Telecom Expense Management: a solução que chegou para a economia

Sabe o que significa esse conceito? Ele pode ajudar sua empresa a melhorar sua competitividade e eficiência no cenário nacional e internacional
Basta uma rápida olhada em qualquer empresa atualmente para identificar o poder que os serviços de telecomunicação exercem na economia de um país. Telefones, internet e celulares fazem parte da rotina de grande parte dos trabalhadores.
Por conta disso, tornou-se estratégico para as organizações ter uma boa infraestrutura telecom para dar conta de todos esses equipamentos. Já imaginou seus colaboradores ficarem sem Internet ou o telefone da sua empresa não receber ligações? Pois é, prejuízo na certa.
Mesmo assim, as empresas possuem vários fornecedores diferentes para tecnologias de comunicação, com contas, planos e datas de pagamento totalmente diferentes. Assim, é praticamente impossível administrar essa área.
Imagem abstrata de telecomunicações
Relatório da consultoria Gartner mostra que os custos de telecom representam 15% de todos os gastos de TI em uma companhia. Isso faz com que os empresários tenham dificuldades de controlar o orçamento conforme a tecnologia avança.
Com uma área tão estratégica, a companhia não pode se dar ao luxo de desperdiçar seu orçamento. É preciso ter uma boa gestão para identificar falhas, correções e até mesmo cortes que podem ser feitos para aumentar a eficiência do setor.
Contudo, um conceito importante entrou no ambiente corporativo nos últimos anos justamente para atender essa demanda e facilitar a administração das telecomunicações: o Telecom Expense Management. Confira um pouco mais sobre o tema:

O que é Telecom Expense Management?

Em bom português, Telecom Expense Management (TEM) significa “gerenciamento de gastos com telecomunicações”. Essa expressão designa uma metodologia criada para administrar todos os processos que envolvem tecnologias de comunicação nas empresas.
O conceito surgiu no fim do século 20, entre as décadas de 1980 e 1990, com a expansão da internet. Contudo, sua popularização no ambiente corporativo é a partir de 2008, com rápidas taxas de crescimento e de implementação em todo o mundo.
A profunda convergência tecnológica fez com que todas as organizações utilizassem celulares, serviços de banda larga e infraestrutura de TI. Assim, é essencial planejar e cuidar de todos os produtos e serviços de telecomunicação que possuir.

Como funciona?

Essa metodologia abarca as ferramentas e projetos que envolvem todos os serviços de telecomunicação em uma organização. Telefonia (voz e dados), banda larga e até o serviço de atendimento ao cliente estão dentro deste conceito.
Basicamente, é um software desenvolvido para realizar o inventário de telecomunicações da empresa, incluindo serviços, equipamentos, faturas, contas, entre outros itens. O programa também funciona para gerenciar e aplicar novos procedimentos na área.
Entretanto, o software é só uma parte do serviço. A empresa também precisa ter uma cultura voltada para o gerenciamento de processos de negócio para otimizar sua utilização e aproveitar os benefícios que o TEM traz à gestão. Não deixe de conferir também dez tendências de tecnologia para sua empresa!

Quais são seus benefícios?

Mais do que a centralização das telecomunicações em um único ponto, o Telecom Expense Management traz benefícios estratégicos para a empresa, permitindo que ela aumente sua eficiência e competitividade no mercado nacional e internacional.
A principal delas é o controle de todos os custos, permitindo uma grande economia no orçamento. O sistema consegue fiscalizar todas as contas, encontrar gastos desnecessários e excessivos e readequar o orçamento e as finanças.
Além disso, é possível promover uma integração entre os departamentos com as informações obtidas por estes serviços. Por fim, a centralização representa mais controle para os gestores acompanharem a eficiência de todos os processos.

Como implementar o TEM?

A implementação do TEM exige a realização de cinco etapas fundamentais. Sem elas, é praticamente impossível gerir esse departamento. Confira:

Junte todas as faturas

É essencial agrupar todas as faturas relacionadas aos serviços de telecomunicação da empresa. Isso permite definir quanto e onde está sendo gasto o dinheiro, identificando gastos que podem ser cortados ou renegociados.

Reúna as tarifas e contratos

Identifique as tarifas utilizadas pela empresa e quais produtos e serviços estão especificados em contratos com fornecedores. Assim é possível determinar se a empresa está utilizando toda sua capacidade ou se pode encontrar planos mais vantajosos.

Faça um inventário

Descreva todos os equipamentos e serviços de telecomunicação utilizados pela empresa, incluindo celulares que estejam com funcionários. Isso mostra uma visão do todo para gestores.

Automatize

Ao invés de coletar os dados manualmente, automatize esse processo. Isso diminui a possibilidade de erros humanos e facilita seu controle no sistema.

Analise todos os resultados

Após os quatro passos anteriores, o programa consegue analisar todas as informações referentes às ferramentas de telecomunicação, identificando anomalias e áreas que precisam de mudança.
Mão mexendo em celular

Como anda a gestão telecom de sua empresa?

Gerir de forma correta a área telecom é uma das dicas para quem quer garantir uma economia no orçamento e, ao mesmo, melhorar a produtividade dos colaboradores no dia a dia da empresa.
Se a sua empresa possui uma infraestrutura robusta desses serviços, é recomendável contratar uma solução de Telecom Expense Management que dê suporte e auxílio na administração de todos esses recursos.
Tem alguma dúvida sobre o funcionamento do TEM? Conte para nós nos comentários e aproveite para conhecer os serviços da Sumus!

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