Aprenda como reduzir custos com sistema de tarifação telefônica

Torne o sistema de gerenciamento de suas ligações mais inteligente e reduza drasticamente a sua conta telefônica

As contas de telefone podem se tornar uma grande dor de cabeça para muitas empresas. Sem controle rígido, alguns gestores observam os valores gastos aumentarem, sendo que infelizmente não há um retorno financeiro na mesma proporção. Uso indiscriminado de telefone, ligações pessoas, má escolha de operadora e planos inflados que não condizem com as reais necessidades da companhia são apenas alguns dos problemas.

Se a sua empresa se vê em uma situação como essa, saiba que ela não é a única. E, felizmente, há muitas soluções que podem ser adotadas para fechar essa torneira e manter o nível de gastos em patamares mais baixos do que os atuais. Buscar auxílio com empresas especializadas pode ser o primeiro passo para iniciar um grande processo de economia em sua companhia.
Listamos aqui algumas maneiras que você deve levar em consideração na hora de economizar com sua conta de telefone.

1 – Use sistemas do tipo VoIP

Essa solução não é nova e comprovadamente ela é capaz de reduzir custos de telefonia das empresas de maneira significativa, mas ainda assim muitos deixam ela de lado por preguiça ou comodismo. Os sistemas do tipo VoIP (voice over IP) consistem na possibilidade de você usar a internet para fazer ligações, por meio da rede de dados.

Em outras palavras, cada ligação sua deixa de ser tarifada dessa forma e passa ser vista como mais uma transmissão de dados. Isso resulta em um custo menor – já que é impossível falar em custo zero, pois seu plano de dados não é gratuito – sem perda de qualidade. À época que essa tecnologia foi introduzida, a qualidade da internet ainda deixava a desejar, de forma que muitos torciam o nariz para fazer troca. Esse problema, felizmente, é coisa do passado.

2 – Use sistemas de tarifação telefônica

Várias companhias oferecem sistemas tarifadores de telefonia e essa é uma solução que você também deve considerar. É normal que a maioria das empresas não verifiquem em detalhes cada uma das ligações que é feita durante o mês. E, o que talvez você não saiba, é que é normal também que as contas de telefone incluam cobranças indevidas e valores que não condizem com que foi gasto.

A Sumus, por exemplo, conta com um sistema tarifador que pode resolver vários desses problemas. Em duas versões, o Servidor for Web BI e o Servidor for Web FIT, podem ser usados gratuitamente pelo período de 30 dias. É o tempo suficiente para você fazer os seus testes e perceber o quanto de dinheiro está indo embora sem que você se dê conta.

3 – Um pente fino nas suas contas

Infelizmente, é normal que a operadora cobre a mais por uma ligação simplesmente pelo fato de “esquecer” de enquadrar o uso naquele momento em um determinado tipo de tarifa diferenciada. Quando você possui um tarifador em sua central telefônica, isso pode até acontecer, mas você vai ficar sabendo na hora.
A ideia é que o sistema registre todas as ligações, quem as fez, a qual setor elas pertencem e, principalmente, qual foi o custo, de acordo com o plano contratado junto à operadora. Se for o caso, você poderá rever o acordo com a sua companhia em busca de valores mais condizentes com a realidade ou, ainda, mudar de operadora em busca de condições mais interessantes.

4 – Implantação de rotas de menor custo

Essa solução é uma ótima iniciativa para reduzir custos. Sua empresa pode implantar as chamadas “rotas” para economizar com telefonia. Para isso, a central pode identificar qual é forma mais barata existente para uma determinada ligação. Por exemplo, para ligar para um celular da TIM, nada melhor do fazer uma ligação de um número TIM.

Isso é possível, em médias e grandes empresas, mediante acordos com mais de uma operadora, tanto de telefonia fixa quanto de telefonia móvel. Tudo que você precisa fazer é atrelar as linhas à sua central de PABX. Como o custo de ligação é baixo quando a ligação é dentro da mesma operadora, esse método pode fazer com que você perceba uma economia significativa nas suas contas.

5 – Regulamente o uso dos colaboradores

Um dos fatores que contribui para que as contas de telefone sejam mais altas do que o necessário é a má utilização por parte dos seus colaboradores. Se você está pensando em reduzir custos, não há outro jeito: você precisa orientar os seus funcionários quanto às boas práticas na utilização do telefone. E isso compreende desde as ligações pessoais até aquelas que são para a empresa, mas desnecessárias.

Uma das soluções é a implantação de uma senha pessoal ou por unidade de negócio para que haja um registro de quem efetuou a ligação. Isso pode inibir aqueles colaboradores mais folgados que usam o telefone da empresa, por longos períodos, para ligações pessoais. Além disso, mesmo aqueles que têm a necessidade de ligar para resolver algum problema podem ser mais moderados, se houver outros meios de resolução, como o e-mail, por exemplo.
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Mais do que ações pontuais, economizar com telefonia é um processo constante de aprendizado. É fundamental que existam as ferramentas para reduzir custos diretamente, mas também é de suma importância que haja uma conscientização por parte dos funcionários de que essa é uma das formas mais relevantes de fazer com que a empresa gaste menos. O uso racional deve ser estimulado sempre.