Como evitar pagar contas duplicadas na área de telecom e parar de perder dinheiro?

De acordo com a resolução 632, as empresas que receberem cobranças indevidas de telefonia receberão o valor em dobro. Entretanto, pagar contas duplicadas uma mesma despesa continua sendo uma dor de cabeça.

Neste texto, explicaremos como uma Gestão de Telecom eficiente pode auxiliar a evitar pagar contas duplicadas, e assim, ajudar empresas a conseguirem pagar suas contas apenas uma vez e no período certo.

 

Por que é importante saber lidar com pagar contas duplicadas?

Imagine a seguinte situação: a sua empresa está no período de pagar todas as suas contas e valores referentes a contratos de telecom e, percebe que, por falta de atenção ou organização, uma ou mais contas foram pagas mais de uma vez.

Como consequência, a sua empresa acabará tendo um grande gasto com o pagamento de contas sem necessidade, fazendo com que esse dinheiro faça falta para investir em outras áreas da instituição.

Assim, é importante que as empresas invistam em uma boa gestão de telecom, bem como uma boa análise do pagamento de contas nessa gestão, evitando, assim, o pagamento duplicado. Afinal, mesmo que o valor seja devolvido, isso pode demorar ou resultar em muita burocracia. 

De maneira geral, não ter uma boa gestão de contas pode trazer problemas para a sua empresa, uma vez que as atividades do dia a dia podem ficar comprometidas ou mais complicadas do que seriam normalmente.

O ideal é que ele se torne mais automático e menos manual, fazendo com que o tempo para realizar certas tarefas ou até mesmo o índice de erros e refações seja menor.

 

Como fazer uma boa gestão de contas em Telecom?

Agora que você entendeu os problemas em não ter uma boa gestão de contas na sua empresa, principalmente com a área de Telecom, além de verificar as consequências que esse problema pode causar para toda a empresa, está na hora de conferir algumas dicas de como ter uma boa gestão de Telecom.

 

Invista em automação

A automação também é uma ótima maneira de ajudar as finanças do seu setor de telecom. Isso acontece porque, com uma ferramenta de gestão, é possível ter um controle das contas que precisam ser pagas e das que já foram quitadas.

Além disso, a automação auxilia na redução de custos, já que evitará o pagamento de multas,  pagar contas duplicadas ou na contratação de mais funcionários para auxiliar na realização de tarefas do setor.

O investimento em ferramentas de gestão auxilia na tomada de decisões mais acertadas, uma vez que você terá uma maior riqueza de informações, conseguindo fazer uma análise mais inteligente do que seria melhor para a empresa.

 

Faça um desenvolvimento de inventário

Não são apenas as contas duplicadas que precisam ser monitoradas, mas também os serviços utilizados no setor de comunicação. 

É importante saber quais os aparelhos estão disponíveis, quais estão apresentando defeitos e quais precisam de manutenção ou revisão.

Dessa maneira, você conseguirá manter a produtividade do setor, já que poderá garantir que todos os equipamentos necessários estejam disponíveis e funcionando para os funcionários.

 

Tenha organização

Organização é um dos principais pontos-chave para que você consiga fazer uma boa gestão de telecom. Dessa maneira, você terá um melhor controle sobre as contas a receber ou a pagar, o dinheiro que está sendo gasto nessas transações, entre outros dados importantes.

Com esses dados, será possível fazer uma análise do setor de contas e verificar o que pode ser melhorado para que o custo seja reduzido, sem perder a qualidade do serviço ou tornar o processo mais complicado para a equipe.

 

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Além de pagar contas duplicadas, quais os principais erros na gestão de contas de Telecom?

Além de tomar algumas medidas para ter uma melhor gestão de contas na área de telecom, também é importante se atentar com algumas ações que devem ser evitadas pela equipe, o que pode comprometer a eficiência desse setor.

 

Não conhecer as despesas de maneira aprofundada

É importante que os funcionários entendam o que de fato é aquela conta que está sendo paga. Dessa maneira, fica mais fácil saber quais pendências devem ser priorizadas e quais as que podem ser renegociadas.

Tendo essas informações, fica mais fácil ter uma visão estratégica das suas contas, conseguindo controlar melhor o dinheiro que será gasto para o pagamento dessas contas, bem como saber dispor desses prazos de pagamento durante o mês.

Além disso, pode ser possível até mesmo negociar certas contas ou fazer a  revisão de contratos antigos, para que o serviço tenha um bom custo-benefício para a empresa.

Assim, caso perceba que a despesa não está dando os resultados esperados, será possível avaliar a escolha de um outro fornecedor para prover determinado serviço, com uma qualidade melhor e mais barato.

 

Não prestar atenção no vencimento das dívidas

Um dos erros mais comuns com relação ao pagamento de contas é não prestar atenção no prazo final de pagamento. Quando esse controle é feito de maneira manual, é muito comum achar que o pagamento está dentro do prazo, quando na verdade não está.

Ao fazer o monitoramento das contas a pagar por meio de uma ferramenta de gestão, fica mais fácil saber o real prazo das contas, além de poder ser alertado quando essa data está se aproximando.

Dessa maneira, é evitado o pagamento de multas e juros, além de deixar o setor de contas bem organizado e funcionando corretamente, o que é benéfico para toda a empresa.

 

Entendendo melhor como não pagar contas duplicadas de telecom mais de uma vez, além dos problemas que podem ser gerados com essa atitude, você se organiza melhor financeiramente, tendo uma melhor gestão de contas e de toda a área.

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