Aprenda como organizar a sua planilha de contas

Saiba o que não pode faltar na hora de gerenciar as finanças para que suas contas fiquem sempre em dia

Manter as finanças da sua empresa sempre em dia é o primeiro passo para aqueles que querem crescer.
E por manter as finanças em dia não estamos falando apenas de pagar todos aqueles valores que são devidos, mas sim manter uma planilha de contas detalhada para entender melhor quais são os gastos que sua companhia tem.
Há uma série de softwares disponíveis no mercado que podem auxiliar neste trabalho.
A lista vai desde as simples planilhas gratuitas, que você mesmo pode criar, até aqueles programas mais sofisticados e com funções customizadas para o seu negócio.
Não importa qual a sua escolha, o fundamental é que você use alguma ferramenta para auxiliar nesse trabalho.
Mas o que mais não pode faltar na sua planilha de contas? Listamos aqui alguns conselhos para que as suas finanças se mantenham sempre organizadas e sob controle.

1 – Anote todas as entradas e saídas

O primeiro passo pode parecer bastante óbvio, mas ainda assim muitos deixam de lado esta regra básica.
É preciso anotar absolutamente tudo o que é gasto pela sua empresa bem como listar também todos os ganhos. Somente planilhando todos os custos é que você vai ter uma noção exata de como a sua empresa está operando.
E quando falamos de anotar todos os custos, a lista inclui aqueles que costumam ficar ocultos.
Taxas bancárias, juros, aqueles centavos que são deixados de lado na hora de dar um troco… Absolutamente tudo deve constar em sua planilha. Isso evita que haja confusão na hora de confirmar valores e entender os reais custos de cada produto.

2 – Simplifique

Para quem não tem por hábito anotar todas as despesas e está começando agora a se organizar, entrar logo de cara em planilhas mais complexas pode ser bastante desafiador e desmotivador.
Não é da noite para o dia que você vai passar a prestar atenção em cada detalhe do seu orçamento. Isso é uma questão de hábito e leva tempo.
Assim, a recomendação é que você comece de uma maneira mais simples. Lembrar de anotar absolutamente tudo, por exemplo, já é um grande passo.
Somente após ter certeza de que você está fazendo isso da maneira correta é que você deve passar para a fase seguinte, que inclui a análise dos dados, a elaboração dos relatórios ou até mesmo a produção de gráficos para melhor entendimento.

3 – Automatize funções burocráticas

Você não faz ideia de quanto custa o tempo que você perde realizando funções consideradas burocráticas. Não que elas não sejam importantes, muito pelo contrário, mas o fato de você ter que parar e dedicar seu tempo a isso, em muitos casos, não faz mais sentido.
Hoje, há uma série de ferramentas que permitem que você automatize funções e ganhe tempo.
Vamos a um exemplo simples: imagine que você tem a possibilidade de colocar uma conta em débito automático, mas evita a todo custo fazer isso.
Quando a fatura chegar, você vai ter que colocar na sua agenda a data para pagamento ou, se não for pagar online, vai ter que se deslocar até o banco para concluir a transação. Esse tempo perdido, por exemplo, poderia ser dedicado ao seu negócio.

4 – Faça análise de dados

Agora que suas contas estão todas devidamente registradas, com o passar dos meses você verá que está acumulando dados que mostram um histórico de sua empresa.
Entender o que cada um desses números está dizendo é fundamental para que você tome decisões sobre quais itens merecem um corte ou mais investimentos.
É o caso da gestão de telecom, por exemplo. As contas telefônicas respondem hoje, em muitas empresas, pelo fato de serem um dos gastos mais frequentes e difíceis de serem controlados.
Tentar entender se o seu plano é o mais adequado, se as tarifas são as mais justas ou ainda se há outras alternativas disponíveis na concorrência pode fazer com que você tenha uma economia significativa ao longo do ano. O importante é estar atento e ficar de olho nas oportunidades que podem surgir.  

5 – Se a demanda for grande, delegue

Vamos torcer para que esse cenário aconteça na sua empresa. Depois de organizar as finanças e tomar as decisões corretas em suas análises de dados, a companhia começa a deslanchar e o seu negócio prospera.
Com o aumento do volume de dados, aumenta também a complexidade das análises que você terá que fazer – o que consequentemente vai tomar boa parte do seu tempo.
Lembre-se: cuidar das finanças é essencial, mas cuidar para que o seu negócio siga sendo relevante para os clientes, com bom atendimento e qualidade do produto ou serviço entregue, é preciso que você fique de olho em cada detalhe.
Com tantas obrigações, pode faltar tempo para atender tudo e pode ser que uma das partes fique descoberta.
Se você sentir que, de alguma forma, o planejamento financeiro não é muito a sua praia ou ainda que essa função está tomando mais tempo seu do que deveria, cogite a possibilidade de delegar essa tarefa.
Você pode repassar esse trabalho para um profissional, que vai ficar encarregado dessa função, ou ainda para uma empresa, que poderá atuar como uma consultora em seu negócio.
Qualquer que seja a sua escolha, saiba que se você tem um “problema” como esse nas mãos é sinal de que a sua empresa está andando no caminho certo.