Escolher um bom sistema para ajudar na gestão do seu negócio tornará sua vida muito mais fácil!
A gestão de uma empresa é uma tarefa que demanda muito planejamento e empenho, já que precisa ser feita com total cuidado e atenção. Para isso, não há nada melhor que um sistema de gestão.
De acordo com uma pesquisa feita pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) com executivos de 212 empresas brasileiras no ano de 2013, 79% deles acreditam que sua empresa investe de verdade em gestão.
É claro que ninguém quer estar nos 21% restantes, já que uma empresa sem gestão pode ter sérios problemas.
Por isso, nós separamos algumas dicas para que você consiga encontrar o sistema que a sua empresa precisa para ajudar na gestão!
Como melhor sistema de gestão para o seu negócio?
Entender que a sua empresa precisa de um desses sistemas já é um bom sinal, que mostra que você realmente se preocupa com o assunto.
Com as dicas certas, essa escolha será ainda mais fácil. Confira:
1 – Converse com os outros gestores
Pode ser que o que você considera como uma característica importante em um sistema de gestão não seja visto assim por outro colaborador, e vice-versa. Logo, a decisão não deve ser individual, mas sim coletiva.
O ideal é reunir toda a equipe de gestores e entender o que eles procuram no sistema e quais são as suas expectativas.
Assim, será possível alinhar todas as opiniões e tomar uma decisão conjunta, o que é muito melhor.
Ao tomar a decisão sozinho, além de demonstrar uma certa falta de senso de coletividade, a culpa por qualquer eventual problema que o sistema apresente sempre será de quem escolheu. Por isso, é melhor dividir a decisão e as responsabilidades.
2 – Peça a opinião da equipe de TI
Além da equipe de gestores, que é quem mais utilizará o sistema de gestão, é fundamental conversar com o pessoal de TI e saber quais são as suas opiniões sobre a implementação de um novo sistema.
Com todo o seu conhecimento técnico, eles conseguirão reunir detalhes importantes e que devem ser levados em conta na hora da escolha, de modo que a implantação do sistema corra da forma mais prática e eficiente possível.
Além disso, como são os funcionários de TI que ajudarão toda a equipe quando ela tiver algum tipo de dúvida sobre o sistema, é bom que eles também façam parte do processo de decisão.
Veja mais – Como evitar ruídos entre a área de marketing e o TI.
3 – Determine quais são os objetivos da empresa
A empresa quer ser mais ágil na tomada de decisões? Ter mais segurança na hora de armazenar seus arquivos? Acessar facilmente informações importantes mesmo quando não estão alocados na empresa?
Saber quais são os objetivos da empresa faz toda a diferença na hora de escolher um sistema de gestão, já que ele precisa ter essas características para realmente ajudar a empresa nas atividades do seu cotidiano.
Se isso não for analisado, corre-se o risco de escolher um sistema que não ofereça o que a empresa precisa, o que se configura como um desperdício de tempo e de investimentos. É muito melhor evitar essa situação do que tentar corrigi-la depois.
4 – Analise as opções disponíveis
Depois de ter conversado com os gestores e a equipe de TI, você já terá algumas características que o sistema deve ter para que atenda a todas as necessidades. Com isso, é importante analisar as opções disponíveis no mercado.
Ao comparar os principais softwares de gestão, o que foi definido nas conversas com os colegas de trabalho deve ser considerado como um filtro, ou seja, se um sistema de gestão não tem as características desejadas, então ele não é uma boa opção.
Com uma análise cuidadosa, que leve em conta os aspectos técnicos, operacionais e práticos oferecidos pelos sistemas, será possível tomar uma boa decisão, fundamentada naquilo que já foi definido por toda a equipe.
5 – Pesquise sobre a qualidade e a experiência de quem desenvolve o sistema
A empresa que desenvolve o sistema de gestão deve ser confiável, experiente e prestar um atendimento de ótima qualidade, já que será preciso entrar em contato com ela em certas ocasiões, principalmente no período de adaptação ao software.
Se você não tiver plena confiança em quem desenvolve o sistema, isso pode trazer muitos problemas a médio e longo prazo, já que o suporte dos desenvolvedores é fundamental para tirar dúvidas e prestar todo o auxílio necessário.
Uma boa sugestão é pesquisar sobre a empresa e, se possível, entrar em contato com alguns de seus clientes e saber quais são as suas opiniões. Dessa forma, a decisão será tomada com muito mais tranquilidade.
6 – Escolha sistemas versáteis
Certos sistemas de gestão são desenvolvidos apenas para empresas de pequeno, médio ou grande porte, enquanto outros são focados apenas em determinados segmentos. Essa é uma questão muito importante a ser analisada.
O sistema de gestão perfeito deve ser aquele que oferece tudo o que a sua empresa precisa e que possa acompanhar a sua evolução, ou seja, que tenha a versatilidade e a escalabilidade entre suas principais características.
Escolher um sistema que não seja versátil e escalável pode ser um grande problema, já que ele pode deixar a sua empresa na mão quando ela mais precisar.
7 – Veja o funcionamento do software na prática
Depois de passar por tantas etapas, chegou a hora de saber como o sistema de gestão funciona na prática. Para evitar futuros arrependimentos, o ideal é que a sua empresa possa ver o software em funcionamento antes de tomar a decisão final.
Isso pode ser feito em uma reunião com os desenvolvedores do software ou mesmo através de vídeos que demonstrem as funcionalidades do sistema, o que ajudará toda a equipe a saber se aquela é realmente a melhor opção.
Com essa demonstração prática, a equipe entenderá com ainda mais profundidade as funcionalidades e recursos do sistema e se ele é mesmo o ideal para seu tipo de negócio.
Veja mais – Descubra como funciona todos os sistemas de gestão da Sumus!
Tome uma decisão planejada e colha todos os benefícios!
Cada uma dessas dicas ajudará muito na escolha da sua empresa. Ao descobrir como funcionam os sistemas de gestão da Sumus, como auditoria de contas, gestão de telecom e soluções MDM e quais são as suas funcionalidades, tenha certeza de que essa será uma decisão ainda mais fácil.
Tome todo o tempo que for necessário e analise com muito cuidado cada uma das opções disponíveis. Assim, depois de todo o processo, você terá convicção de que escolheu o melhor sistema de gestão possível!
