O que é Shadow IT? Como evitar esse problema? Descubra todos os detalhes

Descubra qual é a definição e como isso pode impactar em sua empresa

A área de tecnologia da informação é muito completa e está sujeita a mudanças constantes, e é fundamental conhecer o máximo possível sobre ela. Você pode não saber o que é shadow IT, mas seu impacto pode trazer sérias consequências à empresa.
É difícil ter uma ideia concreta apenas ao analisar o termo, ainda mais pelo fato de não ser tão comentado assim, mas depois de conhecer o conceito, será possível entender exatamente como ele funciona.
Entenda qual é o conceito por trás desse termo, quais são os pontos fortes e fracos e como evitar que ele esteja presente em sua empresa.

O que é shadow IT?

É o uso de equipamentos, softwares ou sistemas relacionados à área de TI por um colaborador ou departamento sem conhecimento da área de TI ou de segurança virtual.
Em outras palavras, é como se um servidor, sistema na nuvem, software de gestão ou qualquer outro hardware ou software fosse utilizado “nas sombras”, de maneira oculta, sem aprovação e conhecimento dos profissionais que são responsáveis por essa área.
Ela está entre as tendências de TI que você precisa saber, já que quem não entende o que é shadow IT ou não respeita seu conceito pode colocar a empresa sob sérios riscos organizacionais, financeiros e até mesmo interromper sua existência no mercado.
Um dos pontos que mais pode ter impactado no assunto é a rápida adoção de serviços baseados na nuvem, os quais são práticos, seguros e eficientes, mas ao mesmo tempo abrem margem para que o Shadow IT se faça presente.
A consumerização (uso de dispositivos pessoais, como celulares, tablets e notebooks, em ambientes de trabalho) pode ser considerada como uma forte tendência recentemente, a qual acelerou a existência do shadow IT.
Por exemplo, o uso de aplicativos e serviços na nuvem para ajudar no trabalho dos colaboradores de uma empresa pode ser benéfico para sua produtividade e eficiência, mas ao mesmo tempo se configurar como uma decisão não autorizada pelo setor de TI.
Aos olhos de quem não é um especialista na área, pode parecer que não há grandes riscos envolvidos, mas ao entender melhor o que é shadow IT, será possível distinguir o grande perigo que mora nessas decisões aparentemente inofensivas.

Como o shadow IT pode impactar uma empresa?

De forma positiva ou negativa, embora os riscos possam ser maiores do que os potenciais benefícios, o que faz com que a área seja tão importante.
Basicamente, existem três aspectos de shadow IT, que consistem em todas as atividades ou aquisições em que o departamento de TI não está envolvido. São eles:

  • Hardware: computadores, notebooks, tablets, smartphones e servidores.
  • Softwares adquiridos em mídias físicas: programas comprados em CDs e DVDs.
  • Serviços na nuvem: soluções de Software as a Service (SaaS, como Google Apps, Cisco WebEx e Salesforce), Platform as a Service (PaaS, como Google App Engine, Red Hat Openshift e Pivotal CF™) e Infrastructure as a Service (IaaS, como Microsoft Azure, Cisco Metapod, Google Compute Engine e Amazon Web Services).

Logo, basicamente, para entender o que é shadow IT, basta pensar em qualquer tecnologia implantada em empresas, seja ela física ou virtual, cuja escolha e aplicação não tenham passado pelo setor de TI da empresa.

Quais são os pontos fortes e fracos do shadow IT?

Rapaz andando com uma nuvem cobrindo sua cabela, até a altura do pescoço. A nuvem possui linhas conectadas na cor vermelha, simbolizando os pontos fortes e fracos do Shadow IT.
Depois de entender que esse é um dos termos de TI que todo profissional da área precisa saber, ainda resta a dúvida das possíveis vantagens e desvantagens que o shadow IT pode trazer. Algumas delas são as seguintes:

Vantagens

  • Maior produtividade dos colaboradores, que podem contar com soluções e serviços com os quais estão acostumados para melhorar seu desempenho profissional; 
  • Aumento da integração com colaboradores, clientes e parceiros, através da adoção de softwares de comunicação; 
  • Uso de sistemas, ferramentas e tecnologias que podem vir a ser implementados pelo setor de TI no futuro.

Desvantagens

  • Possibilidade da aparição de brechas de segurança, que colocam os dados e informações da empresa sob risco de interceptação; 
  • Problemas que podem demorar para serem revertidos ou até mesmo se tornar irreversíveis, já que a escolha dos hardwares, softwares e serviços não passou pelos profissionais de TI e segurança; 
  • Prejuízo financeiro, já que o que for adquirido ou contratado pode ser rejeitado pela equipe de TI e, então, ter que deixar de ser utilizado.

Vale a pena optar pelo shadow IT?

Há quatro pessoas na foto, sentadas em cadeiras de escritório em frente a mesas. Há um notebook para cada dupla, formada por um homem e uma mulher cada, e todos estão olhando para as telas dos respectivos notebooks, representando uma discussão sobre valer a pena ou não optar pelo Shadow IT.
Não. Depois de entendermos o que é shadow IT e compreender o que pode acontecer em decorrência de sua aceitação, fica claro que essa não é uma boa decisão a se tomar.
Assim como as empresas podem procurar saber como evitar ruídos entre a área de marketing e o TI, o mesmo se aplica aos demais setores, e para que isso aconteça, é fundamental não ultrapassar os limites de cada área de atuação.
Por exemplo, um profissional do setor financeiro não tomará boas decisões para o setor de recursos humanos, e um especialista em vendas pode fazer escolhas erradas na área de marketing, ou seja, cada profissional deve atuar na área em que conhece.
O setor de TI é ocupado por profissionais que entendem o potencial da tecnologia e sabem desfrutar o máximo dela, de modo que a eficiência e a segurança na organização sejam as maiores possíveis.
Seu trabalho está bastante relacionado ao setor de segurança, já que é preciso se proteger não apenas no mundo físico, mas também no digital, e ambos, quando em conjunto, podem escolher o que é melhor para a empresa.
Ao compreender o que é shadow IT e ainda assim tentar aplicá-lo, os prejuízos podem ser consideráveis, não apenas a longo e médio prazo, mas também em um breve período de tempo, já que a escolha de um equipamento ou sistema inseguro e de baixa qualidade pode colocar tudo a perder.
É claro que isso não deve impedir os colaboradores de terem ideias e sugestões para o setor de tecnologia, mas sempre que isso existir, deve-se procurar os profissionais do setor de TI para saber o que é melhor a se fazer.
Pode ser que os profissionais de tecnologia da informação recebam uma sugestão de sistema que sabem que não é bom, mas conheçam outras que sejam benéficas e procedam com sua implementação em prol da empresa.
Isso é benéfico tanto para quem sugeriu quanto para a equipe, que terá melhores ferramentas de trabalho, e ao mesmo tempo para os profissionais de TI, que têm total controle sobre as tecnologias, recursos e sistemas utilizados na empresa.
Confira 05 tendências de TI que você precisa prestar atenção!
Depois de entender exatamente o que é shadow IT, faça o que for possível para não adotá-lo na empresa. Seja para a aquisição de uma nova ferramenta ou a contratação de um serviço de gestão de telecom, tomar decisões conjuntas com os setores de segurança e TI é a melhor opção.

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