Como conseguir os melhores resultados com gestão de contratos

Saiba tomar as decisões adequadas tendo conhecimento das ferramentas necessárias para uma ótima gestão

A gestão de contratos na maioria das empresas ainda é uma área que recebe pouca atenção se comparada à importância que ela tem em uma companhia.
Somente por meio da organização e do planejamento, tornando todos os processos informatizados e cruzando dados entre os mais diversos setores é possível ter um panorama completo e que seja capaz de ter papel fundamental no processo de tomada de decisões da empresa.
Entretanto, uma boa gestão de contas e contratos não se sustenta apenas sobre a teoria que os cursos de gestão ensinam por aí.
É preciso tomar ações práticas e impor medidas que de fato tenham um papel significativo na economia de recursos, no acompanhamento dos trabalhos que precisam ser entregues ou ainda na renovação antecipada de contratos, fator pouco explorado pelas empresas.
São muitas as maneiras pelas quais um gestor pode tomar decisões relacionadas aos contratos em uma companhia.
Nesse artigo listamos algumas possibilidades que devem ser levadas em consideração na hora de sair em busca dos melhores resultados em termos de gestão. Será que a sua empresa segue à risca todos esses indicativos?

Planejamento e organização

Não importa quantas pessoas trabalhem ligadas ao setor de contratos ou ainda qual o tamanho da sua empresa. Sem planejamento e organização, é bem provável que você não chegue a lugar algum e não consiga obter bons resultados.
Dessa forma, é essencial que exista alguém responsável por cadastrar e olhar esses contratos antes e durante o processo de execução deles.
Todo esse material deve ser centralizado de forma clara, em um único local, cujo acesso seja irrestrito para todas as pessoas que de alguma forma possam se ver envolvidas nos trabalhos.
Desde o executivo que fechou a venda até o gestor que ficará responsável por cumprir os prazos de entrega do trabalho até o setor financeiro, que ficará encarregado da cobrança, todos precisam falar a mesma língua e ter claras quais são as suas obrigações.

Informatização da gestão de contratos

Não há como pensar hoje em uma boa gestão de contratos se não houver os elementos de tecnologia envolvidos no processo.
Contar com um software de gestão de contas e contratos, que possa integrar todas essas informações em um só lugar e ainda permitir o cruzamento de dados para emissão de relatórios é de extrema importância e pode fazer você ganhar muito tempo.
A Sumus, por exemplo, oferece em seu software uma experiência completa, permitindo que módulos possam ser adequados às necessidades de cada empresa.
Essa possibilidade de customização faz com que mesmo as empresas com menor poder aquisitivo ou, ainda, com um menor número de necessidades em relação às ferramentas possam competir em pé de igualdade com grandes companhias que possuem mais recursos nesse sentido.

Um bom contrato: da redação à execução

Corrigir problemas no meio do caminho sempre é mais complicado do que se antecipar às eventualidades na fase de planejamento.
Por conta disso, um dos itens que deve ter muita atenção por parte do gestor é a redação do contrato.
É o texto do documento que vai servir de elemento determinante para que o trabalho seja executado e isso inclui os prazos e as sanções a serem aplicadas em caso de atrasos de ambas as partes.
O ideal é que a construção do contrato-base envolva todos os setores envolvidos no processo até a entrega final do produto.
Eventuais alterações devem sempre ser feitas de acordo com as necessidades e interesses de cada cliente, mas em geral um documento sólido ajuda a empresa a prever melhor as suas receitas bem como a alocar recursos para a execução das tarefas.

Trabalhe seus contratos e antecipe renovações

Depois do contrato assinado e devidamente organizado, começa a fase de execução do trabalho para a entrega do que foi contratado.
Entretanto, para muitas empresas, isso é tudo que é feito com um contrato alongo de todo o período de sua vigência. Esse é um erro grande cometido por aqueles que não têm ideia de como usar a gestão de contas e contratos em favor da empresa.
Em linhas gerais, contratos são documentos que indicam que a empresa tem um determinado valor a receber, em um dado prazo de tempo, mediante a entrega do trabalho prometido.
Embora alguns valores digam respeito a pagamentos futuros, para um agente bancário simples fato de os contratos existirem já significa que existe a possibilidade de adiantar os valores deles.

Para analisar esse cenário – no caso, encontrar a taxa de juros que corresponda ao risco pela inadimplência do documento que está sendo antecipado – bancos e financeiras levam em consideração o histórico da empresa.
Uma companhia que possua seus contratos devidamente cadastrados e com estatísticas a respeito do cumprimento ou descumprimento deles leva vantagem.
Da mesma forma, seu departamento comercial pode entrar em ação ainda durante a vigência do documento visando, se for o caso, a renovação dos termos por mais um período.
Esse contato pode ser feito nos meses que antecedem o encerramento e demonstram um grande apreço da empresa para com os seus clientes.
Como as negociações costumam se arrastar por algumas semanas, esse é o tempo suficiente para que você aumente as chances de conseguir a renovação de forma imediata ao vencimento, característica que vai fazer com que o seu caixa não fique desfalcado por conta de uma eventualidade.