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E-mail profissional: Como criar e qual o melhor?

Homem vestido com um terno, apontando para a imagem de uma carta, a qual representa um e-mail.

Usar um e-mail profissional passa credibilidade, reforça a marca, e traz mais segurança e organização. E esse ponto de comunicação pode ser facilmente criado em plataformas com hospedagem de e-mails. Veja como!

O e-mail profissional é mais do que uma simples ferramenta de comunicação no ambiente de trabalho; é uma extensão da identidade e credibilidade de uma empresa.

Ao utilizar um endereço de e-mail exclusivamente dedicado às atividades profissionais, como interações com clientes, fornecedores e colegas, você não apenas otimiza a organização das suas mensagens, mas também adiciona valor substancial ao seu negócio.

Este endereço, com um domínio personalizado que carrega o nome da sua empresa, funciona como um selo de autenticidade, atestando a existência legítima da sua empresa.

Neste artigo, vamos explorar a importância e os benefícios de adotar uma abordagem profissional para o uso do e-mail e como isso contribui para a excelência nos negócios.

O que é um e-mail profissional?

O e-mail profissional é aquele endereço de e-mail utilizado exclusivamente para realizar tarefas de trabalho, como se comunicar com clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros e outros funcionários da empresa.

Possuir um endereço de e-mail profissional, isto é, com domínio personalizado com o nome da sua empresa, acrescenta valor ao seu negócio. É uma forma de passar credibilidade e profissionalismo, como se fosse um atestado que sua empresa “existe de verdade”.

É necessário lembrar que, nos tempos atuais, com tantos golpes e tentativas de fraude acontecendo no meio digital, as pessoas tendem a desconfiar mais das comunicações que recebem. O endereço de e-mail corporativo serve como uma “conta verificada”, afirmando que aquele contato realmente pertence àquela empresa.

Importância e benefícios em ter um e-mail corporativo

Existem diversas razões pelas quais é importante possuir um e-mail corporativo, separado do seu e-mail pessoal. Além de manter a organização das mensagens, essa separação também é importante para a segurança de dados, a credibilidade e o reforço da sua marca. Confira!

Mais organização

Centralizar todas as mensagens profissionais em uma conta de e-mail, separando-as do seu e-mail pessoal é extremamente importante. Isso garante uma maior organização nas suas atividades diárias, além de trazer mais segurança de dados para o seu negócio.

Mais segurança

Além de garantir uma maior segurança de dados para a empresa, o endereço de e-mail profissional também passa mais sensação de segurança ao público externo que se comunica com a sua empresa através da plataforma. O domínio personalizado atesta que aquele contato realmente pertence à empresa, evitando o medo de golpes ou fraudes.

Profissionalismo e credibilidade

O endereço de e-mail empresarial é essencial para passar profissionalismo e credibilidade para os seus clientes, fornecedores e parceiros.

Apesar de não ser necessária nenhuma verificação ou comprovação para possuir um domínio personalizado (basta pagar pelo serviço), essa imagem mais profissionalizada ainda existe no imaginário popular.

E-mails de domínio público, como @gmail.com ou @outlook.com passam a percepção de uma empresa pouco estruturada e pouco profissional. Por isso, investir num domínio próprio, que garanta e-mails personalizados, é necessário para se estabelecer com força no mercado.

Reforço de marca

Além de todos esses fatores, o domínio de e-mail corporativo também é uma boa ferramenta de marketing, pois ajuda a reforçar a marca na mente do consumidor. O aumento da credibilidade da marca também é importante para essa área.

Como criar um e-mail profissional?

O primeiro passo para criar um e-mail profissional é possuir um domínio. Um domínio é o seu endereço web, normalmente utilizado como o seu site. Por exemplo, aqui no caso da Sumus, o nosso domínio é www.sumus.com.br.

Qualquer pessoa pode comprar um domínio, basta acessar um host ou um registrador de domínio e encontrar um endereço que ninguém esteja utilizando. Para ser proprietário de um domínio é preciso pagar uma taxa, que normalmente é bem baixa e é paga anualmente.

Com seu domínio registrado, você precisa contratar um plano de hospedagem para e-mails profissionais neste domínio. Existem diversas empresas que oferecem soluções nessa área, com planos e preços para diferentes usos e tamanhos de empresa.

Símbolo @ impresso em um envelope de carta branco.

Na hora de criar os e-mails profissionais você terá que escolher os endereços de e-mail. Depois do @, virá o domínio da sua empresa. Os e-mails da Sumus, por exemplo, são @sumus.com.br, como o domínio do nosso site. Antes do símbolo @ virá o endereço de e-mail.

Você pode criar e-mails para os departamentos da sua empresa, como, por exemplo: [email protected] ou [email protected]. Outra possibilidade é utilizar o nome dos funcionários que farão uso do e-mail, como [email protected].

A dica aqui é que o e-mail deve ser fácil de memorizar, de escrever e de ser passado verbalmente. Incluir palavras de grafia muito complicada no endereço de e-mail pode causar transtornos futuros.

Dicas para usar o seu e-mail profissional

Organize sua caixa de entrada

Manter uma caixa de entrada organizada é essencial para a eficiência e produtividade. Exclua regularmente e-mails não importantes para evitar a sobrecarga de mensagens. Além disso, crie pastas organizadas para armazenar conversas relevantes que precisam ser guardadas por mais tempo. Utilizar softwares de organização de e-mail pode facilitar a categorização e busca de mensagens.

Mantenha a etiqueta profissional

Ao comunicar-se por e-mail, é crucial manter uma etiqueta profissional. Evite o uso excessivo de emojis ou abreviações informais. Seja claro e conciso em suas mensagens, utilizando uma linguagem formal. Respeite os prazos de resposta e mantenha um tom cortês, mesmo em situações mais informais. Lembre-se de que a comunicação por e-mail é uma extensão da sua imagem profissional.

Aprenda mais: Regras para utilizar o telefone corporativo

Utilize uma assinatura de e-mail personalizada

Incluir uma assinatura de e-mail personalizada é uma maneira eficaz de transmitir profissionalismo. Considere incluir informações relevantes, como seu nome, cargo, empresa, telefone e até mesmo a logo da empresa em formato de imagem. Isso não apenas fornece dados essenciais de contato, mas também transmite uma imagem corporativa consistente. A utilização de uma assinatura bem elaborada contribui para a credibilidade e identidade profissional.

Cuide da escrita e formatação dos e-mails

A escrita e formatação adequadas são aspectos cruciais da comunicação por e-mail. Certifique-se de utilizar a norma culta da língua portuguesa, evitando erros gramaticais e ortográficos. Divida seu texto em parágrafos para facilitar a leitura e seja objetivo em sua comunicação. Uma apresentação cuidadosa e profissional contribui para uma imagem positiva.

Qual é o melhor e-mail profissional?

Existem diversos serviços de e-mail profissional disponíveis no mercado; por isso, é importante buscar informações para tomar uma decisão consciente e que não traga problemas futuros para a sua empresa.

Na hora de procurar um serviço de hospedagem de e-mail corporativo, leve em conta alguns fatores como, por exemplo:

Suporte para domínio personalizado: o domínio do e-mail corporativo deve ter o nome da sua empresa, pois isso passa mais segurança, credibilidade e profissionalismo na hora de se comunicar com clientes e fornecedores. Essa é uma das razões pelas quais você pode querer pagar por um serviço de e-mail comercial, ao invés de utilizar as soluções gratuitas disponíveis.

Interface amigável, intuitiva e fácil de usar: o e-mail corporativo é usado diversas vezes ao dia, sendo essencial para a realização de diversas tarefas de trabalho. Por essa razão, a interface da caixa de entrada deve ser fácil de usar e intuitiva; caso contrário, isso pode gerar dificuldades e problemas no fluxo de trabalho.

Espaço de armazenamento: diferentes empresas e planos oferecem tamanhos de armazenamento diferentes na caixa de entrada do e-mail e de arquivos na nuvem. Aqui você precisa estimar qual será a quantidade de mensagens trocadas diariamente pelas contas de e-mail profissional para escolher um plano que satisfaça as necessidades da equipe. Certifique-se também que é possível aumentar esse espaço, conforme seu negócio for crescendo e as suas necessidades mudarem.

Segurança de dados: a segurança de dados é uma crescente preocupação nas empresas, principalmente devido à LGPD, que pode responsabilizar as organizações caso ocorram vazamentos de dados por negligência. Neste sentido, é importante verificar se as medidas de segurança digital oferecidas pelo provedor de e-mail corporativo são satisfatórias.

Veja também: Elementos essenciais para a segurança nos dispositivos corporativos

Acesso POP e IMAP: essas são configurações técnicas necessárias para que você possa acessar o seu e-mail de outros dispositivos, como aplicativos para celulares e tablets ou até mesmo softwares de e-mail para computadores, laptops e desktops.

Recursos adicionais: muitas vezes as empresas que hospedam e-mails profissionais oferecem outros recursos que auxiliam no dia a dia da equipe, como conversas via chat rápido, chamadas de vídeo ou documentos compartilhados. Verifique quais recursos fazem sentido para a sua empresa e contrate aquele plano que trará mais vantagens.

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