Rotinas mais produtivas são possíveis com a organização digital de documentos. Conheça as melhores formas de adotar essa prática na sua empresa.
Como está a organização e a gestão de documentos na sua empresa? À medida que o volume de conteúdos digitais cresce, pode se tornar inviável encontrar as informações necessárias de maneira simples e rápida.
Para se ter uma ideia, os profissionais brasileiros perdem cerca de um mês por ano procurando informações em documentos arquivados. É o que mostrou uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD).
Em razão disso, é preciso ser assertivo na escolha dos serviços responsáveis por essa tarefa. O objetivo não deve ser apenas jogá-los em uma pasta qualquer, mas sim armazená-los e categorizá-los de maneira que sua consulta possa ser feita online e sem maiores complicações.
Neste artigo, vamos abordar a importância de fazer a gestão de documentos online e mostrar como implementá-la de forma assertiva. Acompanhe!
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Gestão de documentos: por que fazer e qual a importância?
A gestão de arquivos e documentos está diretamente ligada à eficiência operacional de uma organização. Não basta apenas armazenar as informações de qualquer maneira, é preciso ordená-las e categorizá-las de forma que se torne mais fácil encontrar qualquer dado a partir de uma simples busca.
No caso de instituições que estão em processo de digitalização de documentos, estar atento a esse cuidado é ainda mais importante. Grande parte dos sistemas atuais já geram dados de forma categorizada, mas nem sempre isso ocorre na digitalização.
A importância da gestão de documentos online também está relacionada à segurança e conformidade. Plataformas modernas oferecem recursos avançados de controle de acesso, criptografia e trilhas de auditoria, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar informações sensíveis.
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Quais são as três fases da gestão de documentos?
A gestão de documentos online pode ser resumida em três fases. Todas elas têm papel fundamental no ciclo de vida de um arquivo, seja ele digital ou físico. Vamos conhecer cada uma delas em detalhes:
Fase 1: criação e captura
Nesta etapa inicial, os documentos são criados ou recebidos pela empresa. Isso pode incluir a geração de novos documentos, como relatórios, contratos ou memorandos, ou a captura de documentos recebidos de fontes externas.
A gestão eficaz começa com práticas sólidas de criação e organização, garantindo que os arquivos estejam devidamente identificados e classificados desde o início.
Fase 2: armazenamento e organização
Uma vez criados ou capturados, os arquivos precisam ser armazenados e organizados de maneira eficiente. Esta etapa envolve a atribuição de metadados, como categorias, datas e palavras-chave, para facilitar a recuperação posterior.
Com a gestão online, os sistemas de armazenamento são projetados para proporcionar fácil acesso, colaboração e segurança.
Fase 3: retenção e descarte
A fase de retenção e descarte trata do gerenciamento do ciclo de vida dos documentos, determinando por quanto tempo eles devem ser mantidos e quando devem ser descartados de maneira segura. Isso está intimamente relacionado aos requisitos legais e regulamentares, pois algumas informações podem precisar ser retidas por um período específico.
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Benefícios da gestão de documentos online
A gestão documental oferece uma série de benefícios significativos para organizações de todos os tamanhos e setores. Abaixo estão alguns das principais vantagens.
Economia de recursos
A primeira vantagem reside na capacidade da gestão de documentos em filtrar o que realmente necessita ser arquivado. Se o processo ainda é conduzido manualmente, a transição para uma abordagem gerencial resulta em significativa economia de recursos, especialmente em relação a gastos com papel e impressão.
Além disso, ao implementar uma gestão eficaz, evita-se a necessidade de um grande espaço físico para arquivamento, bem como a contratação de pessoal dedicado exclusivamente a essa atividade. A possibilidade de automatização dos arquivos pode reduzir ainda mais os custos.
Qualidade dos processos
A estruturação e controle oferecidos por essa prática elevam o padrão de qualidade, permitindo a criação de métodos personalizados de armazenamento.
A categorização dos documentos pode ocorrer de acordo com temas, demandas, áreas específicas ou prioridades, proporcionando uma organização adaptada às necessidades da empresa.
Enquanto arquivos frequentemente acessados podem ser disponibilizados imediatamente, outros que demandam pesquisas menos frequentes ou são mantidos como reserva são gerenciados de maneira eficiente. Com a gestão documental, a recuperação imediata de contratos, relatórios ou cadastros se torna uma realidade sempre que necessário.
Decisões mais seguras
Várias informações essenciais para gestores e empreendedores estão contidas em documentos, os quais podem servir como base para decisões estratégicas.
A acessibilidade facilitada a esses arquivos agiliza o processo decisório, permitindo decisões que conferem vantagem competitiva ao negócio. No mercado corporativo, a agilidade é fundamental, e aqueles preparados para agir rapidamente têm maior probabilidade de obter sucesso.
Imagine, por exemplo, a necessidade de verificar os gastos recentes com matéria-prima para embasar uma nova proposta de venda. Com documentos prontamente acessíveis, a precisão na tomada de decisão é maximizada, contribuindo para o êxito nas transações comerciais.
Otimização de tempo
Se a meta é otimizar o tempo dos colaboradores, uma estratégia que pode ser eficaz é eliminar procedimentos desnecessários e simplificar as operações. Com os documentos armazenados virtualmente, aqueles que necessitam acessá-los podem fazê-lo diretamente de seus computadores, eliminando a necessidade de deslocamento até um local físico.
Ao deixar de lado a tarefa de procurar por pastas e arquivos físicos, o documento se torna mais acessível. Dessa forma, o tempo de trabalho das equipes passa a ser otimizado, descartando processos burocráticos como a localização dos documentos.
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Como implantar a gestão de documentos online de forma assertiva? 5 dicas práticas
Implantar a gestão de documentos online de forma assertiva requer um planejamento cuidadoso e a adoção de estratégias eficazes. Aqui estão cinco dicas para ajudar na implementação bem-sucedida:
1. Avalie as necessidades da organização
Antes de iniciar qualquer sistema de organização de arquivos, é essencial entender as necessidades específicas da organização.
Realize uma análise abrangente dos processos de negócios, identificando os tipos de documentos gerados, os requisitos de colaboração, as questões de segurança e conformidade, entre outros.
2. Promova a conscientização e treinamento
Uma transição eficaz para a gestão de documentos online requer o engajamento e a compreensão de toda a equipe. Promova a conscientização sobre os benefícios da nova abordagem, destacando melhorias na eficiência, colaboração e segurança.
Além disso, forneça treinamento adequado para garantir que os colaboradores estejam confortáveis e proficientes no uso da nova plataforma. Isso reduzirá a resistência à mudança e maximizará a adoção.
3. Implemente em etapas graduais
Evite implementações massivas que possam sobrecarregar a equipe e causar interrupções nos processos de trabalho. Em vez disso, adote uma abordagem gradual, começando com um piloto em uma equipe ou departamento específico.
Isso permite identificar desafios específicos, ajustar o sistema conforme necessário e, em seguida, expandir a implementação para toda a organização de maneira mais controlada.
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4. Integre a gestão de documentos ao fluxo existente
Facilite a adoção da gestão de documentos online integrando-a ao fluxo de trabalho existente. Certifique-se de que a nova solução se alinhe aos processos cotidianos do time, minimizando interrupções e simplificando a transição.
5. Estabeleça políticas de segurança
Estabeleça políticas claras de segurança da informação, controle de acesso e retenção de dados.
Certifique-se de que a solução escolhida atenda aos requisitos regulatórios específicos da indústria e da organização. Isso ajudará a garantir a integridade e a confidencialidade dos documentos armazenados online.
Conclusão
Assinar e controlar documentos online, de forma segura e prática, é hoje uma realidade em muitas companhias. Softwares de qualidade que executam esse tipo de função, diferentemente do que muitos podem imaginar, são acessíveis e cabem no orçamento de empresas de qualquer porte.
O módulo E-Sign da Sumus é uma solução completa em nuvem que traz recursos como envio de documentos de forma automática por e-mail para coleta de assinaturas. Além disso, todos os PDF assinados são armazenados online, tudo em conformidade com as leis de segurança mais rigorosas do mercado.
Consulte a equipe da Sumus e solicite uma proposta de acordo com as necessidades da sua empresa.
