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Gestão de Facilities: o que é e como superar desafios no setor corporativo

Gestão de Facilities

Bem-vindo ao mundo da Gestão de Facilities, onde o caos é transformado em ordem, e cada aspecto do ambiente empresarial é cuidadosamente afinado para um desempenho excepcional.

Não à toa esta é uma área que vem ganhando cada vez mais espaço no mundo corporativo. Seja no segmento de tecnologia, moda ou manufatura, a Gestão de Facilities garante o suporte necessário para que a empresa possa atingir seus objetivos e crescer. 

Atualmente, a experiência do cliente e o bem-estar dos funcionários se tornaram critérios essenciais para o sucesso. É aqui que a Gestão de Facilities entra: ela assegura a manutenção, a limpeza, a segurança e o gerenciamento de espaço para que a experiência seja a melhor possível.

Mais do que apenas a gestão da infraestrutura física, a Gestão de Facilities abrange uma ampla gama de serviços. Da climatização à segurança, passando pela gestão de resíduos e até mesmo o design do espaço, ela assegura que tudo funcione de maneira eficiente.

Com um olhar atento para otimizar processos e recursos, a Gestão de Facilities não apenas economiza dinheiro, mas também fomenta uma cultura empresarial que valoriza a qualidade, a segurança e o bem-estar de todos os envolvidos.

Você já se perguntou como um escritório pode ter uma atmosfera tão convidativa, ou a fábrica manter a produção sem interrupções? Ou ainda, como um estabelecimento consegue manter o fluxo de pessoas constantes e as vendas em alta?

A resposta para essas perguntas muitas vezes é: uma boa Gestão de Facilities.

Mas afinal, o que é Gestão de Facilities?

A Gestão de Facilities (do inglês, facilities management) surgiu da necessidade em garantir que os ambientes empresariais operassem de forma eficaz e eficiente. Portanto, é uma área que abrange uma gama bastante variada de serviços.

Para compreender a amplitude dessa área, é preciso entender dois de seus elementos-chave: o Hard Services e o Soft Services.

Hard Services: atenção à infraestrutura

São denominadas hard services as atividades de manutenção, gestão e suporte relacionadas à infraestrutura física de uma empresa. Essas atividades são tangíveis e podem envolver sistemas e ativos físicos.

Alguns exemplos clássicos de hard services: manutenção de HVAC (aquecimento, ventilação e ar-condicionado), sistemas elétricos, geradores, encanamento e sistemas de segurança. Serviços que garantem a segurança, conformidade e funcionalidade do ambiente.

Na indústria, o hard services também se estende ao maquinário especializado e equipamentos de produção.

Soft Services: bem-estar e produtividade em foco

Já os soft services concentram-se mais nas áreas que afetam o bem-estar e a produtividade dos ocupantes de um determinado espaço na empresa. São serviços de natureza geralmente intangível.

Aqui incluem-se serviços como gestão de limpeza, segurança, gerenciamento de resíduos, design de interiores, serviços de recepção e portaria, até mesmo programas que promovam a saúde e bem-estar no local de trabalho.

Os soft services são essenciais para um bom clima organizacional, estimulando a produtividade e o sentimento de pertença entre os funcionários, além da boa apresentação aos clientes e visitantes, o que pode, por sua vez, impactar positivamente na imagem da empresa.

As Diversas Faces da Gestão De Facilities

A Gestão de Facilities abrange uma variedade de áreas críticas para o bom funcionamento de qualquer organização. Para demonstrar de maneira mais clara, citamos algumas:

Manutenção e Operações: engloba os aspectos de manutenção preditiva, preventiva e corretiva para garantir a operação ininterrupta de sistemas essenciais.

Segurança e Proteção: assegura a integridade dos ativos, a segurança dos funcionários e visitantes por meio de sistemas de segurança e medidas de prevenção de riscos.

Gestão de Espaço: visa a otimização do espaço disponível, considerando layouts, ergonomia e eficiência de uso.

Gestão de Projetos: atua na supervisão de reformas, construções ou qualquer tipo de projeto relacionado às instalações.

Sustentabilidade: foco em práticas ecológicas para minimizar o impacto ambiental das operações e reduzir os custos operacionais.

A Gestão de Facilities, portanto, vai muito além da gestão operacional tornando-se um motor de eficiência, produtividade e qualidade de vida dentro das organizações.

Nem Tudo São Flores: As Dificuldades do Setor que Ninguém “Vê”

Apesar da importância da Gestão de Facilities, há uma percepção equivocada de que suas contribuições são “secundárias” com relação às demais áreas da empresa. Isso acarreta em investimentos insuficientes (ou a falta deles) e subvalorização dos funcionários envolvidos. 

Além disso, a complexidade inerente desse setor multifacetado exige abordagens flexíveis e soluções inovadoras para superar dificuldades que testam sua resiliência e eficácia, todos os dias.

Por exemplo, o gerenciamento eficaz de ativos exige não apenas a aquisição adequada, mas também um acompanhamento constante dos ciclos de vida e manutenção – o que é deveras relevante em indústrias com equipamentos de alta complexidade e vida útil variável.

Outra dificuldade da Gestão de Facilities é manter o equilíbrio entre fornecer serviços de qualidade e otimizar custos. A flutuação dos preços dos recursos, bem como a necessidade de prever despesas imprevistas, pode ser um desafio constante.

Lembrando ainda que cada empresa tem necessidades exclusivas, o que exige certa versatilidade do setor a fim de se adaptar a uma variedade de ambientes e indústrias, desde escritórios corporativos até instalações industriais.

Software de Gestão de Facilities: Tecnologia que Traz Vantagem Competitiva

O investimento em software de Gestão de Facilities pode trazer inúmeras vantagens para a empresa, revolucionando a forma como as operações de infraestrutura e serviços são gerenciadas.

Centralização de informações, monitoramento de ativos e gestão de custos são algumas das melhorias trazidas por esse tipo de tecnologia. Benefícios que contribuem para uma comunicação mais assertiva entre as demais áreas, bem como para tomadas de decisões embasadas.

Facilities Managment: Automatize Operações e Potencialize Resultados

O módulo Facilities Management da Sumus Concept, é a resposta inteligente para superar os desafios inerentes à Gestão de Facilities da sua empresa.

Através de tecnologias como Big Data e Inteligência Artificial, o Facilities Management é projetado para otimizar a eficiência operacional e a visibilidade das operações de facilities dentro da companhia.

Além disso, o software pode ser facilmente integrado a outros sistemas já utilizados pela empresa-cliente, em especial com o Asset Managment, um módulo desenvolvido pela Sumus especificamente para gestão de ativos.

Ao combinar a gestão de instalações com o gerenciamento de ativos, o Facilities Management oferece uma visão geral de todas as atividades, desde manutenção até segurança e gestão de espaço.

Dessa forma, elimina-se a lacuna de visibilidade, permitindo que a empresa-cliente acompanhe de perto suas operações e tome decisões informadas em tempo real.

O software também oferece um olhar aprofundado sobre os custos associados à gestão de facilities. Ele permite o rastreamento e a análise dos gastos relacionados a manutenção, reparos, renovações e muito mais.

Como resultado, auxilia no planejamento de orçamento mais preciso e ajuda a identificar oportunidades de economia e investimentos estratégicos.

Além disso, a solução de Asset Management da Sumus garante que os ativos físicos da empresa sejam gerenciados de forma eficiente ao longo de seus ciclos de vida.

Desde aquisição até desativação, o software rastreia e monitora a condição e a utilização dos ativos, permitindo decisões embasadas sobre manutenção, substituição ou desinvestimento.

Em resumo, com os módulos da Sumus, a sua empresa terá:

  • Monitoramento de ativos aprimorado, com alertas automáticos e relatórios de desempenho;
  • Gestão de Custos otimizada;
  • Aumento da Eficiência Operacional;
  • Melhoria na Tomada de Decisões;
  • Suporte à sustentabilidade, com recursos para monitorar o consumo de recursos como água e energia;
  • Comunicação mais assertiva entre membros da equipe de Facilities e demais áreas.

Ademais, a automatização dos processos contribui para uma melhor experiência dentro da empresa. Afinal, um ambiente bem mantido e eficiente impacta positivamente funcionários, clientes e visitantes, contribuindo para aumento da satisfação e retenção de talentos.

Conclusão

O software de Facilities Management, associado ao Asset Management da Sumus Concept, é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam otimizar suas operações em facilities e ganhar vantagem competitiva.

Através do seu poderoso conjunto de recursos, o Facilities Management supera as dificuldades de visibilidade, maximiza a eficiência operacional, controla os custos e permite a tomada de decisões estratégicas fundamentadas.

Ao investir em tecnologia de ponta, sua empresa pode transformar a Gestão de Facilities em uma poderosa aliada para impulsionar a eficiência, produtividade e o sucesso a longo prazo.

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