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7 razões para a automatização de processos de despesas na sua empresa

Conheça 7 razões para adotar a automatização de processos de despesa na sua empresa e otimize a eficiência operacional e reduza custos!

Segundo dados do IBGE, quase metade das empresas fecham antes de completarem três anos no Brasil. Isso se deve a uma diversidade de fatores, mas problemas de gestão estão entre os principais motivos para a falência, segundo a pesquisa. Isso porque uma gestão de despesas eficiente é essencial para garantir a saúde financeira e a perpetuação do negócio

A gestão de custos busca planejar, monitorar e analisar todas as despesas que a empresa precisa pagar para manter suas operações funcionando. Em teoria, pode parecer simples, mas, na prática, fazer a gestão de despesas de um negócio, por menor que seja, é uma tarefa bastante difícil. Ainda mais se o empreendedor estiver preocupado com outras funções além desta. 

Veja mais: Gestão de despesas corporativas: 11 erros que você não deve cometer

Neste sentido, a automatização de processos na área da gestão financeira surge como uma solução necessária para negócios de qualquer porte e segmento. Através dessas práticas inovadoras, é possível enfrentar os desafios financeiros com muito mais tranquilidade, suporte e certeza de um trabalho bem feito.

7 razões para automatizar a gestão de despesas da sua empresa: 

Ao fazer a automatização da gestão de despesas da  sua empresa, você garante maior eficiência em suas atividades e melhores resultados, com ganho e maior agilidade na execução de suas tarefas cotidianas, aumentando assim, a produtividade. Confira abaixo 7 razões para fazer a automatização de processos da sua empresa.

1. Eficiência Operacional 

O grande objetivo da automação de processos é a otimização das atividades. Programas de computador (softwares) são utilizados para realizar tarefas que antes só podiam ser realizadas por humanos. Muitas dessas tarefas são repetitivas, morosas e não requerem muito pensamento crítico, ou seja, podem ser executadas por algoritmos com facilidade, deixando a mão de obra humana para tarefas mais complexas

Desta forma, as aplicações diminuem o tempo de execução das tarefas, já que os algoritmos normalmente conseguem fazê-las com mais rapidez. Além disso, diminuem o custo, já que um programa de computador normalmente custa menos do que o salário de um trabalhador. 

Na gestão de custos de uma empresa, podemos, por exemplo, automatizar tarefas como o registro de contas a pagar, a classificação das despesas, a aprovação de reembolsos e a geração de relatórios analíticos. 

2. Precisão e Controle

A automação de processos também aumenta a eficiência operacional pois ela diminui a chance de erros humanos. Qualquer trabalhador, após horas executando a mesma tarefa repetitiva, começa a ficar cansado e desatento. Isso não acontece com as máquinas e algoritmos, que mantêm um padrão de qualidade do início ao fim do trabalho.

Isso é especialmente importante para tarefas relacionadas à gestão de despesas, pois apenas um segundo de desatenção ou um erro de digitação pode significar um resultado completamente errado em uma somatória ou divisão de custos, por exemplo. 

Quem faz sua gestão financeira confiando na transcrição de dados manual em planilhas do excel sabe que esse tipo de erro humano acontece com muita frequência, e requer muita atenção da pessoa que está executando as tarefas. Optar por um software de automação de processos facilita todas essas tarefas, evitando problemas

3. Visibilidade em Tempo Real

A automação de processos na gestão financeira da empresa possibilita que os resultados, análises e relatórios sejam feitos em tempo real. Desta forma, não é necessário esperar o fim do mês para ter acesso aos dados do período, os dados financeiros podem ser visualizados na plataforma ou software dia após dia. 

Isso facilita na tomada de decisões estratégicas e ágeis pela gestão da empresa, que pode sempre basear os próximos passos nas informações mais recentes do negócio. 

Confira: 4 benefícios de usar a tecnologia para controlar as despesas e manter a lucratividade dos negócios

Além disso, as informações disponibilizadas no sistema ficam disponíveis para todos da empresa que precisam destas informações ao mesmo tempo, facilitando seu acesso e aplicação. Desta forma, um departamento não deixa de executar sua tarefa por estar dependendo da informação que não foi entregue pelo outro setor da empresa. 

4. Redução de Custos

A automação de processos na gestão de despesas de uma empresa contribui para a redução de custos de diversas maneiras. Em primeiro lugar, os custos com o próprio departamento financeiro diminuem, já que o tempo e a mão de obra necessários para realizar a gestão financeira da empresa se tornam menores. 

Além disso, uma gestão de custos automatizada é capaz de identificar as áreas onde há gastos desnecessários, desperdícios e até mesmo fraudes financeiras com muito mais facilidade. Os softwares têm uma capacidade de processamento muito maior e mais ágil do que os colaboradores, por isso a redução de custos com uma gestão financeira automatizada é muito maior. 

Uma automação eficiente consegue mapear todos os processos e identificar os pontos onde eles podem ser otimizados. As correções feitas em cima desses pontos maximizam os resultados de toda a empresa. 

7 razões para a automatização de processos de despesas na sua empresa

5. Conformidade e Auditoria

A automação dos processos também garante que tudo fique de acordo com as normas pré estabelecidas. Toda ação realizada dentro do software de gestão financeira fica registrada, com informações como data, horário e usuário que realizou a ação. Tudo isso pode ser consultado posteriormente, o que facilita, inclusive, processos de auditoria interna e externa.

Além de ficar mais fácil identificar não conformidades, a automatização de processos também dificulta que elas aconteçam. Isso porque é possível criar obrigatoriedades de passos a serem executados e campos a serem preenchidos no sistema, por exemplo, garantindo que todas as tarefas sejam executadas da maneira correta, de acordo com a norma.

6. Integração com Outros Sistemas

Outra grande vantagem da automação de processos é que ela não precisa se resumir à área de gestão financeira. Outras áreas da empresa, como logística, produção, qualidade, operacional e até mesmo marketing e vendas podem ser automatizadas através de softwares. 

Esses sistemas podem funcionar de forma integrada, de forma que as informações importantes sejam constantemente atualizadas e estejam sempre disponíveis para os setores da empresa que precisam, sem a necessidade de aguardar relatórios, e-mails ou reuniões. 

Entenda mais: Saiba qual é a diferença entre despesas fixas e variáveis!

7. Adaptabilidade a Diferentes Tamanhos de Empresas

Engana-se quem pensa que a automação de processos é algo complexo demais ou fora da realidade para os pequenos negócios. Na verdade, qualquer empresa, independente do porte ou do segmento, pode se beneficiar pela automação de processos na área financeira. 

Para pequenas empresas, investir em automação é especialmente importante pois garante que a mão de obra – que é pouca – possa focar nas tarefas críticas que são importantes para o crescimento do negócio. A redução de custos proporcionada pela automação também permite realocar investimentos em outras áreas, conquistando novos clientes e crescendo financeiramente. 

Automatização de processos com a Sumus

A Sumus é uma empresa pioneira na automação de processos na gestão de custos para a empresa, com mais de 35 anos no mercado!

Gerencie seus ativos de TI com maestria e otimize seus investimentos em tecnologia com a Solução de ITAM (IT Asset Management) da Sumus. Nossa plataforma completa oferece total visibilidade sobre seus ativos, desde hardware e software até licenças e contratos, permitindo um controle preciso do ciclo de vida de cada item.

Além disso, conheça o Sumus Concept, uma forma simples e inteligente de controlar os custos e o uso de vários recursos do seu negócio. A plataforma exclusiva da SUMUS oferece soluções avançadas para automação de processos em nuvens, aprimorando as suas operações e aumentando seus lucros!

Por meio de módulos, é possível automatizar processos de várias áreas do seu negócio, escolhendo exatamente os módulos que contém as soluções mais importantes para a sua empresa.

Conheça alguns dos módulos:

  • Billing Telecom (Billing Móvel e Billing Fixo): Automatiza o gerenciamento de custos de telefonia corporativa, permitindo a análise detalhada de faturas, alocação de custos, identificação de oportunidades de economia e a gestão eficiente dos gastos com telefonia.
  • Facilities Management: Possibilita a gestão completa de espaços físicos, incluindo a reserva de salas, controle de acessos, manutenção preditiva, estoque de materiais, entre outros, tornando a gestão de facilities mais eficiente e automatizada.
  • Asset Management: Facilita a gestão de ativos corporativos, desde o controle de inventário até o monitoramento de ativos, manutenção e histórico de uso. Isso permite uma administração mais eficaz dos ativos, com insights valiosos para tomadas de decisão.
  • Cost Allocate: Facilita a alocação de custos indiretos de forma eficiente, ajudando as empresas a distribuírem custos entre departamentos e projetos de maneira precisa e automatizada.

Estas são apenas algumas das muitas soluções oferecidas pela Sumus. Entre em contato e solicite uma demonstração!

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Entenda como a Sumus pode gerir os custos e reduzir as despesas seu negócio: