A área de tecnologia da informação acaba recebendo algumas vantagens e um maior destaque durante o período de pandemia, uma vez que os elementos tecnológicos precisam substituir as atividades de interação humana. Entretanto é importante pensar em maneiras de otimizar custos de TI, principalmente durante crises.
Neste artigo, explicaremos como os diretores de TI podem otimizar custos em sua área durante o período de pandemia e até mesmo após esse período, como uma maneira de potencializar ainda mais seus resultados.
Estabeleça métricas
O primeiro passo é estabelecer métricas. Eles serão o seu norte para conseguir elaborar estratégias de otimização do setor. Além disso, durante o processo de elaboração desses índices, será possível levar em conta a atual situação e verificar onde o setor quer chegar.
Para fazer isso, primeiramente é necessário verificar o estado atual do seu setor de TI, este sendo o seu ponto de partida para a elaboração das metas que se quer atingir e, consequentemente, das métricas que serão usadas para monitorar a evolução durante esse período.
É muito importante a coleta de dados desse período, por isso, é interessante que outros líderes conversem com o representante de TI para entender o que pode ser feito para oferecer o melhor serviço com um custo mais inteligente.
Mesmo após a elaboração das estratégias, esses dados não devem ser descartados. É importante fazer uma análise constante para encontrar as melhores oportunidades de otimização da maneira mais rápida possível
Procure o potencial benéfico financeiro
Agora, está na hora de entender como essa otimização afetará financeiramente o seu setor e, consequentemente, o restante da empresa. É preciso analisar cada uma das estratégias que tenham impactos negativos e positivos.
Também é importante dividir os cortes e otimizações por tamanho, para entender quais são as áreas que estão com maiores oportunidades de redução, além de buscar saber qual o impacto dessas atitudes.
É preciso fazer uma análise geral das estratégias que serão tomadas dentro do setor, uma vez que eles podem influenciar no seu andamento ou até mesmo impactar outros setores.
Essa também é uma maneira de ter dados suficientes para sustentar a necessidade dessas otimizações, além de justificar certos custos que podem trazer consequências a curto prazo, porém acabam trazendo mais benefícios posteriormente.
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Identifique as oportunidades
Será que você está deixando oportunidades de otimização de custos em TI passarem despercebidos? Para saber isso, existe uma técnica bastante eficiente. O primeiro passo é elencar todos os gastos e custos da área atualmente.
Depois, analise as informações coletadas com informações sobre o próprio mercado e concorrência, para perceber se o seu setor está “para trás”. Comparando com a média ideal para a área, você poderá entender se o seu setor precisa de otimizações e quais seriam elas.
O contrário também pode acontecer: se os cortes na área forem muitos e a sua média de custos ficar muito abaixo da média, pode significar que o seu setor pode ter dificuldade em manter algumas atividades por falta de verba.
Dessa maneira, é importante analisar bem de maneira externa, mas também não esquecer da individualidade da sua empresa, afinal, um setor que, normalmente, pode requerer muitos gastos, na sua empresa é possível fazer de uma outra maneira que seja econômica e eficiente.
Veja como essas mudanças impactarão a empresa
Como esses gastos impactarão a sua empresa? Funcionários serão demitidos ou realocados? Terão gastos a curto prazo com a implementação de sistemas? Tudo isso deve ser considerado.
É preciso buscar entender se essas ações não apenas afetarão a área financeira do setor de TI, mas se aumentarão ou diminuirão a produtividade da equipe, por exemplo, o que também é um fator importante para o desenvolvimento da área.
Assim, um gasto que, ao primeiro momento, possa parecer uma maior economia para o setor, pode acabar sendo custoso ao longo prazo, pois interfere negativamente na produtividade da equipe.
Ao mesmo tempo, gastar um pouco mais pode resultar em economias ao longo prazo. Com a adoção de um sistema de gestão, por exemplo, evita-se refações e ganha-se tempo dentro do setor, o que pode resultar em mais lucro.
Entenda a exigência dos investimentos
Ao elaborar uma estratégia para otimizar custos, é preciso ter em mente que é necessário abrir mão de alguns elementos do setor ou de fazer adições. Em um primeiro momento, pode parecer estranho gastar para reduzir custos, mas é preciso pensar nessas soluções ao longo prazo.
Faça uma estimativa de gastos e perdas com a aplicação dessas estratégias, avaliando não apenas se o setor tem verba o suficiente para bancá-las, mas se esse investimento terá um bom retorno ao longo prazo, seja em dinheiro ou em produtividade da equipe.
Dessa maneira, o CIO conseguirá ter uma maior segurança das suas decisões, fazendo com que essas mudanças sejam aceitas com mais facilidade pelos superiores ou que sejam monitoradas de maneira apropriada.
Seja um líder
Com toda a estratégia montada, é hora de começar a colocar a mão na massa e pôr as estratégias em curso. Para isso, é importante que CIO se porte como líder, explicando para a equipe as mudanças que devem ser feitas.
Além disso, também é preciso dar orientações durante todo o processo, além de analisar se eles estão sendo feitos corretamente ou se precisam de algum ajuste para chegarem ao resultado estipulado no planejamento.
É importante ter proatividade para fazer as mudanças necessárias, estabelecendo uma governança voltada para a redução de custos. Dessa forma, é possível ter um melhor controle sobre o que está sendo feito.
Também é interessante conversar com a equipe para entender se eles estão notando diferenças negativas ou positivas com a implementação dessas estratégias para otimizar custos, o que pode necessitar de uma revisão no planejamento.
Assim, entendendo o que os CIOs podem fazer para otimizar custos durante a pandemia, você poderá reorganizar o setor de TI financeiramente e colocar em prática medidas que auxiliem em um dinheiro investido de maneira inteligente dentro do setor, aumentando a sua produtividade e qualidade.
Um investimento bem-feito pode ajudar a reduzir custos em TI ao longo prazo. Por isso, confira a ferramenta de gestão da Sumus e entenda como otimizar o seu setor de maneira prática e eficiente!
