Estar atento à redução de custos de telecom é essencial para garantir economia em sua empresa. Isso é possível com medidas como planos de dados adequados e softwares para monitoramento. Aprofunde-se mais no assunto!
Em tempos de crise, reduzir custos em qualquer setor que for possível pode representar um diferencial e tanto na hora de sustentar uma empresa.
Antes de partir para soluções mais drásticas, como redução nos investimentos ou cortes de pessoal, a melhor maneira de encontrar uma gordura no orçamento é descobrir onde é possível fazer cortes sem que isso impacte na produtividade.
Obviamente, cada empresa tem as suas particularidades, mas um dos itens que mais têm espaços para adequações no orçamento é a telefonia.
Os responsáveis pela gestão de telecom não precisam quebrar a cabeça para descobrir quais são as maneiras mais eficientes de fazer com que a empresa seja produtiva com a suas ligações.
Há uma série de medidas que podem ser adotadas visando reduzir custos em telecom e para muitas delas você pode contar com os serviços da Sumus. A empresa conta com ampla experiência de mercado e está a acostumada a encontrar companhias com problemas sérios de gestão de telecom.
Em alguns casos, depois do início dos trabalhos, é possível reduzir os custos em telecom pela metade.
Mas qual é o segredo para fazer com que a sua conta telefônica deixe de ser um peso no orçamento?
Nesse artigo, mostramos algumas soluções da Sumus que podem mudar completamente a maneira como você enxerga a telefonia na sua empresa.
Qual é a importância da telecom?
Os serviços de telecomunicações desempenham um papel fundamental para empresas em diversos segmentos, especialmente em um mundo onde a maioria das operações é conduzida através da internet.
A comunicação com clientes, fornecedores e colegas de trabalho depende amplamente desses serviços, assim como o próprio funcionamento da empresa, que na maior parte das vezes necessita de uma presença digital e capacidade de realizar vendas online para se manter competitiva no mercado atual.
Possuir linhas de telefonia fixa ainda é muito importante para muitas empresas. No caso de organizações muito grandes, a utilização de sistemas de ramais, conhecidos como PABX, facilita a comunicação interna, permitindo que membros da equipe se comuniquem com rapidez, praticidade e sem custo adicional, independentemente da sua localização física dentro da empresa.
Além disso, os canais de atendimento ao consumidor por telefone continuam sendo vitais, mesmo atualmente, pois oferecem uma via de comunicação direta e acessível com os clientes, contribuindo para a satisfação e fidelização.
Em adição a isso, os planos de rede de telefonia móvel também são cada vez mais utilizados pelas empresas. Segundo dados da TIC Empresas, 92% das empresas com mais de 250 funcionários usam celulares corporativos. O índice é de 83% para negócios que possuem entre 50 e 249 funcionários, e de 63% para aqueles que têm menos de 50 colaboradores.
Os celulares corporativos são uma ferramenta essencial para empresas. A maioria das organizações utiliza esses dispositivos para se comunicar com equipe, clientes, fornecedores e outros parceiros.
Dessa forma, as ferramentas de telecomunicação são essenciais para o funcionamento de qualquer empresa pois já são intrínsecas ao nosso modo de trabalho e de comunicação. Em comparação aos tempos pré-tecnologia, elas aumentam a produtividade da equipe e contribuem para o crescimento e lucratividade das empresas.
Como fazer um plano de redução de custos?
Já deu para entender que ficar sem os serviços telecom não dá, né? Mas você sabia que é possível reduzir e muito os seus custos com essas funcionalidades? Auditorias de contas, revisão de planos e softwares de gestão de custos telecom são algumas das soluções que podem te ajudar a deixar de gastar muito dinheiro. Confira!
Seu plano de telefonia é o mais adequado?
Você já se perguntou se o plano de telefonia adotado na sua empresa é mesmo o mais adequado para as suas necessidades? Há um grande problema relacionado a esse item que, por comodismo, muitas empresas sequer cogitam a ideia de trocar de operadora. Isso é resquício de um tempo onde trocas de linha eram algo complicado e nem mesmo o número era possível manter.
Hoje em dia, é preciso pesquisar quais as opções existentes no mercado e escolher qual delas mais se adapta àquilo que você precisa. Nada de pagar taxas extras por serviços que, embora estejam baratos, são dispensáveis para o seu dia a dia. Você não faz ideia da quantidade de empresas que pagam por serviços de TV a cabo e não têm nem sequer uma TV para usá-los.
Telefones móveis: Opte pelos aparelhos e planos de dados certos
A escolha dos aparelhos de celular certos para a equipe de uma empresa é uma decisão estratégica que requer uma avaliação cuidadosa das necessidades individuais de cada membro da equipe, bem como dos objetivos organizacionais como um todo. É essencial considerar como os aparelhos serão utilizados no dia a dia e selecionar os celulares com o melhor custo-benefício.
Por exemplo, um funcionário que utilizará o celular principalmente para responder mensagens e fazer ligações, e passará a maioria do tempo no escritório, pode se beneficiar de um aparelho mais simples e econômico.
Por outro lado, um profissional que precisa trabalhar em rota, na rua o dia todo, exigirá um aparelho com uma bateria potente para garantir que não fique sem comunicação durante o expediente.
Já um colaborador da área de marketing que precise criar e editar fotos e vídeos no celular precisará de um dispositivo com uma boa câmera e capacidade de processamento.
A mesma análise deve ser feita para escolher os planos de telefonia móvel mais adequados. Por exemplo, um colaborador que tenha acesso a Wi-Fi na maior parte do tempo de trabalho não necessitará de um plano de dados móveis muito amplo, enquanto aqueles que precisam estar na rua durante o dia de trabalho podem demandar acesso ilimitado a dados.
Vale lembrar que os planos das operadoras podem oferecer recursos adicionais que, se desabilitados, podem representar economia. Por exemplo, um funcionário que nunca viaja internacionalmente não precisará de um plano com roaming internacional.
É importante avaliar caso a caso, pois fornecer um aparelho ou um plano de telefonia muito caro e pouco utilizado representa um desperdício de recursos, enquanto não fornecer as ferramentas adequadas pode comprometer a eficiência e a produtividade dos colaboradores.
Treine sua equipe e exercite a colaboração
Treinar a equipe para fazer o melhor uso dos serviços de telecomunicação é fundamental para garantir a eficiência e evitar desperdícios de recursos. Isso porque, muitas vezes, os funcionários podem não ter conhecimento das funcionalidades disponíveis nos dispositivos ou dos recursos dos planos de telefonia móvel, o que pode levar ao uso inadequado e desperdício de recursos da empresa.
Um programa de treinamento bem estruturado pode abordar diversos aspectos, desde o uso básico dos dispositivos até dicas e práticas recomendadas para economizar dados ou utilizar de forma eficiente os recursos de comunicação disponíveis.
Além disso, é crucial implementar uma política de uso de celulares corporativos clara e abrangente. Essa política deve estabelecer diretrizes e limites para o uso dos dispositivos da empresa, incluindo restrições quanto ao uso pessoal, regras de segurança da informação, procedimentos em caso de perda ou roubo do aparelho, e consequências para o uso indevido.
A política de uso de celulares corporativos deve ser bem definida para evitar dores de cabeça futuras, garantindo que todos os funcionários compreendam suas responsabilidades e obrigações ao utilizar os dispositivos da empresa. Isso previne abusos, reduz custos desnecessários e protege a segurança e privacidade dos dados corporativos.
Gestão de telecom: o uso de softwares para monitoramento
Se os dois itens acima são importantes, nenhum deles vai trazer mais resultados do que o uso de softwares de tarifação para gestão e controle de contas. Por meio dele, todas as ligações realizadas na empresa vão para um portal de informações, com dashboards, Business Inteligence (BI) e relatórios e podem ser acessados em tempo real pelo gestor.
Em outras palavras, isso significa que você conseguirá saber exatamente quais são os colaboradores que mais gastam com telefone ou quais são os setores que mais necessitam dessa ferramenta.
De posse desses dados é possível fazer campanhas educativas para conscientizar sobre a melhor utilização ou ainda procurar meios alternativos de comunicação que possam ajudar uma equipe a manter a sua produtividade.
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