Dicas para diminuir as despesas com telefonia

Saiba como fechar a torneira das contas de telefone e economizar uma boa quantia no final do mês

Se você tivesse a oportunidade de pagar 30% a menos na conta de telefone da sua empresa, você tentaria economizar esse dinheiro? Se a sua resposta para essa pergunta foi um sonoro “sim”, saiba que existem muitas alternativas para quem deseja gastar menos com telefonia sem comprometer a qualidade do trabalho desempenhado.
A gestão de telecom é hoje um dos itens mais importantes que deve ser incluído na pauta de qualquer empresário.
Poucos se dão conta, mas esse setor é um dos responsáveis por um alto índice de desperdício de recursos, seja pela falta de políticas claras de uso ou ainda por itens que fogem da alçada de controle da empresa caso não exista nenhuma ferramenta para essa finalidade.
Nesse artigo, listamos algumas dicas que podem auxiliá-lo a identificar por quais razões a sua empresa está gastando mais do que devia em telefonia e quais metodologias você pode colocar em prática para evitar que uma parcela significativa das suas finanças seja comprometida com as operadoras de telefonia.

1 – Defina políticas de uso mais rígidas

Mesmo que a maioria dos colaboradores de uma empresa não sejam mal-intencionadas, a falta de políticas claras no uso da telefonia faz com que as pessoas se sintam um pouco mais “relaxadas” e tendam a buscar sempre a solução mais fácil – o que não significa que ela é a melhor ou a mais barata.
No caso da telefonia não é diferente. Muitas pessoas fazem ligações para o colega da sala ao lado, na falsa expectativa de que isso agiliza o processo.
Na verdade, muitas vezes o custo dessa ligação não compensa a agilidade e o resultado é um gasto desnecessário, que pesa no seu orçamento no final do mês.
Assim, nosso conselho é que o gestor da empresa estabeleça políticas claras de uso de telefonia, seja em relação à telefonia fixa e móvel ou até mesmo no que diz respeito ao uso do plano de dados do celular corporativo. Havendo limites claros, os colaboradores tendem a se policiar um pouco mais e colaborar para que de fato haja uma economia nesse sentido.

2 – Adote uma central telefônica

Muitos gestores não se dão conta de como é uso de telefonia em suas companhias pelo simples fato de não terem as ferramentas ideais de controle para isso. Não dá para imaginar que alguém vá pegar uma conta telefônica para detalhar cada ligação, não é mesmo? Assim, a solução é automatizar esse processo.
Com a implantação de um sistema tarifador telefônico, todas as ligações feitas dentro da empresa são automaticamente registradas no sistema.
É possível, por exemplo, descobrir quais setores ou quais colaboradores mais utilizam o equipamento e, se for o caso, estabelecer condições especiais para cada um deles de forma a entender melhor qual é o custo operacional de cada setor.

3 – Faça uma auditoria nas suas contas telefônicas

Você sabia que é bem provável que as suas contas telefônicas estejam recheadas de cobranças indevidas e, sem um sistema de gestão de telecom, você nunca vai conseguir descobrir isso? Isso acontece pelo simples fato que as operadoras muitas vezes cobram tarifas indevidas, de acordo com o horário das ligações, e não há um sistema preciso para simples conferência.
Empresas que adotam sistemas gerenciadores tarifários acabam descobrindo posteriormente que muitas vezes os valores cobrados indevidamente podem chegar a quase 30% do valor da conta telefônica.
A central de telefonia permite que você compare os dados coletados pelo sistema com a base da operadora e peça uma reavaliação caso encontre discrepâncias.

4 – Renegocie seus planos de telefonia

Depois de alguns meses operando com uma central telefônica e tendo feito uma auditoria nas suas contas, você terá a noção exata de quanto necessita gastar para que os seus sistemas de comunicação operem dentro da normalidade.
Aí, é chegada a hora de rever os planos contratados e verificar se eles, de fato, atendem as suas necessidades.
Ainda é grande o número de empresas que paga uma conta de telefonia mais alta do que deve pelo simples fato de considerar como “benefícios” itens que nunca são nem usados.
Por exemplo: o seu pacote de telefonia inclui a possibilidade de ter TV a capo por um preço “promocional”?
Pode até ser verdade que o preço da TV a cabo fica mais baixo dentro de uma oferta do tipo combo, mas se você paga um real que seja por um serviço que não utiliza, então por mais que ele esteja com desconto esse não é um bom negócio. Depois de saber exatamente quantos minutos você precisa e qual é a franquia de dados ideal, a dica é renegociar os valores diretamente com as operadoras.

Telefonia não precisa custar caro

O mundo evoluiu bastante e hoje existem diversas alternativas para que a gestão de telecom seja feita da melhor maneira possível.
Em linhas gerais, sempre vale a regra de que quanto mais ferramentas você tiver em suas mãos, maiores serão as chances de você tomar a decisão correta na maior parte das vezes.
Assim, contar com o auxílio de uma empresa especializada para a implantação de sistemas como esses pode ser o melhor caminho para garantir que você sempre estará pagando o preço mais justo pelas suas telecomunicações.
Cada empresa tem as suas peculiaridades e necessidades e a avaliação de uma equipe especializada pode apontar ainda outras soluções, garantindo economia sem que haja perda de qualidade e eficiência nos processos.