O termo RFP é bastante usado no meio corporativo. Por isso, é fundamental compreender do que se trata e como criar a melhor possível para a sua empresa
Existem muitos termos de gestão que todos deveriam saber, já que são utilizados no dia a dia de uma empresa. Um dos mais utilizados na gestão de projetos é o RFP, com o qual você já pode ter se deparado algum dia.
Ainda assim, não há nada de errado se você não souber até agora qual é o significado desse termo, já que chegou a hora de entender do que ele se trata e, ainda mais importante, como aplicar em sua empresa.
Fique tranquilo, pois sua definição é bem mais simples do que possa parecer, e entender mais sobre esse assunto te fará ser um gestor de projetos muito melhor e mais capacitado.
O Que é RFP?
A sigla RFP significa Request for Proposal ou, em português, solicitação de proposta. Basicamente, isso quer dizer que a empresa está aberta a receber propostas para a aquisição de produtos ou a contratação de serviços.
Ao comparar friamente, esse termo se aproxima muito de uma licitação privada, que é quando uma empresa demonstra o seu interesse por determinado produto ou serviço, de modo a receber propostas e tomar a melhor decisão.
A compreensão do que se trata essa sigla é muito simples, mas sua aplicação na gestão de projetos demanda uma compreensão mais aprofundada, já que ela pode fazer toda a diferença na sua empresa.
Por isso, para poder absorver totalmente a ideia, é ideal saber como montar uma RFP, de modo que os resultados obtidos sejam os esperados ou ainda melhores.
Confira aqui: 10 termos do mercado de gestão que todos deveriam saber.
Como Elaborar Uma RFP?
A RFP deve ser elaborada através de um documento muito bem redigido, que contenha todas as informações necessárias para que as outras empresas possam saber se seus produtos ou serviços podem ser oferecidos ou não.
No documento, é necessário que a empresa detalhe muito bem o que ela precisa, para que os fornecedores possam, então, pensar na melhor alternativa para atender a essa solicitação.
Alguns dos pontos mais importantes para elaborar o documento são os seguintes:
Linguagem
Por mais que isso seja praxe em todos os documentos corporativos e na gestão de projetos como um todo, nunca é demais ressaltar que ele deve ser redigido com uma linguagem técnica e formal.
Deve-se utilizar todos os termos, jargões e requisitos necessários no documento, sem se furtar de nenhum deles, já que isso também demonstrará a seriedade da empresa e, consequentemente, passará uma melhor imagem a quem receber a RFP.
Descrição
Ainda que a descrição deva ser feita com muito cuidado e atenção, é imprescindível tomar muito cuidado para que ela não seja restritiva, mas sim aberta.
Em outras palavras, a empresa deve demonstrar quais são as necessidades que a levaram a elaborar uma solicitação de proposta, e não diretamente a solução para o que ela precisa.
É simples de entender porque isso é feito na gestão de projetos: quando as empresas se depararem com uma RFP que demonstre os problemas da empresa, elas poderão usar de sua criatividade para oferecer a melhor solução.
Isso é totalmente diferente do que acontece quando todos os produtos e/ou serviços já estão discriminados no documento. Nesse caso, as empresas não terão que pensar em uma solução, mas sim apenas seguir a essa lista de solicitações.
Destinatários
A RFP não é um documento que deve ser enviado para todas as empresas ou divulgada em uma rede social, por exemplo. Por ter um caráter sério e corporativo, ela deve ser enviada apenas para empresas selecionadas a dedo.
Um dos maiores erros de gestão empresarial é não escolher boas empresas para receber o documento, já que isso influenciará diretamente na qualidade das soluções que serão oferecidas.
Por isso, é fundamental que os colaboradores responsáveis pela gestão de projetos pesquisem empresas confiáveis e de boa qualidade para lhe atender no caso, de modo que não haja arrependimentos futuros.
Definição da Apresentação das Propostas
Para que a análise seja mais fácil, é importantíssimo que se defina um padrão para que as propostas sejam apresentadas pelas empresas. Assim, você terá muito menos trabalho e o processo será concluído mais rapidamente.
Se cada empresa elaborar sua proposta através de um padrão diferente, a análise levará muito mais tempo e as comparações serão mais complicadas. Por isso, a equipe de gestão de projetos deve levar isso em consideração.
Como a Gestão de Projetos Deve Analisar as Propostas?
Depois de a RFP ter sido elaborada, enviada às empresas e as respostas tiverem sido recebidas, chega a hora mais importante, que é de escolher a que melhor pode atender às suas necessidades.
Provavelmente, cada proposta terá suas características próprias e, é claro, um preço diferente. Por isso, um de nossos instintos deve ser controlado nesse momento: o de escolher a opção mais barata.
É fundamental analisar todas as propostas, não importa qual seja a sua faixa de preço. Afinal de contas, pode valer muito mais a pena escolher uma proposta que seja um pouco mais cara do que optar por uma barata, mas incompleta.
Ao invés de se basear apenas no preço, sua empresa deve analisar o custo-benefício, ou seja, as vantagens que serão obtidas ao investir determinado valor na solução proposta por uma empresa.
Existem muitas tendências para gestão de projetos em 2018, e uma das mais importantes é ter uma estratégia bem definida para o seu negócio, que consiga chegar à conclusão de qual é a melhor solução entre as apresentadas.
É claro que a gestão de projetos é um trabalho bastante complicado e demorado, mas ninguém duvida que os resultados obtidos podem ser fascinantes e impulsionar drasticamente o sucesso da sua empresa.
A compreensão geral do que é RFP não é tão complicada assim, mas o processo de análise das propostas é complexo. Porém, não desanime, já que essa é uma decisão muito importante para empresas de todos os portes e segmentos.
Por isso, seja para a aquisição de novos equipamentos, para uma gestão econômica ou para contratar serviços fundamentais à sua empresa, planeje muito bem a gestão de projetos, analise minuciosamente cada RFP e conte sempre com uma empresa de telecom confiável.
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