A auditoria de contas é um processo de avaliação independente e sistemática das demonstrações financeiras de uma empresa ou organização, com o objetivo de assegurar que estas apresentem uma visão verdadeira e justa da sua situação financeira. Saiba mais!
Realizar uma auditoria de contas é uma tarefa essencial para garantir a saúde financeira de uma empresa. Este processo envolve a verificação minuciosa das transações e registros financeiros, assegurando que todas as operações estejam consoantes às normas e regulamentações existentes.
Seja você um empreendedor iniciante ou um gestor experiente, compreender os passos necessários para conduzir uma auditoria pode ajudar a identificar inconsistências e promover a transparência nas finanças.
Neste guia, vamos explicar de maneira clara cada etapa deste processo, oferecendo dicas práticas para uma auditoria eficaz e eficiente. Boa leitura!
O que é auditoria de contas?
A auditoria de contas é um processo sistemático e independente de avaliação das demonstrações financeiras e dos registros contábeis de uma empresa ou organização. O principal objetivo desse processo é verificar se as informações financeiras estão exatas, completas e conforme as normas contábeis e leis aplicáveis.
Leia também: Gestão de contas e contratos: o que é, etapas e como fazer
Importância da auditoria de contas para empresas
Esse procedimento é muito importante para empresas e organizações, confira os benefícios que mais se destacam.
- Credibilidade e transparência: esse procedimento gera confiabilidade nas informações financeiras da empresa, reforçando sua imagem perante stakeholders como investidores, credores, clientes e parceiros.
- Prevenção de fraudes e erros: a identificação e correção de falhas nos controles internos e procedimentos contábeis minimizam riscos de fraudes e erros, salvaguardando os recursos da empresa.
- Melhoria na gestão financeira: a auditoria ajuda a obter uma visão completa da parte financeira da empresa, auxiliando na tomada de decisões mais eficientes.
- Conformidade legal: garante que a empresa esteja em dia com as leis e normas contábeis vigentes, evitando sanções e multas.
- Governança corporativa: a implementação de auditorias regulares demonstra o compromisso com boas práticas de governança e fortalece a gestão da empresa.
Tipos de auditoria de contas
Vamos entender agora quais são as particularidades de cada tipo de auditoria de contas.
Auditoria interna
A auditoria interna zela pela governança corporativa, pela gestão de riscos e pela eficiência dos controles internos. Seu foco principal é auxiliar a administração na busca por objetivos estratégicos, identificando falhas e sugerindo melhorias.
Auditoria externa
Já a auditoria externa é feita por um profissional imparcial. Seu objetivo é atestar a veracidade e confiabilidade de demonstrações financeiras, emitindo uma opinião profissional para stakeholders externos, como investidores, credores e órgãos reguladores.
Auditoria governamental
O objetivo dessa auditoria é garantir que recursos públicos sejam utilizados de forma legítima, otimizada, eficaz e justa, combatendo o desperdício, a má gestão e qualquer outro fator.
Para alcançar esse objetivo, a auditoria governamental se vale de três pilares fundamentais: finanças, conformidade e desempenho.
Auditoria independente
Em contrapartida à auditoria governamental, que atua dentro do âmbito da administração pública, a auditoria independente se destaca por sua total imparcialidade.
Ela é realizada por profissionais autônomos ou empresas especializadas sem vínculo com a entidade auditada, sendo ideal para situações que exigem neutralidade e especialização, como processos de fusão, aquisição ou litígios.
Ao garantir a confiabilidade das informações, essa auditoria protege os interesses de todas as partes envolvidas.
Resumidamente, cada tipo de auditoria com suas características e objetivos específicos, contribui para a construção de um ambiente corporativo mais confiável e responsável.
Leia também: 7 dificuldades que as empresas têm com contas a pagar e a receber e dicas para fazer a gestão de contas
Passo a passo de como fazer uma auditoria de contas
Agora que você já entende quais são as vantagens de uma auditoria de contas, confira o passo a passo de sua realização!
1º Passo – Mapeamento de processos
O primeiro ponto a ser considerado antes de uma auditoria é o mapeamento de processos. Você e os auditores precisam entender como é que a empresa funciona, em cada um dos seus detalhes.
Como ela está subdivida em setores, as áreas que mais consomem recursos, as necessidades específicas de cada um dos departamentos.
Somente a partir disso é que você poderá determinar a importância no orçamento de cada uma das partes.
Essa política é conhecida também como centro de custo, quando um setor específico da companhia é isolado de forma a se compreender quanto ele rende e quanto ele gasta no cômputo geral do balanço financeiro da empresa.
2º Passo – Identificação dos itens
Depois que todos os processos de funcionamento estão claramente descritos, é hora de partir em busca das informações com relação à maneira como o dinheiro está sendo aplicado.
Cada um dos contratos precisa ser checado para que não haja dúvidas. Se houve uma compra, optou-se pelo orçamento mais baixo? Os valores foram pagos com nota fiscal, dentro do que a lei prevê?
Outro ponto a ser observado é qualidade e a quantidade dos itens entregues. É preciso checar se tudo aquilo que foi contratado foi de fato entregue e consumido pela empresa.
Além disso, essa pode ser uma oportunidade para verificar se as quantidades compradas são as ideias. Talvez você possa economizar mais comprando um volume maior por vez ou ainda comprando menos a cada pedido.
3º Passo – Cuidando da Gestão de Telecom
Um item que acaba passando batido por muitas empresas é o setor de telefonia: afinal, se imagina que o valor pago “é esse mesmo” e que não há muito o que fazer. Entretanto, nada poderia ser mais equivocado do que isso.
Existe um grande número de possibilidades que podem fazer com que as suas contas sejam reduzidas até mesmo pela metade.
A solução passa pela implantação de um tarifador telefônico. Um sistema como esse permite que os gestores identifiquem, em tempo real, quais setores ou colaboradores mais utilizam esse tipo de serviço.
Além disso, tendo esse relatório em mãos você pode questionar a sua operadora caso exista alguma cobrança indevida. Prepare-se: na maioria dos casos há. Por isto, é importante saber como reduzir os custos com telefonia.
4º Passo – Negocie contratos
Assim como você vai identificar gastos que podem ser considerados supérfluos, da mesma maneira você poderá rever valores de contratos com seus fornecedores.
É o caso também dos contratos firmados com as operadoras de telefonia. Muitos deles, incluem uma série de itens como seguros ou assinaturas de TV a cabo que, na prática, não são utilizados pelas empresas.
A partir da auditoria e o do uso de um software tarifador telefônico, você saberá exatamente qual é a necessidade que a sua empresa tem. Com isso em mente será a hora de ir a campo e conversar com outras operadoras de forma a encontrar aquela que é capaz de oferecer a melhor proposta para você.
Acredite, há muitas oportunidades de flexibilização em planos corporativos de forma que são grandes as chances de que você saia ganhando em relação ao plano que você tem hoje na sua empresa.
5º Passo – Se adapte ao mundo moderno
A auditoria de contas deve ser vista pelos gestores como uma oportunidade de rever uma série de processos. Por conta disso, você deve aproveitar esse momento de transição para rever a forma como certos processos são conduzidos.
Hoje, existem dezenas de ferramentas que automatizam as principais tarefas das áreas contábil e tributária.
Assim, se esforce para fazer com que o momento da auditoria coincida com a oportunidade de implantar ferramentas mais modernas ao seu local de trabalho. Inicialmente elas até podem ter um custo mais alto, mas com o passar do tempo o ganho em termos de produtividade acaba justificando escolhas como essas.
É cada vez maior o número de empresas que adotam a informatização e as ferramentas de automatização como um diferencial competitivo para os seus clientes.
Dessa forma, a auditoria de contas auxilia a ter mais tempo para se dedicar ao que realmente importa no seu negócio: o bom atendimento aos seus clientes.
6° Passo – Monitoramento
O monitoramento vai além da simples verificação do cumprimento das recomendações. Sua intenção é avaliar os impactos das ações implementadas, identificar falhas e gargalos no processo, e propor ajustes e aperfeiçoamentos quando necessário.
Essa visão geral do negócio garante que a auditoria não se torne um evento isolado, mas sim um instrumento transformador na empresa.
Leia também: Gestão de fluxo de contas: 5 vantagens de como potencializar o sucesso da sua empresa sem deixar pontas soltas
Normas e regulamentações da auditoria de contas
As normas e regulamentações da auditoria de contas estabelecem uma estrutura legal e técnica fundamental para a realização desse processo de forma independente, profissional e com alto padrão de qualidade. No Brasil, as principais normas são:
- Constituição Federal;
- Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF);
- Normas Brasileiras de Auditoria (NBC-T);
- Normas de Auditoria do Tribunal de Contas da União (NAT).
Lembrando que o cumprimento dessas normas é obrigatório para todos os órgãos públicos sujeitos à fiscalização.
Desafios e limitações da auditoria de contas nas empresas
Por mais que a auditoria de contas seja essencial para a saúde financeira e a confiabilidade de uma empresa, também apresenta desafios e limitações que podem comprometer sua efetividade e gerar impactos negativos na organização. Descubra quais são os desafios mais comuns.
– Falta de recursos: a alocação de recursos humanos e financeiros qualificados para a auditoria pode ser um desafio, especialmente para pequenas e médias empresas. Isso pode levar à escassez de auditores experientes, à utilização de ferramentas e tecnologias desatualizadas e à limitação do escopo da auditoria.
– Complexidade das operações: empresas com operações complexas e diversificadas, como multinacionais ou empresas com cadeias de suprimentos globais, exigem auditorias mais detalhadas, o que aumenta a dificuldade e o custo da análise.
– Divisão de dados: a falta de integração entre os sistemas de informação da empresa pode dificultar a coleta e consolidação de dados confiáveis para a auditoria, comprometendo a qualidade da análise.
– Resistência à mudança: a cultura da empresa e a falta de familiaridade com o processo de auditoria podem gerar resistência por parte dos funcionários e da gerência, dificultando a obtenção de informações e a colaboração com os auditores.
– Ameaças cibernéticas: a crescente dependência de sistemas digitais torna as empresas mais vulneráveis a ataques cibernéticos que podem comprometer a confidencialidade e a integridade dos dados financeiros, dificultando a auditoria.
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Conduzir uma auditoria de contas pode parecer uma tarefa complexa, mas seguindo os passos adequados, ela se torna mais gerenciável e produtiva. Desde a preparação inicial até a análise dos resultados e implementação das recomendações, cada etapa é importante para garantir a precisão e integridade dos registros financeiros.
Ao aplicar as orientações apresentadas neste guia, você estará melhor equipado para realizar auditorias com confiança, contribuindo para a solidez financeira e a credibilidade da sua empresa.
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- Metodologia rigorosa e transparente, que garante a imparcialidade e confiabilidade dos resultados;
- Relatórios completos e abrangentes, que fornecem uma visão clara da situação financeira da sua empresa;
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