Atualmente, um software de gestão de ativos eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer organização, seja qual for o seu segmento e seu porte. Seja na área de telefonia, TI ou qualquer outro setor, contar com um software de gestão de ativos sob medida pode ser a chave para otimizar processos, reduzir custos e impulsionar a produtividade.
Por isso, neste artigo, elencamos sete dicas valiosas para ajudar você a escolher o melhor software de gestão de ativos para sua empresa.
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Avalie suas necessidades
Antes de iniciar a busca pelo software ideal, é essencial entender as necessidades específicas da sua empresa. Com isso, realize uma análise detalhada dos ativos que precisam ser gerenciados.
Leve em consideração todos os ativos referentes à telefonia (celulares e fixos), infraestrutura de TI (notebooks e periféricos), mobiliário (cadeiras, mesas, armários), estoques, entre outros.
Identifique quais funcionalidades são essenciais para o seu negócio, tendo em mente aspectos como controle de inventário, rastreamento de ativos, integração com sistemas existentes e relatórios personalizados.
Home Office – O esquema de home office, cada vez mais comum entre as empresas, tornou o gerenciamento de ativos ainda mais crucial. Por isso é fundamental garantir que esses ativos sejam devidamente controlados, rastreados e gerenciados, mesmo fora do ambiente corporativo. Assim, é possível otimizar o uso dos ativos da empresa e assegurar uma gestão eficaz de todos os ativos, independentemente de sua localização física.
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Pesquise e compare opções
Com as necessidades da sua empresa em mente, inicie a pesquisa por softwares de gestão de ativos. A Sumus possui ampla experiência em softwares de gestão de ativos e em plataformas de gestão de facilities e ativos em nuvem (Sumus Concept).
Acesse o nosso site e analise nossos serviços e soluções com base nos critérios que você estabeleceu anteriormente.
Ademais, é sempre bom ter mais de uma empresa em vista. No entanto, antes de bater o martelo, é importantíssimo verificar a reputação do fornecedor, sua experiência no mercado e a qualidade do suporte oferecido.
Vale consultar a opinião de clientes para saber de que forma esse fornecedor os tem ajudado.
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Priorize a usabilidade e a interface intuitiva
Um dos aspectos mais importantes a serem considerados ao escolher um software de gestão de ativos é a sua usabilidade. A interface do sistema ou plataforma deve ser intuitiva e de fácil navegação, permitindo que os usuários aprendam rapidamente a utilizar as funcionalidades oferecidas.
Portanto, faça testes de demonstração dos softwares e plataformas dos fornecedores em sua lista para avaliar a experiência do usuário.
E verifique se ele atende às necessidades da sua equipe, claro. Lembre-se de envolver os principais usuários do software nesse processo para garantir que a solução seja adequada a todos.
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Capacidade de registar informações e gerar relatórios
Igualmente, é preciso considerar a capacidade do software de registrar informações de fornecedores e valores de ativos, e gerar relatórios personalizados. Esses dados fornecerão insights valiosos sobre os ativos corporativos.
Por isso, é importante que o software permita o registro dos contratos de fornecedores, incluindo informações como prazos, condições de pagamento e políticas de garantia.
Dessa maneira, a empresa mantém um histórico completo e atualizado dos fornecedores. E pode acompanhar os contratos em vigor, facilitando a renovação ou substituição quando necessário.
O software deve permitir também o registro dos valores dos ativos, tanto no momento da aquisição quanto durante o ciclo de vida. A depreciação dos ativos também deve ser considerada. Isso facilita visualizar e controlar os investimentos da empresa.
Esses dados, juntamente com os relatórios emitidos pelo software, ajudam identificar tendências, realizar análises mais aprofundadas e tomar decisões estratégicas. Esses relatórios podem abranger aspectos como a vida útil dos equipamentos, custos de manutenção, histórico de movimentação e muito mais.
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Verifique a integração com outros sistemas
Entretanto, em muitas empresas, existem diferentes sistemas em uso para gerenciar diferentes áreas. Portanto, é fundamental escolher um software de gestão de ativos que possa se integrar facilmente aos sistemas já existentes.
A integração eficiente entre diferentes sistemas garante a troca de informações de forma transparente, evitando retrabalhos e melhorando a precisão dos dados.
Sendo assim, certifique-se de que o software ou plataforma escolhida seja compatível com os sistemas utilizados em sua empresa, como CRM, ERP ou sistemas financeiros.
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Considere a escalabilidade e a flexibilidade
Uma empresa em crescimento está constantemente evoluindo e expandindo suas operações. Por isso, é essencial escolher um software de gestão de ativos que seja escalável e flexível o suficiente para acompanhar as mudanças do seu negócio.
Observe se o software permite adicionar novos recursos e funcionalidades conforme necessário, assim como a capacidade de suportar um aumento no volume de dados e usuários.
Além disso, na Sumus, sua empresa conta software e plataformas que crescem junto com a sua empresa, evitando toda aquela dor de cabeça futura gerada por sistemas que simplesmente estacionam no tempo e não evoluem com o cliente.
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Avalie a segurança da informação
A segurança dos dados é deve ser a preocupação central de qualquer organização. Ao escolher um software de gestão de ativos, verifique as medidas de segurança adotadas pelo fornecedor para proteger suas informações confidenciais.
Questione sobre criptografia de dados, controle de acesso, backups regulares e políticas de privacidade. Certifique-se de que o software esteja em conformidade com as regulamentações de segurança e privacidade em vigor, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
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Considere o custo-benefício
Por fim, leve em consideração o custo-benefício da solução. Analise os custos associados à aquisição do software, como licenças, implantação e treinamento, bem como os custos de manutenção e suporte contínuo.
Além disso, é importante avaliar o retorno sobre o investimento esperado em termos de eficiência operacional, redução de custos e aumento da produtividade.
Portanto, escolher um software de gestão de ativos com bom custo-benefício significa encontrar o equilíbrio entre preço e valor agregado para a sua empresa.
DICA PLUS: Gerenciamento de Termo de Entrega de Ativos e Assinatura Digital
Outro aspecto importante a ser considerado ao escolher um software de gestão de ativos é a capacidade de gerenciar termos de entrega de ativos e utilizar assinatura digital.
A Sumus Concept disponibiliza a função àqueles que realizam a gestão de seus ativos em nuvem. Essas funcionalidades agilizam e garantem a segurança no processo de entrega e devolução dos ativos. Especialmente em empresas que possuem uma grande quantidade de colaboradores ou ativos dispersos em diferentes locais.
O software permite o registro de informações detalhadas no termo de entrega, como data, responsáveis envolvidos, descrição dos ativos e condições de uso. O que proporciona um controle mais eficiente, evitando perdas ou danos aos ativos da empresa.
A utilização de assinatura digital é uma excelente ferramenta para validar e agilizar o processo de entrega. Com a assinatura digital, é aumentar a segurança e garantir a autenticidade do termo de entrega.
Portanto, a escolha do melhor software de gestão de ativos é um passo importante para otimizar a gestão da sua empresa. Ao seguir as dicas apresentadas neste artigo, você estará mais preparado para avaliar as opções disponíveis no mercado e tomar uma decisão assertiva.
Lembre-se de envolver os principais interessados na escolha do software, como gestores, equipe de TI e usuários finais, para garantir que a solução atenda às necessidades de todos.
Com a escolha certa, você estará no caminho certo para alcançar uma gestão de ativos eficiente, reduzir custos e impulsionar o sucesso do seu negócio. Entre em contato com a Sumus.
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