É possível monitorar, organizar e registrar as despesas do seu negócio de maneira simples e objetiva, economizando recursos e dor de cabeça; saiba como.
Engana-se quem pensa que uma planilha de controle de gastos pode ser utilizada somente por especialistas e pessoas que dominam a matemática.
Pelo contrário, essa ferramenta é indispensável, especialmente para os gestores de empresas, que precisam de um controle minucioso das entradas e saídas de dinheiro.
Continue lendo para entender melhor e, ao final, tenha uma visão clara sobre a importância dessa ferramenta! Vamos lá?
O que é uma planilha de controle de gastos?
Uma planilha de controle de gastos é uma ferramenta utilizada para registrar e monitorar as despesas financeiras de uma pessoa, família ou empresa.
Ela é projetada para organizar as informações relacionadas aos gastos, permitindo uma visão clara e detalhada das finanças.
Essas planilhas geralmente incluem categorias de despesas, como moradia, alimentação, transporte, saúde, entretenimento, etc.
Cada categoria pode ter subcategorias para uma análise mais detalhada. Os usuários inserem dados sobre seus gastos diários, semanais ou mensais, indicando o valor gasto em cada categoria.
Para que serve uma planilha de controle de gastos?
O objetivo principal da planilha de controle de gastos é fornecer uma visão abrangente das finanças pessoais ou empresariais, facilitando a identificação de padrões de gastos, áreas de economia e auxiliando no estabelecimento de metas orçamentárias.
Ela pode ser uma ferramenta valiosa para o planejamento financeiro, evitando gastos desnecessários e contribuindo para a tomada de decisões informadas sobre o uso do dinheiro.
Confira também: Controle de Gastos Corporativos: Como Evitar Surpresas nas Faturas com Bill Control
Como funciona uma planilha de controle de gastos?
Na prática, uma planilha de controle de gastos funciona como uma tabela organizada onde você registra todas as suas receitas e despesas. Abaixo, confira os principais passos para usar uma planilha desse tipo.
Criação de categorias
Identifique as principais categorias de gastos em sua vida, como moradia, alimentação, transporte, lazer, saúde, etc.
Registro de receitas e despesas
Insira todas as suas fontes de renda (salário, freelancer, outros ganhos) em uma coluna. Registre cada despesa na categoria apropriada, indicando a data, descrição e valor.
Atualização regular
Mantenha a planilha atualizada regularmente, de preferência diariamente ou semanalmente, para ter uma visão precisa de suas finanças.
Cálculo dos saldos e valores totais
Utilize fórmulas na planilha para calcular saldos, totais por categoria e o saldo geral. Isso proporciona uma visão clara do seu orçamento.
Análise de tendências
Analise os padrões de gastos ao longo do tempo. Identifique áreas onde você pode economizar e ajuste seu orçamento conforme necessário.
Exemplo prático
Data | Categoria | Descrição | Despesas |
02/01/2024 | Alimentação | Supermercado | R$ 150 |
03/01/2024 | Moradia | Aluguel | R$ 800 |
05/01/2024 | Transporte | Combustível | R$ 50 |
10/01/2024 | Saúde | Consulta médica | R$ 100 |
15/01/2024 | Lazer | Viagem | R$ 60 |
20/01/2024 | Alimentação | Restaurantes | R$ 40 |
| 25/01/2024 | Moradia | Conta de luz | R$ 80 |
R$ 1.280 |
Neste exemplo, as despesas são somadas para dar o total mensal (R$ 1.280). Após descontar as receitas, se o saldo for negativo, é interessante fazer ajustes no orçamento para evitar déficits financeiros.
Confira também: 4 maneiras de controlar o consumo de gastos da sua empresa de uma vez por todas
O que deve conter em uma planilha de gastos?
Uma planilha de gastos eficaz deve conter informações detalhadas e organizadas que proporcionem uma visão abrangente da situação financeira.
A seguir, confira quais são os elementos básicos que geralmente devem estar presentes em uma planilha de gastos.
Data
Registre a data em que a transação ocorreu. Isso ajuda a rastrear os gastos ao longo do tempo.
Descrição
Inclua uma breve descrição da despesa ou receita para facilitar a identificação. Por exemplo, “Supermercado”, “Aluguel”, “Salário”, etc.
Categoria
Classifique cada transação em uma categoria específica, como alimentação, moradia, transporte, lazer, saúde, etc. Categorias ajudam na organização e análise.
Receitas
Registre todas as fontes de renda, como salário, benefícios, ou qualquer outra entrada financeira.
Despesas
Detalhe todas as despesas, indicando o valor gasto em cada transação.
Método de pagamento
Se necessário, inclua o método de pagamento usado (dinheiro, cartão de crédito, débito, etc.). Isso pode ser útil para entender como você está gastando seu dinheiro.
Total Mensal/Período
Calcule automaticamente o total mensal de receitas e despesas para ter uma visão geral do seu orçamento.
Saldos
Inclua uma coluna que calcule automaticamente o saldo atual, subtraindo as despesas das receitas. Isso ajuda a monitorar se você está dentro do seu orçamento.
Espaço para anotações
Deixe espaço para observações adicionais, se necessário. Pode ser útil para destacar despesas extraordinárias ou notas sobre determinadas transações.
Gráficos/Visualizações (Opcional)
Se você é uma pessoa visual, considere incluir gráficos ou visualizações que ilustrem seus padrões de gastos. Isso pode facilitar a identificação de áreas que exigem ajustes.
Lembre-se de personalizar a planilha de acordo com suas necessidades e preferências pessoais.
A ideia é criar uma ferramenta que forneça informações claras e úteis sobre suas finanças, facilitando o gerenciamento do orçamento.
Confira também: Como o Sistema de Gestão de empresa pode auxiliar no controle de gastos? Entenda o que é e os seus benefícios!
Qual a melhor planilha para controle de gastos?
Não há uma “melhor” planilha universal para controle de gastos, pois a escolha depende das necessidades individuais e preferências.
No entanto, a Sumus oferece uma solução robusta e completa para gerir as finanças da sua empresa. E o melhor é que você pode testar a ferramenta gratuitamente.
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