A gestão de contas é um dos principais assuntos em qualquer empresa, seja qual for seu porte ou segmento, já que deixar o setor desorganizado pode causar problemas graves a curto, médio e longo prazo.
De acordo com uma estatística da Serasa Experian, aproximadamente 5,3 milhões de micro e pequenas empresas brasileiras fecharam o ano de 2018 inadimplentes, segundo maior valor mensal de toda a série história. Em dezembro de 2017, o número era de 4,937 milhões, 6,85% menor.
Entre os problemas que podem causar essa situação, um dos principais é a falta de uma gestão adequada das contas, algo que precisa ser acompanhado de perto por cada diretor, gestor e empreendedor.
Vamos aprender o que deve ser feito para saber se essa gestão é realizada da maneira certa em sua empresa e, caso negativo, como reverter a situação para que a organização esteja presente e seja constante.
Como fazer uma boa gestão de contas?
Depois de analisar como a gestão da sua empresa vem sendo realizada e aplicar as técnicas e práticas citadas, você poderá ver como os resultados melhorarão consideravelmente!
Conheça a situação atual das contas
Você sabe tudo sobre as contas que a empresa precisa pagar? Se a resposta for negativa, então é preciso agir o mais rápido possível para mudar a situação, já que o descontrole pode levar a grandes prejuízos.
O primeiro passo para uma gestão de contas eficiente é analisar com calma todas as contas que existem hoje, qual é o valor de cada uma delas e o valor total e quando é a data de vencimento, informações essenciais para lidar com o assunto da melhor maneira.
Ficar à mercê das contas ou mesmo deixar essa responsabilidade sob os ombros de uma única pessoa é perigoso, já que qualquer deslize pode trazer problemas financeiros e funcionais ao negócio.
Separe, o mais rápido possível, um tempo para sanar todas as dúvidas sobre as finanças e deixá-las organizadas. Este é o primeiro passo para conseguir gerenciar o assunto com o cuidado e a atenção que ele merece.
Entenda o que são essas contas
Depois de conhecer as principais informações a respeito das contas, já é possível evitar atrasos e prejuízos. O próximo passo é saber quais são os itens que levam a tais cobranças.
Separe todas as contas e leia o que realmente está sendo cobrado. Analise com atenção e cautela cada uma delas, pois isso pode ajudar a encontrar e conhecer detalhes que você nem imaginava.
Por exemplo, na conta de energia elétrica, veja qual foi o consumo de kWh e compare com os dados anteriores, o que pode ser visto na própria fatura. Se ele aumentou drasticamente, pode haver algum equipamento, aparelho ou outro item cujo consumo está desequilibrado.
Nas faturas de telefonia, a gestão de contas merece ser feita com ainda mais atenção, já que sua análise é difícil pela grande quantidade de informações, como consumo em minutos, ligações realizadas e consumo de dados móveis no caso de linhas móveis.
Analise minuciosamente cada item e, a partir de então, você entenderá exatamente o que compõe os valores pagos.
Pense no que pode ser feito para reduzir as despesas
Toda companhia tem suas despesas fixas e variáveis e isso é inevitável. Porém, algo tangível e alcançável é a redução de tais despesas, o que só pode ser feito depois que elas tiverem sido identificadas e conhecidas nos passos anteriores.
Ainda nos mesmos exemplos, se o consumo de energia elétrica aumentou ou se mantém estável, embora seja alto, vale a pena criar campanhas de conscientização a respeito do uso de energia no ambiente para auxiliar no corte de custos.
Não é diferente com a área de telecom, que pode representar uma das principais despesas da empresa e, por isso, é uma etapa imprescindível da gestão. Neste caso, além das campanhas de conscientização, vale a pena ter um controle mais específico e completo na área.
Isso pode ser obtido com os sistemas de tarifação telefônica, que conseguem extrair todas as informações sobre cada linha de telefonia fixa ou móvel, como ligações feitas, recebidas, seu prazo, quais colaboradores e setores usam mais os recursos de telecom e até mesmo quais são as regiões com maiores gastos.
A partir dessas informações, a empresa terá condições de entender quais são as reais necessidades de telefonia e, assim, contratar pacotes que se adequem a elas, além de reduzir o uso dos recursos corporativos de telecom para fins pessoais, o que deve ser evitado por seu potencial prejuízo.
Acompanhe a gestão de contas periodicamente
Todos os passos anteriores são de suma importância, mas o processo não pode parar. Depois que tiverem sido colocados em prática, é importante acompanhar a gestão das contas para garantir que ainda estejam devidamente organizadas.
As despesas mudam a cada mês, assim como os recursos da empresa e as condições de mercado, entre outras variáveis, o que mostra que a gestão deve ser recorrente, não apenas esporádica.
Além de manter a economia e a organização, cabe ressaltar que a manutenção do processo é mais simples do que sua instauração, já que a maior parte dos ajustes e estudos já terá sido realizada, o que significa que o tempo a ser investido nas atividades não precisará ser tão longo.
Incorporar auditorias de contas regulares nesse acompanhamento é importante para garantir que os controles financeiros permaneçam eficazes e para identificar qualquer desvio ou oportunidade de melhoria ao longo do tempo. Dessa forma, a empresa pode continuar aprimorando sua gestão financeira e mantendo-se adaptada às mudanças do ambiente empresarial.
Tenha uma gestão de contas exemplar!
Manter uma empresa perfeitamente organizada não é tarefa fácil, mas certamente recompensadora. Isso permite que ela tenha plenas condições de se desenvolver e, assim, crescer de maneira saudável no mercado.
A melhor forma de otimizar o setor é contratar um serviço profissional de gestão de contas, como o Sumus Expenses Solution, que também efetua a gestão de contratos e realiza ambas atividades de maneira automatizada, de modo a reduzir o tempo investido e aumentar a eficácia dos processos.
Assim como a gestão de telecom é indispensável para todas as companhias, a gestão de contas também – inclusive, as duas trabalham em conjunto. Siga as dicas citadas e gerencie as contas com excelência!
