Veja as melhores práticas, benefícios e como implementar um sólido sistema de gestão de ativos para otimizar seus recursos.
Todo gestor ou dono de empresa tem um desejo em comum: ampliar os lucros. Isso se faz aumentando a performance e a produtividade, diminuindo custos e evitando desperdícios. Um dos caminhos para atingir esse objetivo é investir para ter uma gestão de ativos cada vez mais eficiente.
Mas você sabe o que é gestão de ativos e como um Sistema de Gestão de Ativos (SGA) pode te ajudar? Conheça aqui as principais funcionalidades, benefícios e dicas para implementar essa ferramenta na sua organização.
O que é um ativo?
Um ativo é tudo que faz parte do patrimônio de uma empresa, ou seja, todos os recursos que uma empresa possui.
Num primeiro momento, podemos pensar em alguns bens, como o imóvel onde a empresa funciona, sua frota de carros ou o dinheiro que ela possui em caixa, por exemplo. Esses são os chamados ativos tangíveis, ou seja, coisas que são de propriedade da empresa que são concretas, podem ser tocadas. Aqui também entram todos os equipamentos, máquinas e mobiliário que a empresa possui.
Mas a gestão de ativos vai muito além disso, abrangendo também os chamados ativos intangíveis. Eles são bens que a empresa possui, mas que não “existem fisicamente”. Aqui entram, por exemplo: softwares, licenças, marcas patenteadas, direitos de uso, direitos autorais, direitos de propriedade e até mesmo a carteira de clientes, modelos, projetos e o capital intelectual e know-how na sua área de atuação.
O que é gestão de ativos e porque ela é tão importante?
Os ativos têm um papel fundamental em garantir o crescimento e a saúde financeira da empresa. Neste sentido, é necessário haver um conjunto de práticas que visa manter todos esses bens da empresa preservados. A essas práticas é dado o nome de gestão de ativos.
Esse gerenciamento dos ativos é importante para garantir uma melhor alocação dos recursos, de forma a extrair o maior valor possível dos ativos da empresa. A gestão de ativos busca balancear custos, oportunidades e riscos, otimizar a performance e, por fim, aumentar os lucros da organização.
Uma das principais funções da gestão de ativos está no acompanhamento do ciclo de vida dos equipamentos e bens materiais da empresa. Acompanhando o uso de um dispositivo ou maquinário do início ao fim é possível ter mais controle, atuar mais ativamente na preservação do patrimônio e tomar decisões certeiras na gestão da organização.
Uma boa referência para se consultar quando o assunto é gestão de ativos é a norma ISO 55000, que traz um conjunto de diretrizes essenciais para a gestão estratégica de ativos nas indústrias. Seguindo a norma, é possível tomar decisões embasadas em evidências, levando em conta aspectos operacionais, técnicos e financeiros.
O que é um Sistema de Gestão de Ativos (SGA)?
Qualquer processo que uma empresa utilize para rastrear seus bens e equipamentos e gerenciar seu inventário pode ser considerado um Sistema de Gestão de Ativos, até mesmo se esse serviço for feito “a mão”, com papel e caneta, ou então em planilhas do Excel.
Porém, atualmente, não existe a necessidade de nenhuma empresa, nem mesmo as menores, realizarem a sua gestão de ativos de forma tão rudimentar. Isso porque existem diversas soluções de softwares de gestão de ativos disponíveis no mercado, capazes de automatizar, facilitar e tornar mais eficiente o gerenciamento de ativos da sua organização.
Principais funcionalidades de um Sistema de Gestão de Ativos (SGA)
Assim como a gestão de ativos é um conceito muito amplo, abrangendo diferentes tipos de ativos, tangíveis e intangíveis, o mundo dos Sistemas de Gestão de Ativos também oferece diferentes soluções. Dependendo do tamanho da empresa, da atividade exercida e quais ativos serão gerenciados, existem funcionalidades diferentes oferecidas por cada software que podem auxiliar.
Confira alguns tipos de Sistemas de Gestão de Ativos, e para que eles podem ser utilizados:
- Softwares de Enterprise Asset Management, ou EAM: normalmente são programas altamente integrados, utilizados para fazer gestão de projetos, de operações, de inventário e de manutenção, incluindo até mesmo fornecedores e contabilidade;
- Computerised Maintenance Management System, ou CMMS: essas soluções focam especificamente na gestão das instalações da empresa e requisições de manutenção. Normalmente é utilizado pelos funcionários para “abrir chamados” sempre que algo precisa ser consertado ou substituído;
- Intelligent Maintenance Management Platform, ou IMMP: são ferramentas mais completas e flexíveis, capazes de coordenar tudo na empresa, tanto ativos tangíveis quanto intangíveis;
- Gestão de ativos fixos: software utilizado para gerir a manutenção, segurança e contabilidade dos chamados “ativos fixos”, como terrenos, edifícios, instalações técnicas, etc;
- Gestão de ativos de TI: as empresas atualmente dependem muito dos seus ativos de TI, isto é, equipamentos como celulares e computadores, licenças de uso de softwares, servidores de armazenamento, base de dados, etc. Esses softwares ajudam a fazer a gestão desse tipo de ativo intangível.
- Gestão de dados e mídia: arquivos, documentos e mídias também podem ser considerados ativos da empresa. Esses softwares atuam na digitalização e catalogação desses arquivos, mantendo-os seguros.
Benefícios de um Sistema de Gestão de Ativos (SGA)
A gestão de ativos traz muitos benefícios para as organizações. Alguns dos listados pela ISO 55000 são:
- Melhoria do desempenho financeiro da instituição;
- Decisões mais acertadas e informadas no investimento em novos ativos;
- Melhor gerenciamento de riscos;
- Melhora na entrega do produto/serviço final da empresa;
- Certeza da conformidade com regulamentos;
- Melhora da reputação da empresa;
- Mais eficiência e produtividade;
- Responsabilidade social e sustentabilidade organizacional;
Utilizar um Sistema de Gestão de Ativos automatizado intensifica ainda mais esses benefícios, já que automatiza diversas tarefas do gerenciamento de ativos, trazendo uma maior eficiência e reduzindo o risco de perda de informações e erros humanos.
Implementação de um Sistema de Gestão de Ativos
De acordo com a norma ISO 55000, a implementação de um Sistema de Gestão de Ativos deve seguir em três fases, sendo elas:
Fase 1 – Concepção
Aqui é necessário compreender o contexto interno e interno da organização, identificando quais são os ativos a serem gerenciados e quais são as partes interessadas que participarão dessa gestão.
Aqui é estabelecido um escopo desse Sistema de Gestão de Ativos. A liderança deve definir papéis e responsabilidades e alocar os recursos necessários para que a implementação ocorra.
Fase 2 – Implantação
Essa fase pode ser dividida em 4 principais passos: planejamento, suporte, operação e avaliação de desempenho.
Na etapa de planejamento, a organização deve traçar um plano de como será feita essa implantação, considerando os objetivos, as metas, os indicadores de desempenho, quem irá utilizar o sistema, como será o treinamento, etc.
Depois começa a fase do suporte, na qual a organização deverá fornecer todos os recursos adequados para a implantação do sistema. Isso pode exigir novos computadores, contratação de mão de obra, treinamento de uso do sistema para quem vai utilizá-lo, etc.
Na etapa de operação, o sistema entrará em funcionamento de fato. É importante que haja um acompanhamento de perto, realizando testes e inspeções e monitorando a eficiência do sistema.
Por fim, existe a etapa de avaliação de desempenho, na qual os dados coletados devem ser analisados, medindo os indicadores que foram definidos na etapa de planejamento.
Fase 3 – Sustentação
Após realizada a implantação do sistema, este deve ser constantemente avaliado e melhorado. A organização pode fazer isso através da realização de auditorias internas e revisões gerais para verificar a eficácia do sistema.
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Uma gestão de ativos eficiente é essencial para o sucesso financeiro e a manutenção da saúde operacional de qualquer organização. Para que esse gerenciamento funcione da melhor forma, a melhor solução é contar com um software de Sistema de Gestão de Ativos, também conhecido como SGA.
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