os custos são elevados e a gestão financeira se torna complexa, terceirizar pode oferecer uma visão mais clara e ajudar a reduzir despesas. Problemas frequentes com equipamentos e a necessidade constante de manutenção também sugerem que o suporte especializado pode melhorar a eficiência na resolução de questões técnicas.
Além disso, a falta de controle sobre suprimentos, como papel e toner, é um sinal de que o outsourcing pode ser benéfico. Se a gestão desses recursos é um desafio, terceirizar pode fornecer uma administração mais rigorosa e sistemática. Se a equipe interna está sobrecarregada com manutenção e suporte técnico, a terceirização libera tempo para se concentrar em atividades mais estratégicas.
Outros indicadores incluem a necessidade de melhorar a segurança dos documentos e adotar práticas sustentáveis. Se há preocupações com a confidencialidade dos documentos ou a empresa deseja implementar estratégias de impressão verde, o outsourcing pode oferecer soluções especializadas que atendem a essas necessidades e otimizar a gestão dos recursos.
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Quais são os cuidados que a empresa deve tomar ao contratar um outsourcing de impressão?
Comece avaliando as necessidades específicas da empresa, como volume de impressões e tipos de papel, para garantir que o projeto esteja alinhado com essas demandas. Escolher um fornecedor experiente é essencial: empresas com um histórico consolidado oferecem maior confiabilidade e menor risco de falhas.
O suporte técnico e a manutenção proativa são críticos para evitar problemas inesperados e garantir uma operação contínua. Além disso, verifique as limitações técnicas do contrato para assegurar flexibilidade e acesso completo aos recursos necessários.
Optar por um contrato que permita ajustes e discriminar o fornecimento de papel separadamente no faturamento pode ajudar a controlar os custos de forma mais eficiente e adaptável.
O que fazer com as impressoras antigas ao contratar o outsourcing de impressão?
Ao contratar um serviço de outsourcing de impressão, é importante decidir o destino das impressoras antigas. As opções principais são:
Terceirizada usar máquinas
Optar por deixar que o fornecedor de outsourcing utilize as impressoras antigas pode fazer parte do acordo. Se os equipamentos ainda estiverem em boas condições e forem compatíveis com o novo contrato, é uma escolha vantajosa para ambos.
Vender as máquinas
Se as impressoras antigas não forem mais necessárias ou não se encaixarem no novo contrato, a venda dos equipamentos pode ser uma opção para recuperar parte do investimento inicial e liberar espaço.
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