Saiba quais problemas podem ser resolvidos rapidamente na telefonia da sua empresa!
O setor de telecomunicações pode ser considerado como um dos mais importantes de qualquer empresa, já que está presente em praticamente todas elas. Com isso, a tendência é de que apareçam alguns problemas de telefonia corporativa vez ou outra.
Isso é relativamente comum, ainda mais pelo fato de que nem sempre se delega o cuidado necessário para a gestão desse setor. Logo, quando eventuais problemas aparecem, pode ser que a empresa não saiba como lidar com eles da melhor maneira.
Felizmente, essas necessidades podem ser identificadas e corrigidas com facilidade, desde que se escolha a solução certa. Conheça alguns dos problemas mais comuns em relação a esse assunto e saiba como resolvê-los!
Quais são os problemas de telefonia corporativa mais comuns?
Geralmente, eles estão relacionados aos custos e ao controle das linhas, embora também possam ser relacionados a outras necessidades.
O mercado de gestão de despesas em telecom é muito movimentado. De acordo com o relatório “Telecom Expense Management Market by Solutions – Global Forecast to 2019”, feito pela MarketsandMarkets, esse mercado deve movimentar US$ 3,43 bilhões em 2019.
O número chama a atenção, ainda mais ao considerar que podem ser gastos US$ 9,397 milhões por dia, ou US$ 391,5 mil por minuto com a gestão de telecomunicações. É por isso que as despesas costumam estar nos problemas de telefonia corporativa.
Vamos ver quais são os problemas mais comuns e como sua empresa pode lidar com eles.
1 – Falta de monitoramento das linhas
Não há dúvidas de que esse é um dos grandes problemas de telefonia corporativa. Quando os gestores não conseguem monitorar o uso das linhas fixas, móveis e PABX, não há como se assegurar se elas vêm sendo utilizadas adequadamente ou não.
É importante definir uma política de uso e manter campanhas de conscientização constantes, de modo que os colaboradores saibam que os telefones da empresa devem ser usados para fins corporativos, mas isso nem sempre é suficiente.
Para conseguir solucionar esse problema, sua empresa pode optar por sistemas de tarifação telefônica, os quais são capazes de monitorar o uso de todas as linhas fixas, móveis e de PABX da empresa.
A partir desse momento, os gestores terão informações relevantes à sua disposição em tempo real, como quantidade de chamadas feitas e recebidas por cada colaborador e setor e tempo de chamada, além de ser possível controlar ligações particulares e definir limites de consumo.
O controle e acompanhamento podem ser feitos através de uma plataforma web, o que traz ainda mais praticidade aos gestores.
2 – Planos escolhidos incorretamente
É realmente difícil escolher bons planos para a empresa, seja de telefonia fixa, móvel ou PABX, já que nem sempre há parâmetros que ajudem na escolha, o que pode levar a decisões inadequadas, e saber como definir os melhores planos de telefonia empresarial é imprescindível.
Alguns colaboradores podem ter planos com franquias maiores que suas reais necessidades, ao passo que outros podem contar com planos mais básicos do que precisam e, então, recorrer às chamadas avulsas, cujo preço é maior do que o das inclusas no pacote.
O tarifador telefônico também pode ser a solução para esse problema. A partir do momento que ele tiver sido instalado, os gestores terão informações precisas sobre a real necessidade de cada setor e colaborador e, então, poderão escolher planos mais adequados.
3 – Cobranças indevidas pelas operadoras
Nem sempre se sabe sobre isso, mas as cobranças indevidas estão entre os maiores problemas com redução de custos em telefonia, já que podem existir em sua empresa sem que nenhum gestor ou diretor tome conhecimento do fato.
É provável que a fatura de telefonia atual da sua empresa tenha cobranças indevidas, e esses problemas de telefonia corporativa também podem aparecer nas faturas anteriores, o que é capaz de representar um custo muito alto.
Felizmente, de acordo com a Resolução nº 632/2014, da Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), contas vencidas podem ser contestadas até 36 meses depois, ou seja, sua empresa pode ter uma economia retroativa de até 3 anos em relação às faturas de telefonia!
Para isso, é necessário identificar e comprovar a existência de erros nas faturas, os quais serão apresentados às operadoras posteriormente. Quando o processo é bem-sucedido, os valores serão ressarcidos ou descontados das próximas faturas.
O serviço de auditoria de contas é ideal para poder superar essa necessidade, já que as faturas serão auditadas por profissionais experientes e especializados, capazes de identificar os erros ao comparar as cobranças com o que foi definido em contrato e, assim, proporcionar uma economia considerável.
4 – Falta de atualização dos planos com o passar do tempo
Esse é um problema parecido com o segundo, mas existe uma diferença: a empresa escolheu o melhor plano possível no momento da contratação, mas não o modificou de acordo com suas necessidades atuais.
Pode ser que fosse preciso ter uma franquia de minutos bem grande no passado, mas hoje, com os aplicativos de comunicação, muitas chamadas podem ser substituídas por mensagens, o que já coloca aquele plano em desacordo com suas necessidades, entre outras possibilidades.
Os problemas de telefonia corporativa desse tipo podem ter um impacto maior em grandes empresas, com dezenas, centenas ou até milhares de linhas, mas as de menor porte também podem ter prejuízos financeiros e funcionais ao passar por tal situação.
O tarifador telefônico também pode ser a solução para tal necessidade. Mediante uma análise do uso das linhas e da comparação com o que foi contratado, sua empresa terá em mãos as informações que precisa para tomar decisões assertivas.
5 – Dispositivos móveis muito antigos
Quando se pensa em problemas de telefonia corporativa, geralmente vêm à mente apenas os recursos telefônicos, mas os dispositivos móveis também podem trazer complicações à telefonia da empresa.
Entre os erros de gestão empresarial, um que pode passar despercebido é a falta de controle dos celulares, os quais podem impactar positiva ou negativamente na produtividade e eficiência de cada colaborador. Afinal, aparelhos muito antigos prejudicam a comunicação e o desempenho das funções dos colaboradores.
A contratação de um serviço de gestão de dispositivos móveis pode corrigir essa necessidade completamente, já que permite o controle do inventário de dispositivos móveis da empresa e permite saber quando é o momento ideal para substituí-los.
Além disso, as informações sigilosas às quais os celulares têm acesso podem ser controladas, a instalação de apps indesejados pode ser bloqueada e o uso da linha móvel corporativa também pode ser monitorado, de modo que os gastos de telefonia sejam totalmente mensurados.
Corrija os problemas de telefonia corporativa da sua empresa!
Todas as empresas estão sujeitas a esse tipo de problema. O importante é que eles sejam identificados e corrigidos o quanto antes, de modo que a situação esteja controlada dali em diante.
Uma análise mais cautelosa no setor de telecomunicações pode revelar esses e outros problemas, e quanto antes eles forem eliminados, melhores tendem a ser os resultados da empresa, tanto financeiramente quanto em relação à produtividade e eficiência.
Problemas com redução de custos em telefonia? Veja como resolver!
Para manter os problemas de telefonia corporativa longe da sua companhia, conte com uma empresa referência em gestão de telecom, como a Sumus. Assim, as necessidades serão identificadas e corrigidas com praticidade, agilidade, segurança e economia!
