Um bom controle de inventário ajuda a reduzir os custos de telecom. Para isso, é preciso entender seus tipos (físico e contábil), como fazer esse controle e quais são os erros mais comuns na prática. Saiba mais!
O controle de inventário do estoque é uma prática essencial para empresas e instituições, consistindo no levantamento meticuloso dos bens e materiais armazenados. Através da contagem e catalogação dos produtos, é elaborada uma lista detalhada que contribui para a gestão eficaz do estoque.
Essa prática permite identificar não apenas o que está disponível em estoque, mas também gerenciar de maneira estratégica os recursos da empresa, otimizando processos e reduzindo custos operacionais.
Conhecer a importância e os benefícios do controle de inventário é essencial para o sucesso financeiro e operacional de qualquer organização.
Confira aqui tudo que você precisa saber sobre o assunto!
O que é um inventário de estoque?
O inventário de estoque é um levantamento dos bens e materiais que estão no estoque de uma empresa ou instituição. Os produtos e mercadorias estocados devem ser contados e catalogados, produzindo uma lista conhecida como inventário de estoque.
O controle do inventário de estoque precisa ser feito de tempos em tempos para manter os dados atualizados, contribuindo para um fluxo mais otimizado de vendas e aquisições.
Os bens que entram no inventário podem ser, por exemplo:
- Ingredientes ou matérias-primas que serão utilizados na fabricação de algum produto;
- Produtos prontos para serem comercializados no ponto de venda;
- Máquinas e equipamentos utilizados no processo de fabricação;
- Itens de almoxarifado utilizados pelos trabalhadores no dia a dia, como materiais de escritório, produtos de limpeza, etc.;
- Entre outros.
Qual a importância do controle de inventário?
É importante para as empresas e organizações terem um controle de inventário eficaz, pois isso traz muitas vantagens, como a redução de desperdícios, a otimização dos processos e a diminuição dos custos de operação, por exemplo.
Confira alguns benefícios do controle de inventário de estoque!
Diminuir perdas e prejuízos
A falta de um controle de estoque pode causar muito desperdício em uma empresa. Matérias-primas adquiridas ou itens produzidos podem, por exemplo, passar do prazo de validade, levando a um descarte sem utilização ou venda.
Outra situação comum em estoques desorganizados são os investimentos desnecessários. Nestes casos, a empresa continua comprando determinado item, sem perceber que já existem várias unidades adquiridas em estoque. As compras desnecessárias impedem que esse recurso seja melhor investido em outra área da empresa.
No caso do estoque do produto a ser vendido, a falta de controle leva a situações igualmente graves. O controle de estoque é capaz de informar quais são as categorias ou modelos de produtos que mais “saem” e quais ficam empacadas, sem gerar venda.
Não realizar o controle de estoque pode levar a situações onde se produz demais um item que não tem tanta vazão ou deixa-se de produzir algo que possui muita demanda de vendas. Ambos os cenários trazem prejuízos financeiros para os negócios.
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Evitar a escassez
Além de gerar compras desnecessárias, o controle de estoque ineficiente também pode originar uma situação onde determinado insumo ou matéria-prima é necessário, mas não está disponível no estoque.
A escassez de algum material leva a compras feitas “às pressas”. Sem o devido tempo de pesquisa e negociação, sua empresa certamente terá que pagar mais caro para ter acesso aos insumos num prazo mais curto, ou então perder dias valiosos de trabalho aguardando o acesso ao material. Ambas as situações resultam em prejuízos significativos nos balanços financeiros.
Tomar decisões mais estratégicas
Com um inventário de estoque bem feito, você será capaz de tomar decisões muito mais rápidas e acertadas sobre onde alocar seus recursos. Afinal, terá em sua mão dados atualizados sobre todos os itens contidos no estoque da sua empresa, sabendo exatamente em quais itens precisa investir e quais áreas não precisam de mais insumos.
A tomada de decisões rápida e baseada em dados é essencial para o sucesso do seu negócio a longo prazo. Por isso, é importante saber o que está acontecendo em cada área da empresa a todo momento, inclusive no estoque.
Fazer a manutenção regular de equipamentos
O inventário de estoque também auxilia na gestão de ativos da empresa. Além dos materiais e produtos, compete também ao inventário o levantamento das máquinas, ferramentas e equipamentos utilizados pela empresa.
Neste sentido, ele também é uma forma de se certificar que tudo está funcionando corretamente. Assim, é possível manter um controle das manutenções preventivas, realizar o conserto de itens danificados ou até mesmo perceber com certa antecedência quando um equipamento precisa ser substituído, podendo, assim, prever a necessidade de investimento neste setor.
Melhor relacionamento com clientes
Uma empresa deve sempre buscar ter o melhor relacionamento possível com os clientes, criando uma experiência de compra satisfatória e memorável, que fará o consumidor voltar para comprar em uma nova ocasião.
O controle de estoque eficiente reduz a chance de falhas, como venda de produtos danificados ou a escassez de algum item devido à falta de planejamento. Isso aumenta a satisfação dos clientes, criando uma relação de confiança.
Reduzir custos e maximizar o seu lucro
Todos os itens listados anteriormente, e combinados, têm apenas um resultado: reduzir os custos operacionais do negócio, maximizando o lucro da empresa.
O controle de estoque eficiente está intrinsecamente ligado ao sucesso financeiro da organização. Contar com levantamentos periódicos, controle de inventário e sistemas automatizados é imprescindível para se manter competitivo e assegurar o crescimento da empresa.
Quais são os tipos de Inventário?
Para realizar um controle de inventário eficiente, é necessário seguir métodos e processos muito bem definidos e estipulados. Os processos variam de acordo com o tipo de inventário que está sendo realizado.
Existem algumas categorias, como inventário periódico, inventário cíclico ou inventário anual, por exemplo. A seguir, apresentamos os diferentes tipos de inventário e suas principais funções e aplicações.
Controle de inventário periódico ou rotativo
O inventário periódico acontece sempre em um determinado período, que é estabelecido de acordo com as necessidades da organização.
Pode ser semanal, quinzenal, mensal, semestral ou anual, por exemplo. Para atender à legislação contábil e produzir o Livro de Registro, é necessário realizar um inventário de estoque no mínimo anualmente, mas, para muitas empresas, essa frequência é bem maior.
Encontrar a frequência correta é uma questão de equilíbrio. Realizar um inventário de estoque completo requer planejamento e alocação de espaço e tempo da equipe para o trabalho. Portanto, não é um processo que pode ser realizado “o tempo todo” sem necessidade.
Por outro lado, se a frequência for muito baixa, pode levar a erros na rotina de controle, desvio de material, furtos, etc.
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Controle de inventário parcial ou dinâmico
O controle de inventário dinâmico ou parcial é muito utilizado por grandes varejos, que possuem vastos estoques de mercadoria. O processo busca fazer um levantamento de apenas parte das mercadorias, e não do estoque inteiro. As mercadorias são divididas em categorias, e apenas uma parcela das categorias é inventariada.
Esse modelo de controle de inventário é capaz de criar fluxos de trabalho otimizados, conferindo o estoque de diferentes setores de forma rápida, um de cada vez. O ideal é que haja uma rotatividade, de forma que todas as categorias passem por inventário com certa regularidade.
Cíclico ou permanente
O controle de inventário cíclico está associado ao fechamento do período fiscal. Ele serve para aumentar a segurança contábil da empresa, e também dá um reforço nas questões logísticas de controle de estoque.
É bastante usado para comparações de sazonalidade, colocando o número atual contra o mesmo período em anos anteriores. São aplicados indicadores e métricas específicas que ajudam a ter uma percepção mais acurada do estoque e da contabilidade empresarial.
Inventário de estoque anual
O controle de estoque anual precisa ser obrigatoriamente executado para se manter conforme a lei. A Receita Federal exige que, ao final de cada ano fiscal, seja apresentado o inventário.
Normalmente, o inventário de estoque anual é realizado entre os meses de dezembro e janeiro.
Apesar de ter a função de trazer dados para a gestão orçamentária da empresa, muitas organizações aproveitam esse período para levantar outros dados de estoque, realizando um inventário completo.
Inventário de estoque geral
O controle de estoque geral visa contabilizar todos os bens da empresa, não apenas o estoque de mercadorias.
Esse inventário é geralmente feito ao menos uma vez por ano e tem a função de orientar a gestão para a tomada de decisões e implementação de novas políticas ou fluxos de trabalho.
Tipos de controle de inventário
O controle de inventário pode ser realizado de duas maneiras: o inventário físico, que visa contar o material, e o contábil, que foca no valor de cada item. Conheça mais cada um deles:
Físico
O inventário físico busca “bater” a lista de estoque contida no sistema com os itens que realmente estão no inventário, confirmando que eles de fato existem, fisicamente.
Por exemplo, se no sistema consta que a empresa possui 25 pacotes de papel sulfite em estoque, durante o inventário físico, o funcionário iria contar os pacotes contidos no almoxarifado para verificar se, realmente, existem 25.
Caso ele descubra que este número não condiz com a realidade, isso pode significar falhas no controle de entradas e saídas do estoque ou, até mesmo, apontar para fraudes, furtos ou outras ocorrências mais graves dentro da empresa.
Contábil
O controle de inventário contábil, por outro lado, verifica o valor do estoque adquirido e o expedido.
Por exemplo, se a empresa adquire novos produtos ou matérias-primas, esses custos devem ser registrados no controle contábil de inventário. Da mesma forma, quando os produtos são vendidos, o custo dos itens vendidos (COGS) é registrado para calcular o lucro bruto.
Esse tipo de controle é fundamental para a gestão financeira da empresa, permitindo uma análise precisa dos custos de produção, margens de lucro e despesas operacionais. Além disso, auxilia na elaboração de relatórios financeiros precisos para acionistas, investidores e órgãos reguladores.
Como fazer um controle de inventário?
Se você precisa fazer um controle de inventário eficiente de forma simples e fácil de compreender, siga o passo a passo!
1. Classifique os produtos
O primeiro passo para fazer um controle de inventário eficiente é classificar os produtos. Isso significa categorizá-los de acordo com suas características, como tipo, modelo, tamanho, entre outros. Essa classificação facilita a organização e a contagem dos itens durante o inventário.
2. Estabeleça um sistema de codificação
Após classificar os produtos, é importante estabelecer um sistema de codificação para identificá-los de forma única. Isso pode ser feito por meio de códigos de barras, números sequenciais ou qualquer outro método que facilite a identificação e o registro dos itens no inventário.
3. Identifique a rotatividade do estoque
É crucial entender a rotatividade do estoque, ou seja, quais produtos têm maior saída e quais permanecem por mais tempo armazenados. Isso permite priorizar a contagem e o monitoramento dos itens mais importantes para o negócio. A análise da rotatividade também auxilia na identificação de oportunidades para otimização do estoque e redução de custos.
4. Defina a periodicidade do inventário
Além do inventário anual obrigatório, é recomendável realizar inventários periódicos para manter o controle preciso do estoque ao longo do tempo. Estabeleça uma frequência adequada conforme as necessidades da empresa, levando em consideração a rotatividade dos produtos e a disponibilidade de recursos.
5. Faça a checagem
Com os produtos classificados e codificados, é hora de realizar o inventário físico. Isso envolve contar e registrar a quantidade de cada item presente no estoque. É importante garantir que o inventário seja feito de forma precisa e completa, sem deixar nenhum item de fora.
6. Utilize tecnologia de gestão de estoque
Investir em um sistema de gestão de estoque automatizado pode simplificar significativamente o controle de inventário. Essas ferramentas oferecem recursos como rastreamento de produtos, atualização em tempo real, emissão de relatórios e integração com outros setores da empresa. Escolha uma solução que atenda às necessidades específicas do seu negócio.
Para saber mais: 5 conselhos para usar a tecnologia a favor da sua empresa
Erros comuns ao fazer o controle de inventário
A gestão de estoque é uma atividade complexa, que necessita de muitos processos e atividades. Por isso, é normal que alguns erros sejam cometidos ao longo do caminho.
Confira alguns dos mais comuns e evite replicá-los no seu negócio!
- Não categorizar e classificar os produtos;
- Não padronizar ou detalhar a descrição de cada item;
- Não atualizar as entradas e saídas do estoque em tempo real;
- Não realizar os inventários na periodicidade certa;
- Não contar com a ajuda da tecnologia para facilitar o trabalho de inventário de estoque.
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