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Segurança da Informação na Gestão de Documentos: como garantir?

Pessoa usando um computador

Nos dias atuais, os dados estão entre os ativos mais importantes para qualquer organização. Neste sentido, garantir a segurança da informação é uma prática necessária para qualquer empresa bem sucedida, não apenas para proteger seus dados mas também para estar em conformidade com a lei. 

Grande parte das informações corporativas precisam ser tratadas como dados confidenciais e protegidos de quem não precisa ter acesso a elas. Dados como processos da empresa, contratos, projetos, planos de negócio, carteira de clientes, etc., precisam ser mantidos em confidencialidade pois, se caírem em mãos erradas, podem causar prejuízos inimagináveis à organização.

Além disso, é importante levar em conta a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que coloca sob responsabilidade da empresa todos os dados que ela coleta. Isto é, informações pessoais sobre colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes que sejam fornecidas à empresa devem ser protegidas, sob pena de multa caso sejam vazadas e fique comprovada negligência com a segurança da informação

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O que é segurança da informação?

Segurança da informação é um termo geral que se refere à proteção de dados de propriedade das organizações contra diversas ameaças. Ou seja, é um conjunto de ações que visam diminuir os riscos e garantir a continuidade das operações da empresa.

A segurança da informação baseia-se em cinco pilares: confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e legalidade. Abaixo você confere o que cada um desses pilares significa.

  • Confidencialidade: as medidas de segurança da informação devem garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos;
    • Integridade: esse pilar diz respeito à preservação dos dados, isto é, garantir que eles não sejam alterados, danificados ou corrompidos;
    • Disponibilidade: uma das funções da segurança da informação também é fazer com que todas as pessoas que precisam desses documentos possam acessá-los sempre que precisarem;
    • Autenticidade: assegurar que os dados são legítimos e verdadeiros;
  • Legalidade: sustentar que as ações de segurança da informação estão de acordo com a legislação vigente;

Principais Medidas de Segurança

As medidas de segurança da informação devem ser capazes de garantir a manutenção dos 5 pilares (confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e legalidade) em um grande volume de documentos, digitais e físicos, produzidos pelas organizações diariamente. 

Uma das medidas mais básicas e importantes neste caso é a orientação e treinamento dos funcionários. De nada adianta investir alto em soluções tecnológicas de segurança da informação se as pessoas que irão lidar com esses documentos todos os dias não souberem reproduzir as práticas seguras corretamente. 

Neste sentido, é importante possuir uma política de segurança da informação muito clara, e que seja disponibilizada aos funcionários. É através dessa política que os padrões de segurança serão definidos. Promover treinamentos e sessões de feedback com os colaboradores sobre o assunto de forma periódica também é de extrema importância.

Outra medida importante é a organização e catalogação dos documentos e arquivos. O sistema de organização precisa ser eficiente, facilitando a busca de dados quando necessário. A classificação dos arquivos também ajuda a definir o seu nível de confidencialidade, e quem são as pessoas da organização que poderão ter acesso a ele. 

É necessário contar com um sistema capaz de atribuir autorizações específicas para cada pasta ou arquivo, de modo que os colaboradores só tenham acesso aos arquivos realmente necessários para a realização do seu trabalho. Fornecer acesso irrestrito a qualquer colaborador é um grande risco para as empresas. 

Além de proteger os arquivos, o sistema também precisa ser confiável o suficiente para que não “caia”, saia do ar ou perca informações. Afinal a “disponibilidade” dos arquivos também é um dos pilares da segurança da informação; os funcionários precisam ter acesso aos arquivos necessários para a realização dos seus trabalhos. 

Alguns métodos de segurança digital, como iTokens, criptografia, proteção por senha e tecnologias de chave pública também podem ser utilizados em alguns casos, para reforçar a segurança dos arquivos. 

Veja mais: Assinatura digital em contrato: Entenda o que diz a lei para não correr riscos

Não esqueça, também, dos arquivos físicos. Ainda que hoje a maior parte dos arquivos nas empresas seja digital, em alguns segmentos e casos específicos pode ser necessário ainda manter cópias físicas de alguns documentos. 

Neste caso, garantir a segurança e a integridade desses documentos envolve soluções como cadeados, painéis de senha ou de leitura biométrica. É importante lembrar que arquivos físicos também se deterioram com o tempo, então preocupar-se com fatores como temperatura, umidade e contaminação por insetos e microrganismos também é necessário. 

Por fim, lembre-se de realizar backups com frequência, de preferência de forma automática, a fim de garantir a disponibilidade e integridade dos arquivos. Para ter certeza que todas as orientações da política de segurança da informação estão sendo seguidas, a organização pode promover auditorias internas com certa periodicidade.

Normas e Certificações

A norma ISO 27001 é o padrão de referência internacional para a segurança da informação. Ela tem como princípio geral a adoção de requisitos, processos e controles por parte da organização para gerir adequadamente a segurança dos dados e mitigar riscos relacionados a isso.

Algumas organizações têm como requisito que seus fornecedores e parceiros obtenham a certificação da norma ISO 27001, portanto, estar a par da norma e decidir implementá-la na sua empresa pode ser importante e necessário para a manutenção do seu negócio.

A norma traz um conjunto de controles que as organizações devem adotar, como, por exemplo, políticas de segurança, gestão de incidentes, relação com fornecedores, aquisição, desenvolvimento e manutenção de sistemas, gestão de ativos, controle de acessos, entre outros. 

Conte com o parceiro certo para garantir a segurança da informação na gestão de documentos!

A segurança da informação não é brincadeira. Para grandes, médias e até mesmo pequenas organizações, investir em soluções que garantam a integridade, autenticidade e segurança geral dos dados não é apenas necessário para a manutenção do negócio mas também um requisito para estar em conformidade com a lei e obter certificações importantes. 

Portanto, conte com quem tem experiência e credibilidade no mercado. A Sumus tem mais de 35 anos de história, oferecendo soluções tecnológicas de gestão para empresas de todos os tamanhos e segmentos. 

Com o módulo E-Sign do Sumus Concept, é possível fazer a gestão segura, prática e 100% online dos documentos digitais da sua empresa. Algumas das funções do software são:

  • Enviar documentos por e-mail de forma automática para coletar as assinaturas;
  • Armazenamento automático dos arquivos em formato PDF;
  • Conformidade com todas as leis de segurança.

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