Auditoria interna é uma avaliação independente das atividades organizacionais para garantir conformidade e eficácia. Seu propósito é aprimorar a gestão e contribuir para melhorias contínuas. Saiba mais sobre o que é auditoria interna!
Uma empresa deve sempre buscar o aprimoramento contínuo dos seus processos internos, a fim de manter-se em crescimento e oferecer produtos e serviços competitivos e de qualidade. Uma das ferramentas que pode ser utilizada para auxiliar na busca pela melhoria contínua é a chamada auditoria interna.
Através deste processo, é possível entender melhor a efetividade do ambiente interno da empresa envolvendo os próprios colaboradores na análise dos processos. Os resultados ajudam os gestores a tomarem decisões mais estratégicas e certeiras, garantindo o sucesso do negócio.
Neste artigo você irá compreender o que é esse tipo de auditoria, quais seus objetivos e benefícios dentro do mundo empresarial, e como se faz uma auditoria interna eficaz e com qualidade. Confira!
O que é auditoria interna?
A auditoria interna é uma ferramenta utilizada para controlar e avaliar os processos e procedimentos internos do negócio, buscando otimizá-los para obter resultados melhores e, por fim, garantir a manutenção e o sucesso da empresa.
Trata-se de um controle administrativo que visa observar os processos e questionar os colaboradores a respeito das tarefas realizadas, para posteriormente sugerir alterações ou implantar novos procedimentos. Durante a auditoria interna, a qualidade e a segurança do trabalho são avaliadas.
O principal objetivo das auditorias internas é combater e evitar erros humanos, irregularidades e até mesmo fraudes cometidas pelos funcionários durante a execução dos processos. Além disso, durante uma auditoria, é possível notar falhas e possibilidades de melhoria nos processos existentes, otimizando o funcionamento do negócio.
Durante uma auditoria interna é necessário ter em mente que os processos não precisam ser fixos e imutáveis. É necessário compreendê-los como algo dinâmico, que
As análises e recomendações feitas numa auditoria interna servem para orientar os gestores da empresa na tomada de decisões, facilitando o planejamento estratégico do negócio.
Benefícios da auditoria interna
A auditoria interna precisa ser vista como uma ferramenta capaz de auxiliar os gestores, simplificando tarefas e eliminando desperdícios de tempo, de material e de dinheiro. Confira alguns benefícios que essa prática traz:
Ajuda a entender o que precisa ser melhorado
A auditoria interna revê todos os processos de trabalho da empresa com um olhar crítico e criterioso. Assim, ela pode identificar problemas e sugerir soluções, criando novos métodos de trabalho que sejam mais simples, mais rápidos e mais fáceis de serem executados sem perder na qualidade do resultado.
Gera economia
Através de uma auditoria interna é possível encontrar falhas nos processos, erros humanos e até mesmo fraudes cometidas por parte dos funcionários. Isso pode resultar em economia de matéria-prima e, consequentemente, de dinheiro também.
Leia também: 5 dicas de controle de gastos para economizar nas contas da empresa
Aumenta a produtividade
A revisão dos processos ajuda a economizar tempo de mão de obra, garantindo que as horas de serviço dos trabalhadores estão sendo utilizadas da melhor forma. Isso aumenta a produtividade da equipe, o que pode resultar num crescimento dos lucros da empresa.
Melhora a qualidade do produto ou do serviço prestado
Com a otimização dos processos, a qualidade do resultado final também é melhorada. A auditoria interna é uma ferramenta poderosa na gestão da qualidade.
Qual a diferença entre auditoria interna e externa?
Auditoria interna e auditoria externa são dois processos diferentes, com objetivos e regulamentações distintas. Entender a diferença é importante para decidir qual é a ferramenta que deve ser utilizada na sua empresa.
- Na auditoria interna, o processo é realizado por um auditor da própria empresa. Esse auditor atua junto à alta gestão do negócio, e seu papel é principalmente rever e analisar os processos internos da empresa, apontando as não conformidades e possíveis soluções.
- Já a auditoria externa é realizada por membros externos à empresa, isto é, uma empresa de auditoria é contratada para realizar esse trabalho. Grandes empresas são obrigadas por lei a realizarem auditorias externas com certa frequência.
Como é feita uma auditoria interna?
1. Escolha de um auditor
Pela própria definição, a auditoria interna precisa ser realizada por um auditor interno, isto é, um colaborador da empresa. A pessoa incumbida dessa função precisa ser capaz de manter a imparcialidade, a fim de analisar os resultados de forma direta e objetiva.
Além disso, é necessário que seja uma pessoa de confiança da gestão da empresa. O auditor interno deve ser capaz de focar apenas nos processos e na busca por soluções. A auditoria interna não deve se tornar uma busca por culpados e responsáveis, caso contrário, a transparência e a colaboração dos funcionários com o procedimento será muito menor.
2. Definição os objetivos e planejamento
É importante que o gestor entenda quais são os resultados esperados na auditoria interna, e que isso seja passado de forma clara ao auditor responsável. Para que sejam propostas soluções, é necessário conhecer o formato de gestão e entender quais as melhorias e mudanças que a empresa está disposta a implementar.
Quando todas as metas, objetivos e limites estiverem às claras, será necessário fazer um planejamento do processo. O planejamento deve conter todas as etapas que serão executadas, quem participará e qual o seu prazo de conclusão. Para a elaboração do planejamento, recomenda-se a participação dos colaboradores auditados.
3. Elaboração de checklist e cronograma
O planejamento deve resultar na criação de um checklist de todas as tarefas que deverão ser realizadas durante a auditoria interna, bem como um cronograma de execução destas tarefas. Esses documentos devem ser seguidos com a maior fidelidade possível.
4. Apuração e investigação
Agora começa, de fato, o trabalho da auditoria. O auditor pode realizar diversas tarefas, como:
- realização de entrevistas com os colaboradores;
- acompanhamento na execução dos trabalhos;
- análise de dados contábeis e de resultados;
- análise da qualidade final dos produtos;
Essas são algumas ferramentas que o auditor pode utilizar para analisar quais são os processos existentes na empresa, o quanto eles de fato estão sendo seguidos pelos colaboradores e qual a sua eficiência na prática. Caso os processos não estejam sendo seguidos à risca, cabe ao auditor tentar compreender por quê. Da mesma forma, se os processos forem ineficientes ou causarem falhas, o auditor deve investigar o que leva esses problemas a ocorrerem.
5. Análise e proposta de soluções
Com o trabalho investigativo realizado, o auditor deve redigir um documento com todas as suas descobertas, fazendo uma análise do material auditado e propondo melhorias e mudanças que a empresa poderá fazer para corrigir os problemas encontrados e otimizar seus processos.
ISO 19011: a norma das auditorias
A norma NBR ISO 19011:2018 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão estabelece as melhores práticas para auditorias internas e externas. Seguir a norma é importante para garantir a eficácia do processo de auditoria e garantir que a empresa consiga certificações internacionais na área.
A ISO 19011 define como princípios para qualquer auditoria:
- A integridade;
- A apresentação justa;
- O devido cuidado profissional;
- A confidencialidade;
- A independência;
- A abordagem baseada em evidências
- A abordagem baseada em riscos.
Leia também: Quais são os tipos de certificação ISO?
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