Descubra quais são as principais vantagens de utilizar um sistema de gestão telefônica em sua companhia
Diminuir as despesas e aumentar a eficiência nos gastos. Qual empresa não procura encontrar o melhor resultado possível nessa fórmula, não é mesmo?
Em tempos de crise, então, a meta vira mais do que uma necessidade e observar cada item da planilha de custos e parar para pensar em como torna-los mais baratos pode trazer resultados significativos para sua empresa.
Um dos itens que consomem bastante as contas da empresa e podem ter o seu custo repensado é o das despesas telefônicas.
Muitas empresas sequer se dão conta de que estão gastando muito acima do que deveriam e que com a adoção de sistemas de gestão telefônica poderiam economizar quantias de até 40% em relação a essa despesa.
Mas como o fato de ter um tarifador telefônico na sua empresa pode trazer tantos benefícios assim? Nesse artigo, listamos os benefícios mais comuns à saúde financeira da sua empresa quando os sistemas de gestão telefônica são adotados.
Redução de custos de até 40% com a conta telefônica
Não precisa dizer muita coisa, não é mesmo? Se você tivesse a possibilidade de reduzir as suas despesas com tarifas telefônicas em até 40%, o que você faria?
É pouco provável que a resposta do seu gestor seja de indiferença a essa possibilidade. O que acontece é que, infelizmente, a maioria das pessoas não se dá conta dessa alternativa e, por isso, segue gastando mais onde não há necessidade.
De forma ágil, apenas por meio da gestão de uso é possível baixar o valor gasto na conta telefônica – e muitas vezes essa queda de valores já é percebida no mês seguinte ao da implantação de um sistema tarifador telefônico.
Ou seja, é bem provável que só a partir da análise do atual panorama das suas contas, uma empresa especializada já consiga dar um indicativo do percentual de desconto que pode alcançar.
Chega de surpresas na conta telefônica
Por qual motivo você precisa esperar até o final do mês para saber quanto precisará pagar na sua conta telefônica do período seguinte?
Uma das melhores maneiras de cortar gastos nesse segmento é ter um controle em tempo real de tudo aquilo que vem sendo gasto dentro da sua companhia. Pode parecer preciosismo, mas ter conhecimento desses dados estimula a contenção de gastos.
Ao instalar um sistema de gerenciamento telefônico na central telefônica da sua empresa, relatórios como esses passam a ser mais uma de suas rotinas e você pode checar sempre que bem entender como está a situação.
Em meses mais complicados, você pode fazer uma força-tarefa para que os seus funcionários cumpram uma determinada meta, evitando assim que o valor final extrapole aquilo que você planejou no seu orçamento.
Controle integrado em um só lugar
Companhias que têm mais de uma sede ou gerenciam muitos números de telefone – em especial aqueles dedicados ao departamento comercial – podem contar com o benefício de ter em um só lugar o controle total de todas as ligações feitas pelos colaboradores da empresa.
Matriz e filiais, contas fixas e móveis, além de ramais podem ser verificados com facilidade e, novamente, sempre quando você quiser.
Implantar um sistema como esse de forma independente pode custar caro, além de tomar um tempo precioso dos seus gestores.
A melhore solução, é recorrer a empresas especializadas que otimizam esses fluxos, tornando a gestão tarifária mais eficiente e dinâmica. Seu único trabalho vai ser mesmo o de escolher quais dados vão estar presentes no seu relatório final.
Rateie os valores por setor e identifique os pontos onerosos
Um bom gestor procura sempre encontrar os KPIs adequados para identificar em quais tarefas os seus subordinados estão indo bem ou mal.
Cruzar dados é outro ponto-chave para atribuir valores para um determinado setor. Um setor que dependa prioritariamente de telefonia pode ter o seu custo apontado em função dos gastos específicos nesse quesito.
Com isso, você pode até mesmo estimular que um determinado setor use menos o telefone e encontre outras formas mais eficientes de se comunicar, visando sempre economia no final do mês.
Obviamente, a comunicação não pode parar de forma alguma, mas possivelmente você pode encontrar meios mais adequados e que se apliquem às particularidades de cada área da companhia.
Auditorias telefônicas e revisão de contratos
Esse é outro ponto que acaba surpreendendo muitas empresas quando elas contratam um sistema de tarifação telefônica. Infelizmente, há um índice que pode chegar a até 20% de erros ou cobranças indevidas em contas telefônicas.
E isso é algo que praticamente impossível de ser percebido apenas em uma consulta manual ou que não dependa de um sistema de gestão telefônica.
A adoção de um sistema permitirá que, de imediato, você possa fazer uma auditoria nas suas contas telefônicas e se certificar que os valores que estão sendo cobrados, bem como as tarifas relativas a cada uma das ligações, está correta.
Além disso, a partir do momento que você constatar mais detalhes sobre o seu real perfil de consumo, outra possibilidade é a renegociação de contratos com a sua operadora.
Nesse momento, você pode conseguir uma situação mais vantajosa para a sua empresa e, aliado com políticas de incentivo à utilização consciente do telefone, pode fazer com que os valores a serem pago baixem consideravelmente.
Quem sabe esse não é o pontapé inicial para você começar a economizar também em outros setores?
