Um dos pontos-chave para se ter uma empresa de sucesso é uma boa gestão financeira.
É preciso saber administrar bem o dinheiro da instituição para que ele possa ser utilizado corretamente, evitando a falência.
Neste artigo, explicaremos alguns dos benefícios de investir em uma gestão de contas eficiente e moderna para a sua empresa, conseguindo assim utilizar as suas finanças de maneira inteligente, e até mesmo, potencializar os seus lucros.
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Reduz custos
Um dos principais benefícios de uma gestão de contas eficiente é a redução de custos. Ao longo prazo, você acaba gastando menos com a emissão de documentos e com a realização de burocracias que poderiam ser facilmente feitas com um programa de gestão dedicado a esse setor.
De acordo com pesquisas, uma empresa poderá reduzir em até 60% dos seus gastos apenas otimizando a sua gestão de contas. Além disso, também foi observada uma melhora de 92% na conformidade dos processos, 90% da qualidade da produção e 86% de produtividade.
Assim, a gestão de contas eficiente deve ser vista como um investimento, e não um gasto. Afinal, ela ajudará a sua empresa a organizar melhor as suas finanças, além de oferecer consequências positivas para toda a instituição.
Por mais que pareçam poucos em um primeiro momento, existem diversos gastos que devem ser cortados, como custos com impressão de documentos, horas adicionais de funcionários para lidarem com os trabalhos extras, etc.
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Otimiza o controle financeiro
Ter uma gestão de gastos eficiente por meio de uma ferramenta de gestão pode ajudar bastante a sua empresa a atuar de maneira mais otimizada. Afinal, os documentos poderão ser organizados automaticamente dentro da empresa, além de serem encontrados muito mais facilmente.
Isso ajuda a sua equipe a lidar com esses documentos de uma maneira muito mais rápida, além de evitar perder prazos de pagamento ou de recebimento, já que é comum que os sistemas enviem alertas ao usuário para lembrá-lo desses acontecimentos.
Além disso, as ferramentas de gestão conseguem auxiliar guardando todas as movimentações feitas. Dessa forma, é possível avaliar em quê exatamente a empresa está tendo mais gastos, permitindo assim com que sejam pensadas em estratégias para reduzir esses gastos.
Para deixar o seu controle financeiro ainda mais otimizado, é possível investir em um bom planejamento, para que assim, sua equipe tenha um “guia” de como atuar dentro desse setor, facilitando o seu trabalho.
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Aumenta a produtividade da instituição
Você sabia que, com uma ferramenta de gestão, é possível integrar outros setores da sua empresa? Dessa forma, as informações coletadas sobre a instituição são mais fiéis e poderão auxiliar a gestão na tomada de decisões sobre a empresa.
Além disso, caso um outro setor precise de certos dados sobre a área financeira da empresa, ela poderá coletá-los rapidamente, sem a necessidade de um processo mais demorado e que ocupe o tempo de ambos os setores.
Com isso, toda a sua empresa ganha um aumento na sua produtividade, principalmente o setor de finanças, já que essa e outras atividades poderão ser feitas de maneira muito mais rápida pela equipe.
Dessa forma, seus funcionários poderão se esforçar mais em atividades mais pontuais da empresa e que realmente tragam retorno e desenvolvimento, em vez de perderem tempo em atividades burocráticas.
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Otimiza processos
Outra vantagem de uma gestão de gastos eficiente é que os processos deste setor são otimizados e realizados de maneira mais rápida e eficiente. Diversas atividades conseguirão ser feitas com menos erros ou imprevistos, o que ajuda no desenvolvimento da empresa.
Seus funcionários poderão utilizar de formulários e padrões para o preenchimento de documentos, o que facilitará bastante o trabalho dos mesmos e evita com que esses dados sejam inseridos de maneira errada nos documentos, o que significaria em retrabalho ou consequências mais graves.
Uma dica para tornar essa área ainda mais otimizada é avaliar quais os processos que estão tomando mais tempo da instituição ou que estão com uma alta incidência de erros. Dessa forma, você poderá pensar em estratégias para diminuir esses índices negativos, seja com uma ferramenta de gestão ou com outras funcionalidades.
Como explicamos no tópico anterior, toda a instituição ganha com a otimização da gestão de custos, já que elas estão ligadas de maneira direta ou indireta com essa área de empresa. O mesmo acontece quando erros ocorrem nesse setor.
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Diminui falhas humanas
Quantos problemas na sua empresa tiveram que ser resolvidos ou quantos documentos e processos tiveram que ser refeitos devido a falhas humanas? Investindo em uma ferramenta de gestão para otimizar a gestão de custos, sua instituição sofrerá menos com esse problema.
Muitas ferramentas contam com informações que podem ser programadas para serem inseridas nos documentos, não sendo necessário que o funcionário insira essa informação novamente e tenha a chance de cometer erros.
Além disso, quando alguma falha acontece, os sistemas avisam o operador de que algo está errado, permitindo com que ele ajuste o erro antes de salvar o documento ou enviá-lo ao seu responsável.
Dessa forma, os processos acabam sendo realizados de maneira muito mais rápida, já que não será preciso reenviar documentos corrigidos ou passar horas fazendo a revisão dos mesmos, pois tudo será feito automaticamente.
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Oferece mais segurança no armazenamento de dados
Tão importante quanto a criação e manipulação dos dados e documentos da área de gastos é o seu armazenamento, já que a empresa precisa ter um controle das movimentações, seja por questões fiscais ou para fazer relatórios de gasto.
Dessa forma, uma ferramenta de gestão pode fazer o armazenamento desses dados de maneira muito mais segura, uma vez que eles podem ser enviados para a nuvem. Dessa forma, mesmo que ocorra um problema com os computadores, essas informações não serão perdidas.
Assim, entendendo melhor as vantagens de investir em uma gestão de contas mais eficiente, você conseguirá começar a ter maior otimização e redução de custos na sua empresa, isso se investir em uma ferramenta de gestão de qualidade e que seja realmente útil para o seu negócio.
E para ajudar você nessa escolha, estamos oferecendo uma demonstração gratuita dos sistemas Sumus para que você possa conferir esses benefícios na prática e já começar a trazer melhorias para a sua empresa:
