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O que é e como funciona a metodologia Strategic Sourcing?

Duas pessoas analisando papéis sobre uma mesa, referentes à sua strategic sourcing.

Com o Strategic Sourcing, sua empresa consegue planejar e gerir melhor a área de compras. A metodologia inclui mapeamento estratégico, análise de fornecedores e estratégia de compras, entre outros passos importantes. Descubra como implantá-la e se beneficiar dos resultados!

Segundo dados do IBGE, cerca de 20% das empresas fecham as portas antes de completarem 5 anos de funcionamento. Para o Sebrae, os motivos campeões para a mortalidade prematura dos negócios são dois: a falta de gestão e a falta de planejamento.

Afinal, gestão e planejamento são essenciais para garantir a saúde financeira do negócio. Não basta apenas “cortar despesas” a torto e a direito, ou fazer promoções e conceder descontos de qualquer jeito para incentivar mais as vendas. Para obter sucesso, é necessário tomar decisões estratégicas e baseadas em dados.

Para controlar os gastos da instituição e garantir o sucesso financeiro, existem diversas técnicas e procedimentos que podem ser adotados por uma gestão eficiente, capazes de mapear, controlar e otimizar os custos de produção. Uma dessas metodologias é o strategic sourcing.

O que é strategic sourcing?

O strategic sourcing é, como a própria tradução do nome já sugere, uma metodologia de “abastecimento estratégico”. Através dela é possível transformar a área de compras em um departamento decisivo para garantir o sucesso financeiro do seu negócio.

Trata-se de uma nova forma de encarar o objetivo da área de compras, que, por muitos anos, foi o de fazer aquisições ao menor custo possível. O strategic sourcing busca analisar as consequências da aquisição de cada produto, nutrindo um relacionamento estratégico com os fornecedores.

Afinal, existem outros fatores a serem considerados na hora de selecionar um fornecedor do que apenas o preço, certo?

Os modelos de strategic sourcing buscam criar valor e gerar vantagens competitivas através de parcerias de negócio bem sucedidas e duradouras, considerando não apenas o preço, mas também a qualidade, o lead time e até mesmo a sustentabilidade da operação.

O strategic sourcing busca fazer uma análise completa do custo total de aquisição dos produtos e serviços, pensando em gastos internos, externos, financeiros e de logística. O objetivo é alcançar o melhor custo-benefício possível, mantendo a qualidade e a agilidade dos processos, sem abrir mão do preço competitivo.

Benefícios de usar a metodologia

O principal benefício de usar a metodologia strategic sourcing é desenvolver um processo de compra eficiente e de qualidade para o seu negócio.

A partir da consolidação dos processos, a equipe de compras será capaz de realizar aquisições com mais embasamento e orientação, escolhendo entre os fornecedores mais qualificados.

Financeiramente, o strategic sourcing é extremamente benéfico pois evita desperdícios. Um grande objetivo da metodologia é que os pedidos sejam feitos no momento certo, evitando faltas e sobras.

Assim, não há perda de dinheiro por matérias-primas não utilizadas serem descartadas. Da mesma forma, não existe urgência nos pedidos, e é possível negociar prazo e preço com os fornecedores com mais flexibilidade.

Quer aprender na prática? Confira os 7 passos da metodologia strategic sourcing.

Quais são os 7 passos do strategic sourcing?

Duas pessoas discutindo uma estratégia, apontando para papéis e documentos sobre uma mesa.

Antes de começar, é necessário ter em mente que este é um trabalho de médio a longo prazo. Isso significa que você começará seus esforços agora, mas só verá resultados mais a frente, por isso, não desanime!

Implantar a metodologia strategic sourcing exige muito planejamento e coleta de informações, análises e estudos. Pular passos pode resultar em um procedimento que não será tão eficaz e não trará os resultados desejados, por isso, siga o passo a passo à risca.

O tempo de implantação poderá variar de acordo com o tamanho ou a complexidade do seu negócio. Em média, estimamos que leve em torno de 3 a 6 meses.

Conheça as etapas a seguir:

1. Análise das necessidades

Antes de começar, você precisa possuir um panorama da situação atual do setor de aquisições da sua empresa. Para isso, faça um levantamento de todas as necessidades de aquisição de insumos que a sua empresa possui hoje, em todos os setores.

Lembre-se: sua lista deve conter tanto compras de produtos quanto contratações de serviços.

É comum que as pessoas pensem logo nas matérias-primas principais para a execução da atividade-fim da empresa. Por exemplo, se você produz copos descartáveis de plástico, vai pensar logo no plástico.

Mas não deixe de listar outros insumos necessários para a sua operação, incluindo, por exemplo, embalagens, maquinário, manutenção e limpeza, material de escritório, serviços de internet e telefonia e até mesmo o cafezinho servido nas reuniões.

Além de listar o que precisa ser comprado, é importante levantar também qual é o padrão de compra: o preço médio, a quantidade e a frequência.

Ao fim do levantamento, você deverá ter um total de verba gasta por área da empresa.

2. Mapeamento estratégico de suprimentos

Agora que você já possui uma lista de todos os insumos que sua empresa consome e os seus padrões de compra (preço, quantidade e frequência), o próximo passo é responder duas perguntas: para quê esses insumos são utilizados e qual a sua importância nas operações da empresa.

Nesta etapa você pode utilizar uma ferramenta conhecida como a Matriz de Kraljic, (explicada mais a fundo no final deste texto), que ajuda a compreender qual a relevância e a complexidade de cada um dos insumos consumidos pela empresa.

Durante o mapeamento também podem ser definidos indicadores de desempenho que facilitarão o controle e a gestão no futuro.

3. Análise de mercado e de fornecedores

O terceiro passo é analisar o mercado e os fornecedores disponíveis. Essa análise também faz parte da Matriz de Kraljic, já que aqui é possível entender qual a complexidade associada a cada insumo.

Nesta etapa, você vai perceber que alguns insumos possuem diversos fornecedores. Por essa razão, são mais fáceis de obter e de negociar, já que há concorrência.

Outros insumos provêm de mercados de nicho, possuem poucos fornecedores ou, por vezes, precisam ser produzidos especialmente para a sua empresa. Nestes casos, consideramos eles de “alta complexidade”, já que qualquer problema na cadeia de suprimentos pode causar problemas na sua produção.

A etapa de análise de mercado também deve resultar em regras de compliance, sustentabilidade e governança que vão reger as futuras análises para novas parcerias de negócio.

4. Estratégia de compra

Neste momento você já conhece:

  • Todos os insumos consumidos pela sua empresa;
  • Seus padrões de compra (preço, quantidade, frequência);
  • Para quê esses insumos são utilizados;
  • Qual a importância desses insumos no funcionamento do seu negócio;
  • Quais são os fornecedores disponíveis no mercado;
  • Qual a complexidade para adquirir cada insumo.

Com essas informações em mãos, é possível definir a estratégia de compra para cada tipo de insumo, mantendo as informações sobre a classificação de cada insumo num local onde possam ser verificadas com facilidade.

5. Cotação de produtos e serviços

Com uma lista de fornecedores qualificados e uma estratégia de compra definida, a sua equipe de compras pode solicitar propostas das empresas com a especificação exata dos insumos necessários.

Assim, será possível comparar as melhores condições em termos de:

  • Preço;
  • Qualidade;
  • Condições de entrega;
  • Prazos;
  • Logística;
  • Agilidade;
  • Entre outros.

Nesta etapa, existem alguns processos que podem ser utilizados para se comunicar com os fornecedores:

RFP (Request for Proposal)

O termo RFP (Request for Proposal), que em português pode ser traduzido como “Pedido de Proposta”, é um documento elaborado e enviado por uma empresa que está buscando adquirir bens ou serviços para seus potenciais fornecedores. Seu principal objetivo é convidar fornecedores qualificados a apresentarem propostas detalhadas e formalizadas para atender às necessidades especificadas na RFP.

RFI (Request for Information)

Enquanto o RFP é usado para solicitar propostas detalhadas de fornecedores, o RFI (em português, “Pedido de Informação”) é empregado para obter informações mais abrangentes e preliminares sobre produtos, serviços ou soluções disponíveis no mercado. O RFI é frequentemente usado quando a organização emissora ainda está na fase de pesquisa e deseja entender melhor as capacidades, experiências, tecnologias ou abordagens de diferentes fornecedores antes de tomar decisões mais específicas.

RFQ (Request for Quotation)

O RFQ, ou, em português, “Solicitação de Orçamento”, é uma etapa mais específica do processo de aquisição, pois se concentra principalmente na obtenção de informações sobre os custos associados a itens ou serviços específicos. Ao contrário do RFP (Request for Proposal), que busca propostas mais abrangentes e detalhadas, o RFQ tem um escopo mais limitado e se concentra principalmente nos aspectos financeiros da transação.

6. Negociação com fornecedores

Em posse das propostas comerciais, abre-se a fase de negociação. Aqui o objetivo é conseguir as melhores condições, negociando fatores como a forma de pagamento, preço, parcelamento, adiantamentos na entrega, entre outros.

Lembre-se de registrar os acordos em detalhes, para evitar problemas futuros.

7. Fechamento de acordos e gerenciamento

Dois homens vestindo ternos em um aperto de mãos. Ao fundo, um grande prédio envidraçado.

Chegando ao fim do processo, está na hora de fechar os novos acordos com fornecedores. Tudo deve ser formalizado em contratos detalhados entre as partes e acompanhado pelo setor jurídico da empresa.

A metodologia strategic sourcing precisa de constante gerenciamento, mesmo após o fechamento dos acordos. A nutrição de um relacionamento com os fornecedores, especialmente dos insumos de alta importância e alta complexidade, é essencial para a manutenção da estratégia.

Quais são as ferramentas de strategic sourcing?

Para implementar o strategic sourcing, algumas ferramentas são imprescindíveis. A seguir, descubra quais são e como podem te ajudar no processo.

Matriz de Kraljic

A Matriz de Kraljic possui dois eixos: a importância do produto para o funcionamento da empresa e a complexidade ou risco associado à sua cadeia de abastecimento.

A metodologia consiste em analisar cada um dos insumos consumidos pela organização dentro da matriz, classificando-os entre:

  • Itens não críticos (de baixa importância e baixa complexidade);
  • Itens de alavancagem (de alta importância e baixa complexidade);
  • Itens de gargalo (de baixa importância e alta complexidade);
  • Itens estratégicos (de alta importância e complexidade);

Essa classificação permite que os recursos sejam otimizados de forma alinhada às prioridades do negócio. Ela traz a clareza que a equipe precisa para identificar quais áreas precisam de melhoramentos, aprimorando o gerenciamento de compras.

Análise SWOT

A sigla SWOT refere-se a Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Essa análise envolve a identificação e avaliação dos fatores internos e externos que impactam a organização. O objetivo da Análise SWOT é proporcionar uma compreensão abrangente do ambiente empresarial, permitindo que a empresa capitalize em seus pontos fortes, mitigue suas fraquezas, explore oportunidades e esteja preparada para enfrentar ameaças.

No strategic sourcing, cada categoria de insumos pode ser analisada de acordo com a metodologia SWOT.

5 Forças de Porter

As 5 Forças de Porter fazem parte de um modelo desenvolvido pelo professor Michael Porter para analisar a competitividade de uma indústria e compreender as dinâmicas que afetam a rentabilidade das empresas dentro dela.

As cinco forças são:

  • Rivalidade entre concorrentes existentes, que examina a intensidade da competição dentro da indústria;
  • Poder de negociação dos fornecedores, que avalia a influência dos fornecedores nas transações comerciais;
  • Poder de negociação dos compradores, que avalia a influência dos compradores nas transações comerciais;
  • Ameaça de produtos substitutos, que considera a possibilidade de produtos ou serviços similares deslocarem os existentes no mercado;
  • E ameaça de entrada de novos concorrentes, que avalia as barreiras à entrada de empresas no setor.

A análise das Cinco Forças de Porter ajuda as organizações a compreenderem o ambiente competitivo, identificarem áreas de oportunidade e desenvolverem estratégias para enfrentar os desafios específicos de sua indústria.

Software de strategic sourcing

Contar com um Software de Strategic Sourcing é crucial para empresas que buscam otimizar e aprimorar suas práticas de aquisição e gestão de fornecedores.

Essas plataformas oferecem ferramentas avançadas para automatizar processos-chave, como a emissão de RFIs, RFPs e RFQs, facilitando a coleta e análise de dados relevantes.

Além disso, esses softwares permitem uma avaliação mais precisa dos fornecedores, considerando critérios diversos, como desempenho passado, conformidade, riscos e custos.

Ao centralizar informações e oferecer insights em tempo real, os softwares de Strategic Sourcing capacitam as empresas a tomar decisões mais informadas, reduzir custos, identificar oportunidades de eficiência e fortalecer relacionamentos estratégicos com fornecedores.

Isso resulta em processos de compras mais eficientes, melhorando a competitividade da empresa no mercado e contribuindo para o alcance de metas estratégicas de longo prazo.

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