A gestão de contas e contratos é o conjunto de práticas que visam organizar, controlar e otimizar os compromissos financeiros e acordos firmados por uma empresa ou organização. Empresas que implementam ganham em economia, eficiência, segurança e até mesmo em produtividade. Saiba mais!
Você já ouviu falar em gestão de contas e contratos? O termo é até intuitivo quanto ao significado, mas nem todas as empresas conhecem a fundo o que está contemplado dentro deste serviço e o que elas têm a ganhar ao implementá-lo em seus negócios.
Fato é que companhias de diferentes portes e segmentos podem passar a ter uma gestão eficiente de contas e contratos, em um investimento capaz de retornar não apenas em economia, mas até mesmo em produtividade, a depender do que for implementado a partir desta solução.
Continue a leitura para aprender mais sobre a gestão de contratos e contas e entender como esta é uma medida capaz de trazer benefícios significativos a curto, médio e longo prazo.
O que é gestão de contas e contratos?
A gestão de contas e contratos abrange todo o ciclo de vida desses documentos, desde o momento em que são criados (quando se contrata um determinado serviço) até o encerramento (quando aquele contrato vence, é cancelado ou deixa de existir por algum outro motivo).
O serviço de gestão de contas e contratos envolve uma série de etapas, como monitoramento de contas e contratos, padronização de termos e documentação para garantir o cumprimento das obrigações contratuais.
Importância da gestão de contas e contratos
Embora não seja um serviço obrigatório para as empresas, investir na versão de contas e contratos é uma decisão bastante relevante pelo impacto que causa no negócio.
A gestão de contas e contratos é importante para fazer a redução de custos. Com monitoramento e acompanhamento constantes, a empresa evita riscos jurídicos e burocráticos que poderiam custar muito tempo e dinheiro.
Também é essencial para manter a transparência. Ter os termos, condições e detalhes às claras ajuda a ter uma gestão honesta e íntegra.
A gestão de contas e contratos também é essencial para aumentar a eficiência operacional. Nesse sentido, ter um serviço dedicado a esta tarefa faz com que as equipes administrativa e financeira consigam tocar em outras atribuições que gerem mais valor ao negócio.
Benefícios da gestão de contas e contratos
Há uma série de benefícios atrelados à gestão de contas e contratos, como:
- Maior controle financeiro: acompanhar os contratos e contas à risca garante que as despesas estejam de acordo com o que realmente foi contratado e que, caso contrário, seja possível atuar o quanto antes para corrigir a situação.
- Segurança jurídica: manter este acompanhamento de perto também evita litígios e outras complicações legais.
- Centralização de informações: pode acontecer de diferentes áreas da empresa terem contratado produtos e serviços diferentes ao longo do tempo. Com a gestão contratual e de contas, mesmo que isso tenha acontecido, tudo estará sendo devidamente acompanhado.
Como fazer a gestão de contratos e contas da minha empresa?
Embora seja um processo trabalhoso e que idealmente deve ser feito por especialistas, sua empresa pode começar a ter uma boa gestão de contas e contratos ao aplicar as seguintes dicas:
- Organize os documentos: recorra a um software de gestão de documentos ou informações. Se não for possível ter todos os contratos digitais, é importante que eles sejam classificados e organizados para facilitar que se encontre quando necessário.
- Treine a equipe: especialmente quando este processo é feito pela própria empresa, a gestão de contratos só funciona se todos os envolvidos estiverem alinhados quanto aos novos procedimentos. Treine e tire dúvidas quantas vezes for necessário até que os processos estejam alinhados.
- Entenda que o processo leva algum tempo: tanto para organizar quanto para garantir que tudo rode bem, é preciso investir algum tempo em instrução e em eventuais correções.
Como funciona o Sumus Expenses Solution para gestão de contas e contratos?
O Sumus Expenses Solution, serviço especializado em gestão de contas e contratos de telecomunicações, começa com uma consultoria prévia à prestação do serviço, melhorando processos, mapeando contas, contratos e recursos que compõem o inventário da empresa.
Na fase operacional, as informações de contas e contratos são importadas e centralizadas no sistema Sumus, que faz análises automatizadas, aponta divergências, realiza auditorias constantes das faturas e tem interface com operadoras, com solicitação de contestação dos erros encontrados.
Mensalmente, as análises, gráficos, relatórios e recomendações são consolidados no Book de Resultados.
Vantagens
Desde a primeira fase do projeto, são alinhadas as expectativas e objetivos do cliente. A seguir, a consultoria inicial (etapa de mapeamento) feita por nossa equipe especializada, indicará o real cenário de telecom da empresa, detalhando todos os processos, contas, contratos e recursos, sugerindo melhores práticas que podem significar economia mesmo antes do início da fase operacional.
Benefícios
Todas as informações de contas e contratos são importadas para o sistema Sumus, que efetua análises automáticas e emite alarme caso identifique qualquer divergência do perfil cadastrado do cliente.
Todas as faturas são mensalmente auditadas e a equipe Sumus efetua todo o processo de contestação, controle de créditos ou reembolsos junto às operadoras.
Através das análises mensais, nossa equipe pode identificar e indicar ações que normalmente trazem grande economia para as empresas, como é o caso outros serviços prestados pela Sumus como o benchmark de tarifas ou a elaboração de uma RFP com operadoras.
Atualização do Sistema de tarifação TEM 3.0
A Sumus, com mais de 37 anos de gestão em telecom, oferece a atualização do sistema de tarifação telefônica, o TEM 3.0. Com ele, a gestão de despesas de telecom torna-se mais fácil, moderna, interativa e amigável.
O sistema possibilita o controle de linhas telefônicas fixas, de celulares corporativos, PABX e ramais para realizar tarifações, gerenciar contas e importar cadastros, entre outras funcionalidades, de maneira rápida e prática. Com a atualização do sistema, é possível:
- Visualizar históricos validações interativas
- Criar alertas e notificações
- Controlar os gastos totais e centros de custos
- Acompanhar o workflow de contas
- Controlar os pagamentos e monitorar a auditoria de contas
- Regiões com maiores gastos ou mais discadas, validar alarmes, agendar pagamentos
- Inclusão e exclusão de ramais
- Envio de e-mails em múltiplas plataformas, com layout moderno e responsivo
- Disponível em 3 idiomas (Português, inglês e espanhol)
Soluções de telecom para as dificuldades da sua empresa
Se sua empresa precisa reorganizar processos de gestão de contas automatizando suas etapas, precisa conferir as faturas e validar os valores cobrados, deseja controlar o inventário identificando a propriedade dos recursos e efetuando o correto rateio dos custos, a Sumus possui ferramentas específicas e equipe capacitada para os melhores resultados.
Quais resultados a empresa terá com esta solução?
Controle e redução de custos em telefonia são os resultados gerados desde as etapas iniciais do serviço, promovendo uma reorganização interna e o levantamento detalhado das informações de telecom da empresa.
Com a centralização dessas informações no sistema Sumus, gerenciado por nossa equipe, toda a gestão de telecom estará sob controle e informações disponíveis para auxiliar no planejamento das ações estratégicas.
A solução para gestão de contas e contratos Sumus Expenses Solution é ideal para reduzir despesas e otimizar processos, tornando sua empresa mais competitiva e com equipe focada em gerar novas oportunidades para seu negócio.
A Sumus é pioneira em gestão de telecom no Brasil, possuindo certificação ISO desde 2001. São mais de 37 anos de expertise na área e as soluções são oferecidas para todo o território nacional e países da América Latina.
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