Saiba do que ele se trata e como é importante para a sua empresa
Em companhias que trabalham com vendas, a expectativa é de que seu número cresça cada vez mais, de modo que os resultados também melhorem. Porém, sem o devido controle de vendas, é possível se deparar com sérios problemas.
Não apenas é necessário ter um bom número de clientes e transações realizadas, mas também haver um controle organizado e realizado com o uso das melhores tecnologias disponíveis. Caso contrário, a sustentabilidade da empresa pode ser afetada.
Vamos entender o que é esse controle, como ele pode ser realizado e quais são as tecnologias que podem ser empregadas para torná-lo mais eficiente.
O que é o controle de vendas?
É o conjunto de processos aplicados à fiscalização e ao acompanhamento das vendas realizadas pela empresa, de modo a ter todas as informações disponíveis para consulta sempre que necessário.
Através disso, é possível saber quantas vendas foram realizadas em determinado período, saber quais foram os clientes, o valor de cada transação, a forma de pagamento, o que foi vendido, sua quantidade e muito mais.
O processo de controle de vendas pode ser realizado manualmente ou com o auxílio da tecnologia, mas a primeira não é uma alternativa indicada devido aos baixos níveis de produtividade e praticidade proporcionados por ela.
De acordo com uma estatística da Salesforce, equipes que apresentam alto desempenho usam quase 3 vezes mais tecnologia de vendas do que aquelas cujos resultados não são tão positivos.
Outra estatística, também da Salesforce, mostra que equipes de vendas que performam bem possuem 8 vezes mais chances de ser optantes de tecnologia em grande proporção em seus processos do que aquelas que não performam tão bem assim.
Logo, além da importância de controlar as vendas, fica claro que investir em boas tecnologias na área pode fazer com que os resultados sejam muito melhores.
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Como o controle das vendas pode ser realizado?
De forma manual, semi-automatizada e automatizada, havendo tecnologias envolvidas nas duas últimas opções. Confira as características de cada uma delas:
- Manual: ocorre quando as vendas são organizadas em blocos de notas ou cadernos, ou seja, todo o processo precisa ser realizado manualmente, inclusive os cálculos.
- Semi-automatizada: atua como um meio-termo entre as opções, já que alguns processos são feitos de maneira manual, enquanto outros, especialmente os cálculos, são automáticos. Um exemplo é o uso de planilhas do Excel, em que as informações são preenchidas à mão e as contas feitas automaticamente.
- Automatizada: funciona através de soluções que efetuam o controle de vendas de modo totalmente automático, como os sistemas de gestão ERP e aqueles desenvolvidos especialmente para atuar com o departamento de vendas.
Controlar as vendas é imprescindível e todas as alternativas podem ajudar nesse sentido, mas a maneira automatizada se destaca como a melhor, já que potencializa a produtividade e eficiência dos colaboradores e evita a ocorrência de falhas humanas.
Como a tecnologia se aplica à automatização do controle das vendas?
Através da integração das atividades realizadas pela empresa, as quais ficarão centralizadas em uma plataforma e, assim, são capazes de contribuir positivamente com a rotina de todos os colaboradores.
Quem conhece os termos de controle financeiro empresarial já deve ter ouvido falar em ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais), sistema de gestão que pode ser utilizado por todas as companhias.
Essa é uma solução que pode ser utilizada por companhias de todos os portes e segmentos, diferente do que acontecia antigamente, quando sua adoção demandava um investimento considerável.
Através dele, é possível proceder com a gestão de RH, finanças, suprimentos, acompanhamento ao cliente e controle de vendas, entre outras possibilidades.
Um dos pontos positivos é o fato de que as informações são alimentadas por todos os setores da companhia, cada um em seu módulo específico, o que permite aos gestores e diretores terem as informações que precisam em uma única plataforma.
Essa alimentação pode ser realizada de maneira automática. Por exemplo, quando um cliente realiza uma compra, ela já pode ser cadastrada e monitorada no próprio ERP até sua conclusão e posterior acompanhamento, quando necessário.
O sistema também se encarrega de subtrair aquele produto do estoque, integrar o faturamento e a emissão de nota fiscal com o setor financeiro e disponibilizar os dados de contato do cliente para o setor comercial, entre outras atividades realizadas.
Também é possível optar por um sistema específico para controle de vendas, o qual também ajuda a manter o departamento perfeitamente organizado e pode ser uma solução ainda mais econômica que o ERP.
Qual é o momento ideal para investir no controle de vendas?
Quanto antes, melhor. Assim, a companhia terá controle sobre todas as vendas que efetua, o que por sua vez influencia diretamente no planejamento financeiro empresarial.
Quando a empresa não possui um controle de suas vendas, não é possível saber exatamente quanto dinheiro entra por mês ou ao menos qual é a demanda média de seus produtos por mês, informações essenciais para se organizar para os demais.
A falta de planejamento é um problema sério e que pode interromper o crescimento da empresa a curto prazo. Já a médio e longo prazo, a situação pode se agravar e fazer com que a companhia tenha sérios problemas financeiros.
O investimento em soluções automatizadas para o controle de vendas cabe no orçamento da empresa. Além disso, o custo-benefício é excelente, dada a organização e os dados que a empresa terá, o que será utilizado a seu favor.
Ao ter uma noção da média mensal de vendas, será possível programar melhor os departamentos de logística, estoque, comercial, vendas, marketing e financeiro, ou seja, praticamente toda a companhia.
Se a empresa deseja ter sucesso em um mercado tão competitivo, o ideal é que ela se organize e tenha todas as informações sobre suas vendas à disposição, o que a coloca em uma posição privilegiada.
Assim como a gestão de telecom é essencial para as empresas, o mesmo se aplica ao controle de vendas. É estatisticamente comprovado que as companhias de maior sucesso investem em tecnologias de vendas, e os resultados tendem a melhorar ainda mais com o passar do tempo.
