Como resolver problemas comuns da empresa com gestão de contas

Saiba quais são os problemas mais comuns enfrentados pelos gestores e descubra qual é a melhor maneira de resolvê-los

A boa gestão de contas é um requisito fundamental para que uma empresa tenha sucesso financeiro.
Sem isso, por mais que as vendas aumentem e que os processos internos estejam organizados, na hora de pagar as contas e os fornecedores ou mesmo de fazer novos investimentos é possível que uma parcela do seu dinheiro esteja indo embora sem necessidade.
Obviamente, essa é uma tarefa que requer um profissional especializado no assunto, mas não apenas isso.
É preciso oferecer a ele as ferramentas adequadas e permitir que a gestão de recursos seja organizada de tal forma que não haja motivos para que o gestor de contas fique sem tudo aquilo que precisa para manter o fluxo de caixa organizado e longe dos problemas.
Aliás, alguns dos problemas mais comuns na gestão de contas são tão simples de serem resolvidos que é difícil de imaginar que muitas empresas não se deem conta deles.
Aqui, listamos aqueles mais comuns nas companhias brasileiras e apresentamos dicas e alternativas para que eles possam ser erradicados de uma vez por todas.

1 – Não despreze gastos ocultos e pequenas despesas

Esse é um vício de gestão que precisa ser combatido desde o início. Muitas pessoas estabelecem limites imaginários de valores que consideram “irrelevantes” para as contas da companhia.
Assim, gastos até R$ 20, por exemplo, deixam de ser anotados ou, por serem baratos, não há muitas vezes nem uma pesquisa de preços para saber se vale a pena fazer a compra ou não.
Esses pequenos gastos, em uma companhia com 50 pessoas, podem virar uma bola de neve e no final do mês representar uma despesa bem maior do que aparenta. Desprezar esses valores é o primeiro passo para perder o controle das finanças.
Resolver esse problema é simples: quando se trata de controle de despesas é preciso ser rigoroso e cada real gasto precisa ser justificado junto à contabilidade.

2 – Misturar despesas pessoais e não estabelecer pró-labore

Pequenas e médias empresas costumam sofrer ainda com outro problema: a linha tênue que separa as despesas pessoais das despesas corporativas.
É comum que os sócios façam retiradas quando bem entendem, seja para almoçar ou para uma viajem, e muitas vezes sem que exista algum tipo de justificativa registrada – afinal o dinheiro “é do dono”.
Não seja mais um a cair nesse erro. O que é ganho pela empresa deve permanecer na empresa. No caso dos sócios, é preciso que seja estabelecido um pró-labore, um salário mensal para retirada única e exclusivamente daquele valor.
Essa é a maneira correta e organizada de se controlar o fluxo de caixa de forma profissional. Caso contrário, o gestor vai sempre cai na tentação de pegar aqueles cinquenta reais “que estão sobrando”.

3 – Não fazer demonstrativos e nem balanços

Qual é a atual situação financeira da sua empresa? Quanto ela acumulou nos últimos doze meses em patrimônio e quanto ela perdeu?
Se você é um profissional de gestão de contas e não tem essa resposta na ponta da língua é preciso rever isso imediatamente. Muitas companhias acreditam que estão crescendo quando veem que têm a possibilidade de adquirir novos bens.
Contudo, muitas vezes não se dão conta que aqueles que já estão integralizados ao patrimônio muitas vezes já não valem nem a metade daquilo que foi pago.
O resultado disso é uma espécie de cobertor curto, em que novas compras suprem as velhas, mas no final das contas a empresa está aproveitando mal os seus recursos.
Os balanços patrimoniais periódicos ajudam a rever essa situação e entender para onde foram direcionados os ativos da empresa.

4 – Não possuir um sistema de gestão de contas

Esse continua sendo um erro por parte daquelas empresas mais antigas ou que ainda insistem em fazer as coisas do jeito mais difícil, um “barato que sai caro”, na verdade.
Os sistemas automatizados de gestão de contas permitem que muitas das tarefas deixem de consumir tempo dos profissionais, que passam a ser muito mais analistas do que alimentadores de planilhas.
Boa parte do trabalho braçal é deixada de lado e em seu lugar entram as oportunidades de análise e consultoria para os gestores de contas.
É hora de verificar o fluxo de caixa e descobrir se há oportunidades de antecipação do pagamento de contas ou ainda de investimentos em agentes bancários.
Essas são formas simples de aumentar a rentabilidade sem, necessariamente, aumentar vendas ou reduzir pessoal.

5 – Não manter a disciplina nos controles financeiros

Por fim, vale lembrar que não há gestão de contas que possa funcionar se não houver um controle rígido sobre as finanças.
E, para isso, é preciso ficar atento e depois de organizar as contas manter a disciplina para que, dia após dia, você mantenha tudo em ordem como deve ser.
É comum que, às vezes, surja aquele ímpeto de organizar tudo, mas dias depois as planilhas sejam deixadas de lado.
O sucesso nas finanças requer dedicação constante. Não há como dar brecha para deixar de anotar algumas coisas ou fazer gastos menores imaginando, erroneamente, que isso não vai ter impacto no caixa.
Tudo que você fizer ou deixar de fazer vai impactar diretamente no fluxo de caixa e nos demonstrativos financeiros. Portanto, trate esse setor como um dos mais importantes da sua empresa e sempre dedique a ele a sua atenção.
Uma empresa próspera começa pela base e as finanças em dia são o melhor alicerce que você pode ter.