Trello ou Asana? Descubra qual é a melhor plataforma para organização de tarefas!

Descubra qual dos softwares é o melhor para organizar as tarefas da sua empresa de forma mais eficiente

Organizar as tarefas de uma empresa é uma atividade extremamente importante. Isso sempre foi feito, desde muito tempo atrás, quando as únicas soluções eram os cadernos, agendas e anotações, em uma época em que a informática ainda não era tão desenvolvida.
Hoje em dia, porém, a situação é completamente diferente. Praticamente todas as empresas possuem fácil acesso à informática e à tecnologia, e devem se beneficiar disso para que consigam gerenciar melhor suas tarefas. Inclusive, sobre tecnologia, veja o que esperar para 2018.
Existem várias ferramentas digitais para a organização de tarefas, mas duas delas se destacam entre todas as outras: Trello e Asana. Cada um deles possui suas próprias características, e a escolha da ferramenta ideal depende muito de cada empresa.
Você quer saber qual é o melhor programa para organizar as suas tarefas e as de toda a sua equipe de trabalho? Então continue lendo e confira nosso comparativo entre Trello e Asana, com os pontos positivos e negativos de cada um deles.

Características do Trello

O Trello é um programa bastante prático e intuitivo, duas de suas principais características. Mesmo que o usuário nunca tenha utilizado um software para organização de tarefas, é bem provável que ele já esteja familiarizado com seu funcionamento em apenas algumas horas.
O funcionamento do Trello se baseia no sistema Kanban, que foi criado pela Toyota na década de 60 para a organização das tarefas da empresa.
Tal sistema consiste de um fluxo de trabalho em que são estabelecidas colunas, categorias ou etapas de um processo e depois são utilizados cartões para indicar o estágio atual de uma tarefa. Cada pessoa que se envolver com essa tarefa deve anotar o que for feito e encaminhá-la para a próxima etapa.
Esse método de organização visual é de fácil compreensão para todos, ainda mais quando se trata de um software planejado para a organização de tarefas, e não de cartões de papel, que não apresentam o mesmo nível de praticidade.
Logo, o Trello é perfeito para fluxos de trabalho que sempre (ou quase sempre) seguem os mesmos processos, como acontece com um calendário editorial, por exemplo.

Os “cartões” do Trello podem ser usados para inserir descrições, datas de entrega, delegar a tarefa a determinados membros da equipe, criar listas de tarefas com caixas de seleção, enviar anexos, mensagens e comentários.
A gestão das equipes também pode ser feita com bastante facilidade, de modo que todos os profissionais consigam acessar as tarefas que precisam. É possível delegar diferentes níveis de permissão e até mesmo mudar a permissão para comentários em cada um dos cards.
Enfim, a praticidade e a versatilidade do Trello são alguns dos pontos que mais se destacam, mas que de forma alguma o tornam um software de organização de tarefas incompleto e simples demais, mas sim algo intuitivo.

Características do Asana

O Asana também é um programa que pode ser utilizado com a metodologia Kanban, mas, caso os usuários prefiram, podem alterar a exibição das tarefas para o formato mais convencional, de lista, que geralmente é visto na maioria dos softwares de organização.
Com o Asana, é possível criar subtarefas, definir prazos de entrega, descrições dos serviços, comentar nas tarefas e designar tarefas a projetos específicos, o que pode ser bastante proveitoso para a organização. As cores dos cards também podem ser alteradas conforme necessário.
A gestão da equipe do Asana funciona de forma similar à do Trello. Cada projeto pode ser exibido a todos ou apenas a algumas equipes, enquanto os comentários também podem ser restritos ou abertos a todos.
Uma das abas do Asana, chamada de My Tasks (Minhas Tarefas) faz justamente isso: exibe quais são as tarefas que estão sob a responsabilidade daquele usuário. Assim, ele consegue filtrar o que deve fazer e definir o grau de prioridade de cada tarefa.
A possibilidade que essa ferramenta apresenta de poder mudar a forma de exibição das tarefas (Kanban e lista) é excelente para a organização de tarefas de grandes equipes, já que é possível alternar rapidamente entre essas exibições.
Em tese, o Asana é uma ferramenta que apresenta uma gama de possibilidades e funções maior do que o Trello, mas que, em contrapartida, pode demandar mais tempo para a adaptação ao sistema. Veja também aplicativos para facilitar o dia a dia.

Prós e Contras: Trello e Asana

Como todo bom comparativo, esse não poderia deixar de ser diferente: para escolher o melhor sistema de organização de tarefas, é essencial saber quais são as vantagens e desvantagens de cada uma das opções.
A princípio, confira os pontos positivos de cada uma delas:

Trello

• Gestão de projetos pela metodologia Kanban;
• Sistema de fácil compreensão e rápida adaptação por parte de toda a equipe;
• Usuários ilimitados;
• Mais apropriado para processos lineares, que quase sempre seguem o mesmo fluxo de produção.

Asana

• Gestão de projetos pela metodologia Kanban e também através de listas;
• Funções mais avançadas;
• Seção de “Minhas Tarefas” torna a organização pessoal mais fácil;
• Painéis de controle e relatórios já inclusos.

Quanto aos pontos negativos, alguns deles são os seguintes:

Trello

• Sistema mais “engessado”, ou seja, com menos funcionalidades;
• Área de trabalho pode ficar confusa com muitas tarefas;
• Movimentação errada dos cards pode prejudicar a organização de tarefas.

Asana

• Limite de 15 usuários;
• Processo de adaptação mais demorado e complicado;
• Interface mais complexa.

Qual Software Escolher Para a Organização de Tarefas?

Cada um desses programas possui suas características. Enquanto alguns recursos podem ser ideais para certas empresas, estes podem ser descartáveis para outras. Portanto, tudo depende da expectativa de cada empresa.
Porém, não há como negar que esses dois sistemas são excelentes para a organização de tarefas. Além do mais, todas as funcionalidades que foram citadas estão presentes nos planos gratuitos de ambas ferramentas, ou seja, elas não pesarão no orçamento da sua empresa.
Caso nenhum software de gerenciamento de tarefas tenha sido implementado em sua empresa, uma boa ideia é começar com os dois e ver com qual deles a equipe se adapta melhor. A partir de então, pode ser utilizada apenas aquela que apresentou um melhor nível de adaptação.
Além disso, se você está preocupado com a transferência de informações entre essas duas ferramentas, fique tranquilo, pois ambos sistemas se integram. Além disso, caso a empresa prefira, as duas podem ser utilizadas em conjunto.
Tudo é uma questão de adaptação e de expectativas da empresa. Por mais que a escolha entre Trello e Asana fique à critério de cada empresa, uma coisa é certeza: o uso dessas ferramentas para a organização de tarefas fará toda a diferença, positivamente, no andamento dos processos de sua empresa!