Como Realizar a Gestão de Contas e Contratos

Confira algumas dicas simples que podem fazer toda a diferença na hora de organizar suas contas e os detalhes contratuais com seus clientes e fornecedores.

Manter uma empresa organizada é uma das melhores estratégias que você pode adotar para pensar em crescer e ampliar os seus negócios. O sucesso que você encontrará do lado de fora certamente é reflexo das condições internas que você mantém na sua companhia e, portanto, nada melhor do que prestar atenção a alguns detalhes para evitar que você se perca em meio à burocracia.
Dois itens que merecem muita atenção no seu negócio são a gestão de contas e a gestão de contratos. O primeiro item é fundamental pelo fato de que somente tendo uma visão geral de todas as suas contas a pagar você conseguirá elencar as suas prioridades e provisionar as verbas para os respectivos pagamentos. Em alguns casos, é possível até mesmo economizar quantias consideráveis, quitando débitos com desconto quando há essa possibilidade.
Já o outro aspecto que deve ser observado é a gestão de contratos, sejam eles com clientes ou fornecedores. A antecipação de um contrato que está prestes a vencer, por exemplo, pode garantir um período maior para negociação e, ainda por cima, fazer com que a outra parte perceba que você está mesmo interessado em mantê-la como parceira. Será que sua empresa está mesmo de olho nesses dois itens?

Primeiro Passo na Gestão de Contas: Organização

Não importa o que você esteja fazendo, nada pode dar certo se você não tiver organização. E para uma empresa, essa regra se aplica com muito mais intensidade. Quando estamos falando de contratos, a preocupação deve ser ainda maior, pois há datas para serem respeitadas e, muitas vezes, o não cumprimento delas implica em multas e muitas dores de cabeça para a sua empresa.
Em outras palavras, a má gestão de contratos pode fazer com que a sua empresa deixe de existir da noite para o dia – ou, no mínimo, que adquira uma dívida de grande montante e que vá prejudicar sensivelmente o seu negócio. Portanto, nada de desculpas: você precisa tirar um tempo para organizar sua papelada ou contar com uma empresa que faça isso para você.

Tenha em Mente o que vai Ocorrer em Médio e Longo Prazo

A partir do momento em que você está organizado, é hora de traçar uma linha do tempo com a validade dos contratos e com as ações que devem ser tomadas dias ou semanas antes que eles vençam. Não existe nada pior do que perder uma oportunidade, como licitações, por exemplo, por falta de tempo hábil para conseguir os documentos pedidos dentro do prazo.
Por isso, depois de organizar a casa, crie que um cronograma com as ações que precisam ser tomadas nos respectivos dias e determine quem será o responsável por executá-la. Entenda que essas tarefas devem sempre ser vistas com prioridade. Embora elas não representem, diretamente, um aumento de caixa para a empresa, é somente na hora que você se confrontar com um problema que a noção real da importância da organização vai aparecer.

Provisão Financeira: Esteja Preparado para o Ano Todo

Em termos de gestão de contas, não são apenas os contratos que devem ser observados no seu planejamento. É muito importante ficar atento às contas a pagar e receber ao longo de pelo menos os próximos doze meses. Essa á forma ideal para você poder provisionar verbas para pagamentos de impostos, encargos trabalhistas e outras despesas que são consideradas eventuais.
Por exemplo, esperar o fim do ano para provisionar dinheiro para pagar o décimo terceiro salário dos seus colaboradores pode não ser a melhor das decisões. Dependendo do desempenho financeiro da sua empresa vale a pena antecipar o provisionamento dessas receitas ou ainda tratá-las como um investimento ao longo do ano, de forma a amenizar o impacto nas contas quando chegar o mês em que o pagamento será efetivado.
Independente da sua decisão – que pode variar por uma série de fatores – o mais importante aqui é trabalhar a gestão financeira da sua companhia de forma a prever a possibilidade de escolha em decisões como essas. Esse trabalho, por exemplo, pode muito bem ser feito por uma empresa terceirizada e que possa ajudar você a ter um melhor embasamento para a tomada de decisão.

Reduza Demandas Judiciais e Aumente as Possibilidades de Renovação

Outros aspectos importantes a serem observados a partir da boa gestão de contratos é a diminuição de multas a pagar bem como a redução de eventuais demandas judiciais, ou seja, aqueles pequenos impasses que acontecem entre clientes e fornecedores por conta de determinadas cláusulas no contrato.
Além disso, tratar os seus clientes e fornecedores mais de perto, antevendo eventuais vencimentos e tratando de negociações e renegociações antes mesmo que a situação se torne um impasse aumenta de forma significativa as chances de que você propague o negócio por mais tempo. O gestor de ferramentas de CRM, por exemplo, deve sim prever renegociações contratuais próximas às datas de vencimento.
Por fim, vale salientar que a assinatura antecipada de contratos recém-renovados pode ainda garantir um rendimento extra para a sua empresa, uma vez que agentes bancários podem oferecer condições diferenciadas para antecipação de valores. Em meses em que a previsão de receita é menor, essa pode ser uma boa saída para garantir um equilíbrio nas contas, transformando os recebíveis em receita imediata graças à sua boa gestão contratual e financeira.