Telecom Expense Management: o que é, suas vantagens e como implementar

TEM

Você sabe o que significa “TEM”? Ele pode ajudar sua empresa a melhorar sua competitividade e eficiência no cenário nacional e internacional.

Basta uma rápida olhada em qualquer empresa atualmente para identificar o poder que os serviços de telecomunicação exercem na economia de um país. Telefones, internet e celulares fazem parte da rotina de grande parte dos trabalhadores.

Por conta disso, tornou-se estratégico para as organizações terem uma boa infraestrutura telecom para dar conta de todos esses equipamentos. Já imaginou seus colaboradores ficarem sem Internet ou o telefone da sua empresa não receber ligações? Pois é, prejuízo na certa.

Neste artigo, você conhecerá melhor o TEM (Telecom Expense Management). Você entenderá como se dá o seu conceito, quais as suas vantagens para a empresa e como implementá-la de maneira eficiente. Vamos lá?

 

O que é o (TEM) Telecom Expense Management?

Em bom português, Telecom Expense Management (TEM) significa “gerenciamento de gastos com telecomunicações”. Essa expressão designa uma metodologia criada para administrar todos os processos que envolvem tecnologias de comunicação nas empresas.

O conceito surgiu no fim do século 20, entre as décadas de 1980 e 1990, com a expansão da internet. Contudo, sua popularização no ambiente corporativo é a partir de 2008, com rápidas taxas de crescimento e de implementação em todo o mundo.

A profunda convergência tecnológica fez com que todas as organizações utilizassem celulares, serviços de banda larga e infraestrutura de TI. Assim, é essencial planejar e cuidar de todos os produtos e serviços de telecomunicação que possuir.

Essa tecnologia surgiu por meio da reunião de diversos processos e ferramentas que auxiliam em uma otimização das atividades feitas no setor e que, consequentemente, também reduzem custos.

 

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Atualmente,  os custos de telecom representam de 25% a 35% de todos os gastos de TI em uma companhia. Isso faz com que os empresários tenham dificuldades de controlar o orçamento conforme a tecnologia avança.

 

Como funciona o TEM?

Essa metodologia abarca as ferramentas e projetos que envolvem todos os serviços de telecomunicação em uma organização. Telefonia (voz e dados), banda larga e até o serviço de atendimento ao cliente estão dentro deste conceito.

Basicamente, é um software desenvolvido para realizar o inventário de telecomunicações da empresa, incluindo serviços, equipamentos, faturas, contas, entre outros itens. O programa também funciona para gerenciar e aplicar novos procedimentos na área.

Entretanto, o software é só uma parte do serviço. A empresa também precisa ter uma cultura voltada para o gerenciamento de processos de negócio para otimizar sua utilização e aproveitar os benefícios que o TEM traz à gestão. Não deixe de conferir também as 10 tendências de tecnologia para sua empresa!

 

Quais são seus benefícios?

Mais do que a centralização das telecomunicações em um único ponto, o Telecom Expense Management traz benefícios estratégicos para a empresa, permitindo que ela aumente sua eficiência e competitividade no mercado nacional e internacional.

O principal deles é o controle de todos os custos, permitindo uma grande economia no orçamento. O sistema consegue fiscalizar todas as contas, encontrar gastos desnecessários e excessivos e readequar o orçamento e as finanças.

Além disso, é possível promover uma integração entre os departamentos com as informações obtidas por estes serviços. Por fim, a centralização representa mais controle para os gestores acompanharem a eficiência de todos os processos.

Outra vantagem é que ela também permite realizar uma manutenção completa e precisa do inventário, algo que auxilia na hora de buscar os registros e utilizá-los em diversos processos da organização.

Se a sua empresa estiver enfrentando pagamentos indevidos de fatura, será mais fácil descobrir utilizando o TEM, uma vez que ele organizará as suas contas e permitirá com que a equipe tenha um monitoramento melhor desses valores.

Os próprios serviços contratados pela empresa poderão ser melhor avaliados com relação aos demais fornecedores do mercado, permitindo com que seja analisado se aquele contrato é realmente benéfico ou se está na hora de buscar por outras opções.

 

Como implementar o TEM?

Agora que você entendeu o que é o TEM, bem como quais as vantagens de tê-lo na sua empresa, está na hora de ver na prática como ele deve ser implementado na sua organização.

 

Junte todas as faturas

É essencial agrupar todas as faturas relacionadas aos serviços de telecomunicação da empresa. Isso permite definir quanto e onde está sendo gasto o dinheiro, identificando gastos que podem ser cortados ou renegociados.

 

Reúna as tarifas e contratos

Identifique as tarifas utilizadas pela empresa e quais produtos e serviços estão especificados em contratos com fornecedores. Assim é possível determinar se a empresa está utilizando toda sua capacidade ou se pode encontrar planos mais vantajosos.

 

Faça um inventário

Descreva todos os equipamentos e serviços de telecomunicação utilizados pela empresa, incluindo celulares que estejam com funcionários. Isso mostra uma visão do todo para gestores.

Uma boa utilidade do seu inventário é fazer com que você tenha um conhecimento mais amplo dos seus custos, podendo entender o que pode ser cortado ou otimizado para resultar em mais economia para a empresa.

 

Acompanhe de perto o seu uso

A gestão de uso também precisa fazer parte de uma boa estratégia de TEM. É importante entender como a sua equipe está utilizando os seus equipamentos, bem como os serviços que foram contratados das operadoras.

Dessa maneira, já será possível avaliar se estão ocorrendo uma utilização acima da necessária de certos serviços, além de identificar aqueles que não são necessários para o dia a dia do setor, bem como aqueles que não estão suprindo as necessidades dos colaboradores.

 

Automatize

Em vez de coletar os dados manualmente, automatize esse processo. Isso diminui a possibilidade de erros humanos e facilita seu controle no sistema.

 

Analise todos os resultados

Após os quatro passos anteriores, o programa consegue analisar todas as informações referentes às ferramentas de telecomunicação, identificando anomalias e áreas que precisam de mudança.

O sistema de TEM acaba fazendo esse processo automaticamente, enviando relatórios precisos sobre a área, já apontando os pontos de melhoria que devem ser feitos para a redução de custos e ganho de agilidade.

 

Reúna suas tarifas de telecomunicações

Assim como as faturas, as tarifas também precisam entrar nessa estratégia. 

Assim, colete todos os dados tarifários da área, bem como de contrato: isso ajudará a delimitar cada uma das cargas tributárias específicas.

Tendo todas as suas tarifas de telecomunicações em mãos, você poderá fazer uma análise desses encargos com os de outros fornecedores do mercado, como uma maneira de avaliar se a melhor opção é continuar com os atuais ou investir em novos contratos.

 

Como anda a gestão telecom de sua empresa?

Gerir de forma correta a área telecom é uma das dicas para quem quer garantir uma economia no orçamento e, ao mesmo, melhorar a produtividade dos colaboradores no dia a dia da empresa.

Se a sua organização possui uma infraestrutura robusta desses serviços, é recomendável contratar uma solução de Telecom Expense Management que dê suporte e auxílio na administração de todos esses recursos.

 

Sumus TEM+

A Sumus oferece o serviço TEM+, que realiza de maneira moderna e eficiente que gerencia e centraliza as  despesas de TI e telecom em um só lugar. 

Dessa maneira, você poderá contar com dados e relatórios para tomar decisões mais efetivas relacionadas a esses setores, ao mesmo tempo que reduz custos e encontra oportunidades de desenvolvimento da área.

A Sumus TEM+ atua em duas frentes: gestão de contas e contratos e gestão de tarifas. Dessa maneira, será possível lidar com essas duas áreas de maneira completa e personalizada, de acordo com as suas necessidades.

E o melhor é que você não precisa estar sempre conectado a um computador para acompanhar o seu setor de telecom: com o App Sumus Analytics, é possível ter as principais informações sobre a área pelo seu celular.

 

A tecnologia não deve ser vista como um gasto, mas sim um investimento que fará a sua empresa economizar bastante futuramente.

 

Comece agora mesmo a revolucionar o seu setor de Telecom! Faça o teste com o Trial Sumus Concept e confira na prática o que podemos fazer pela sua empresa!

 

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