As empresas enfrentam dificuldades na gestão de contas a pagar e a receber devido à complexidade do processo, alto volume de transações e prazos apertados. Saiba quais são os outros desafios e como fazer a gestão de contas!
Ser responsável por contas a pagar e receber de uma empresa não é uma tarefa simples. Ela requer uma boa dose de organização, uso de ferramentas inteligentes e bons conhecimentos do mercado financeiro, como forma de garantir melhores remunerações em negociações.
Mesmo empresas que contam com profissionais no setor ainda assim enfrentam algumas dificuldades. Porém, a gestão de contas não precisa ser algo difícil. Com um pouco de paciência e planejamento, é possível evitar cair em erros comuns, contornar a situação e manter o seus balanços e fluxos de caixa sempre em dia.
Neste artigo, listamos 7 dificuldades que estão entre as mais comuns que as empresas enfrentam na hora de gerenciar as contas e dicas para controlar as contas a pagar e a receber. Que tal sair dessas situações incômodas?
O que são contas a pagar e contas a receber
Contas a pagar e contas a receber são dois componentes cruciais da gestão financeira de uma empresa.
Contas a pagar são todas as obrigações financeiras que a empresa precisa quitar, como pagamentos a fornecedores, salários, impostos e outras despesas operacionais. É essencial para manter a solvência e credibilidade da empresa.
Enquanto, as contas a receber são referentes às receitas que a empresa tem a receber de seus clientes ou devedores. Isso inclui valores provenientes de vendas a crédito, serviços prestados e outros acordos comerciais.
Gerenciar adequadamente essas contas é vital para manter o fluxo de caixa positivo e garantir a saúde financeira da empresa.
Vantagens de gerenciar as contas a pagar e receber da sua empresa
Gerenciar eficientemente as contas a pagar e a receber traz várias vantagens para uma empresa:
- Melhor controle do fluxo de caixa: permite prever entradas e saídas de dinheiro, garantindo que a empresa tenha liquidez para cumprir suas obrigações.
- Redução de inadimplência: facilita o acompanhamento de pagamentos em atraso, ajudando a reduzir perdas financeiras.
- Redução de custos: evita multas e juros por atrasos nos pagamentos.
- Decisões informadas: proporciona dados precisos para tomadas de decisão estratégica.
- Relações comerciais: melhora a confiança e a relação com fornecedores e clientes.
Riscos associados às contas a receber
Gerenciar riscos associados ao mau gerenciamento de contas a receber é vital para manter a saúde financeira da empresa, mas antes, é necessário conhecê-los:
- Inadimplência: clientes podem atrasar ou não realizar os pagamentos.
- Fluxo de caixa imprevisível: contas a receber em atraso podem causar problemas de liquidez.
- Custos de cobrança: recursos gastos na recuperação de valores devidos.
- Impacto no relacionamento com clientes: cobranças excessivas podem deteriorar relações comerciais.
- Perda de receita: falhas no recebimento impactam diretamente a lucratividade.
7 dificuldades que as empresas têm com contas a pagar e a receber
A gestão financeira envolve uma série de passos que vão desde a organização de documentos até a manutenção de uma comunicação clara com fornecedores e clientes. Neste contexto, é crucial implementar estratégias e sistemas eficazes para garantir que os compromissos financeiros sejam cumpridos.
1. Falta de organização
O primeiro passo para uma boa gestão de contas a pagar e receber é a organização. Sem ela, você fica sabendo das coisas apenas no dia ou na hora que elas acontecem, sem nenhum tipo de programação ou preparo para a situação.
Dessa forma, é de suma importância que você organize todas as contas a pagar e receber em uma única base e mantenha o monitoramento sobre elas.
Sem isso você não tem condições de antecipar pagamentos ou mesmo de planejar quais são os seus recebíveis em médio e longo prazo, visando antecipar receitas.
Por conta da falta de organização também, muitas empresas pagam multas sobre contas pagas em atraso, mesmo tendo dinheiro em caixa para quitá-las.
Uma auditoria de contas periódica pode ajudar a identificar falhas nesse processo, assegurando que todos os pagamentos sejam feitos dentro do prazo e de forma eficiente, minimizando custos extras e melhorando a saúde financeira da empresa.
2. Falta de ferramentas de automatização
Mesmo quando as coisas estão organizadas, pode dar um bom trabalho para gerenciar todos os pagamentos caso sua equipe seja pequena ou ainda você seja a única pessoa disponível para realizar essas tarefas.
Assim, procurar ferramentas de automatização pode ajudar sua companhia a perder menos tempo com rotinas burocráticas.
Hoje, há uma série de sistemas que permitem agendar e realizar pagamentos de forma automática, desde que você aprove as quitações de débito. É muito mais simples manter tudo automatizado do que dispender uma ou duas horas do dia em função de pagamentos ou mesmo da conferência do vencimento de cobranças.
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3 – Mais dívidas do que pode pagar
Sem organização e planejamento financeiro, muitos gestores tendem a autorizar novas compras ou contratações sem entender qual é o real impacto disso em médio e longo prazo na empresa.
Não é porque “dá para pagar agora”, no mês em questão, que a situação vai continuar sendo sustentável nos meses seguintes.
Esse problema também recai sobre as empresas que costumam apostar nos pagamentos parcelados. Não há mal nenhum em escolher essa modalidade, porém você nunca deve se esquecer que as dívidas se acumulam mês a mês, de forma que uma parcela que parece pequena hoje quando somada com muitas outras pode criar um valor inviável para pagamento.
4. Não usar os benefícios da antecipação
Esse é outro benefício que muitas empresas sequer chegam a cogitar, justamente por não terem a menor ideia de como estará o caixa no futuro. A antecipação do pagamento de contas é um dos itens mais interessantes para serem utilizados na gestão de contas.
Você pode obter descontos de até 20% sobre o valor devido caso tenha caixa para quitar tudo antecipadamente.
Porém, antes de liberar o dinheiro, é preciso calcular se ele realmente não fará falta nesse período ou, ainda, se não há uma opção mais interessante de investimento que seja capaz de trazer juros maiores do que o desconto que você obteria quitando as parcelas por antecipação.
5. Não usar o fluxo de caixa para investimento
Se você tem dinheiro em caixa e ele está parado, então você está deixando de ganhar dinheiro e, por conta da inflação, é possível até mesmo que você esteja perdendo dinheiro. Uma das tarefas mais importantes para quem cuida da gestão de contas é a possibilidade de utilizar o fluxo de caixa a seu favor.
Para isso, é preciso estar atento às oportunidades, conversando com gerentes de banco e estudando o mercado para acompanhar taxas de inflação, taxas de juros e rendimento de aplicações.
Lembre-se: o objetivo final da sua empresa é obter lucro. Você verá a diferença que faz aumentar a rentabilidade sem precisar aumentar as vendas ou fazer cortes de pessoal.
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6. Não renegociar dívidas
Muitas empresas se afundam em juros sobre juros sem ao menos tentar renegociar as dívidas com fornecedores ou bancos. É um erro ter uma conta qualquer, com mais de dois meses de atraso, e insistir no pagamento tradicional. Você precisa procurar o seu credor para tentar renegociar as dívidas.
Obviamente, o cenário ideal seria aquele em que você nunca deixaria as coisas chegarem a esse ponto. Porém, se você está retomando as rédeas do seu negócio agora, esse é o primeiro passo para garantir que não haja pagamentos desnecessários.
Você verá ainda que a maioria das pessoas está sempre disposta a negociar se houver alguma garantia de recebimento.
7. Não manter um relacionamento com o cliente
Essa dica serve não apenas para quem está responsável pela gestão de contas, mas também para quem faz a gestão de contratos. Muitas empresas não fazem um bom trabalho de relacionamento com o cliente após o fechamento de um contrato. Elas simplesmente executam o serviço e nunca mais dão uma satisfação para quem contratou.
O ideal é que o departamento de contas a pagar e receber tenha interação dos os setores de marketing e comercial, de forma que possa indicar contratos na iminência de vencerem para que possa existir um trabalho diferenciado de aproximação do cliente.
Na hora de fechar negócio novamente, o seu cliente vai preferir aquele que tiver oferecido uma boa proposta recente. Garanta que a sua também vai estar entre elas.
Como controlar as contas a pagar e receber
Existem algumas práticas básicas para controlar suas contas a pagar e receber, no entanto, é importante adaptá-las às necessidades específicas do seu negócio e buscar orientação profissional se necessário. Entenda quais são as práticas mais comuns:
- Organize suas informações financeiras: mantenha registros detalhados de todas as transações, incluindo faturas, recibos, contratos e documentos relacionados.
- Utilize um sistema de contabilidade: use um software de contabilidade para manter o controle financeiro das contas a pagar e receber, facilitando a geração de relatórios, contas a pagar e receber, e o acompanhamento das informações.
- Estabeleça prazos e políticas claras: defina prazos de pagamento e políticas de crédito para clientes, evite problemas de fluxo de caixa.
- Faça conciliação bancária: compare regularmente suas transações bancárias com seus registros contábeis para garantir que estejam precisos e atualizados.
- Mantenha contato com fornecedores e clientes: estabeleça uma comunicação clara com fornecedores e clientes para resolver quaisquer problemas rapidamente e evitar conflitos.
- Planeje o fluxo de caixa: antecipe os pagamentos a serem feitos e os recebimentos a serem recebidos para garantir que tenha dinheiro suficiente para cobrir suas obrigações financeiras.
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