Fazer o controle de gastos com telefonia móvel na empresa pode ser mais prático do que parece. Com a ajuda de um software de gestão, por exemplo, a tarefa fica muito mais fácil. Veja como!
A era da mobilidade faz com que praticamente todo mundo hoje precise ter um celular. Nas empresas, esse cenário apresenta pontos positivos e negativos.
Saber lidar com todos esses contrapontos é o desafio maior enfrentado pelos gestores, que precisam criar canais de comunicação ágeis e eficientes ao mesmo tempo em que sejam menos onerosos na lista de despesas.
Existem diversas formas de reduzir os gastos com telefonia móvel em uma companhia. Não basta apenas tomar uma medida, é preciso prestar atenção ao conjunto delas para se obter os melhores resultados.
Nesse artigo, vamos listar algumas das ações práticas que você pode fazer para que os gastos decorrentes de serviços como esses sejam os menores possíveis.
Por que fazer uma boa gestão de custos em telefonia móvel?
É evidente que estamos cada vez mais conectados e dependentes da mobilidade. Nesse cenário, o uso de celulares corporativos por parte das empresas é quase universal.
Segundo dados da TIC Empresas, 92% das empresas com mais de 250 funcionários usam dispositivos empresariais. O índice é de 83% para as organizações que possuem entre 50 e 249 funcionários, e de 63% para aquelas que têm menos de 50 colaboradores.
Esse uso é impulsionado pela crescente necessidade de comunicação instantânea e acessibilidade. Hoje, o celular é usado para muito mais do que apenas fazer e receber ligações.
Nele, os funcionários podem se comunicar com clientes, fornecedores e colegas de trabalho, receber, editar e enviar documentos, fazer reuniões por vídeo e executar uma variedade de outras atividades, a depender de sua área de trabalho.
E, como esperado, o aumento do uso dos dispositivos móveis significa também alguns desafios financeiros para as empresas.
Uma gestão inadequada dos custos em telefonia móvel pode resultar em gastos excessivos e desperdícios financeiros consideráveis para as empresas, levando a um desequilíbrio no orçamento que afeta diretamente a lucratividade e a competitividade no mercado.
Portanto, é fundamental que as empresas adotem práticas eficientes de gestão de custos em telefonia móvel. Uma gestão adequada não apenas ajuda a controlar os gastos, mas também permite otimizar os recursos disponíveis, garantindo uma alocação mais eficaz dos recursos financeiros.
Confira: Algumas dicas para usar o celular corporativo de forma consciente
Dicas para controlar os gastos com telefonia móvel
Completamente essencial para o funcionamento das empresas atualmente, a telefonia móvel representa um gasto mensal significativo para as organizações. Neste sentido, saber como controlar esses gastos é essencial para manter a saúde financeira do seu negócio em dia.
Separamos algumas dicas especiais dos nossos especialistas para te ajudar nessa missão. Confira!
Faça uma auditoria nas suas contas
Você sabia que é bem provável que as suas contas telefônicas estejam recheadas de cobranças indevidas e, sem um sistema de gestão de telecom, você nunca vai conseguir descobrir isso? Isso acontece pelo simples fato de que as operadoras muitas vezes cobram tarifas indevidas, conforme o horário das ligações, e não há um sistema preciso para simples conferência.
Empresas que adotam sistemas gerenciadores tarifários acabam descobrindo que, muitas vezes, os valores cobrados indevidamente podem chegar a quase 30% do valor da conta telefônica.
A realização de uma auditoria permite que você compare os dados coletados pelo sistema com a base da operadora e peça uma reavaliação caso encontre discrepâncias.
Elabore um bom planejamento
Um planejamento cuidadoso é essencial para controlar os gastos com telefonia móvel de forma eficaz.
Após fazer uma auditoria nas suas contas, você deve ter uma visão completa de como os dispositivos móveis estão sendo utilizados dentro da empresa, conhecendo os padrões de uso e as principais atividades realizadas por meio dos celulares corporativos.
A partir disso, defina quais ações serão tomadas a fim de reduzir os custos com telefonia. Ao longo desse texto você irá conferir algumas sugestões de ações que se provam eficientes, como possuir uma política de uso de celulares corporativos e renegociar seus planos de telefonia.
O planejamento é importante pois nem sempre todas as ações podem ser realizadas imediatamente, devido a quebras de contato que podem gerar multas altíssimas. Além disso, o planejamento deve definir com que frequência as contas precisam ser auditadas novamente e renegociadas, pois esse deve ser um trabalho constante.
Crie uma política de uso
A partir do momento em que você entrega um smartphone para alguém, com uma franquia de dados ou de minutos de ligação ativos, é importante haver um comprometimento da parte de quem recebe a ferramenta de trabalho.
A cessão de um celular não deve ser tratada como um “benefício”, uma vez que, na prática ele, é algo que deve ser usado estritamente para o trabalho.
Dessa forma, cada pessoa de posse de um aparelho deve se submeter às regras impostas pela empresa, não excedendo os limites de uso no mês, de forma a não comprometer a franquia para os demais funcionários.
Obviamente pode haver exceções à regra, mas o ideal é que se evite ao máximo que isso aconteça.
Leia também: Regras para usar o telefone corporativo
Desative os recursos não utilizados
Uma maneira eficaz de controlar os gastos com telefonia móvel é desativar os recursos que não são utilizados pelos funcionários, já que muitas vezes os planos de celular incluem serviços adicionais que não são essenciais para as atividades comerciais da empresa.
Com base na auditoria que foi realizada nas suas contas, desative seletivamente os recursos não utilizados em cada linha de celular corporativo. Isso pode incluir serviços como roaming internacional, chamadas para números premium ou planos de dados adicionais que não são aproveitados.
Informe claramente aos funcionários sobre quais recursos estão sendo desativados e as razões por trás dessa decisão. Certifique-se de que compreendem a importância de otimizar os recursos disponíveis para reduzir os custos com telefonia móvel.
Evite multas e juros
É crucial para uma gestão financeira eficiente evitar multas e juros decorrentes do atraso no pagamento das contas. Perder os prazos de pagamento pode resultar em custos adicionais e impactar negativamente o fluxo de caixa da empresa.
Mantenha um calendário de pagamentos atualizado com todas as datas de vencimento das contas de telefonia móvel e outras despesas. Certifique-se de que as faturas sejam revisadas e processadas em tempo hábil para evitar atrasos.
Utilize sistemas de pagamento automático ou agendamento de pagamentos para garantir que as contas sejam pagas dentro do prazo, mesmo em momentos de alta carga de trabalho ou ausência de funcionários responsáveis pelas finanças.
Um software de gestão de custos, como o da Sumus, pode ser um incrível auxílio nesse processo, proporcionando uma visão abrangente das finanças da empresa e facilitando o acompanhamento dos pagamentos.
Renegocie seus planos de telefonia
Após dois ou três meses de uso de um sistema tarifador telefônico, você já será capaz de fazer um diagnóstico completo dos seus gastos. Será possível, por exemplo, apontar individualmente aqueles colaboradores ou setores que são mais onerosos nesse sentido.
Em certos casos, você pode rever a necessidade de um plano de telefonia para alguns colaboradores enquanto aumenta a franquia de outros.
O ponto principal é que você vai ter um parâmetro para saber se as quantidades que você contratou são mesmo as mais adequadas. Pode ser que você esteja pagando por um serviço que não utiliza, ainda que seja com desconto.
Lembre-se: em se tratando de despesas empresariais, qualquer item não utilizado, pelo qual você dispenda um real que seja, é um dinheiro que poderia ser economizado.
Portanto, de posse dos seus gráficos de análise, sente com a sua operadora e renegocie os termos do plano de telefonia. Se for necessário, mude de operadora caso outra companhia tenha uma proposta mais vantajosa.
Descubra: Como otimizar os planos de celular corporativo com o Billing Telecom da Sumus?
Invista em um software de automação
Um dos passos mais eficazes para uma gestão otimizada dos gastos com telefonia móvel é investir em um software de automação financeira. Essas ferramentas oferecem uma variedade de recursos que podem facilitar significativamente o processo de controle e monitoramento dos custos relacionados aos celulares corporativos.
Um software de automação permite centralizar todas as informações relacionadas às despesas com telefonia móvel em um único sistema. Isso facilita o acesso aos dados e simplifica o processo de análise e tomada de decisão.
Além disso, é possível visualizar os gastos com telefonia móvel em tempo real, permitindo identificar rapidamente qualquer irregularidade ou padrão de uso excessivo.
Essas ferramentas oferecem a capacidade de gerar relatórios detalhados sobre os gastos com telefonia móvel, incluindo informações como consumo de dados, minutos de ligação e custos por linha ou departamento. Esses relatórios são essenciais para uma análise mais aprofundada e para identificar oportunidades de otimização.
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