Você sabe quanto o seu funcionário gasta com celular?
Manter o controle dos gastos de cada um dos colaboradores pode fazer com que você economize um valor considerável na sua conta de telefone no final do mês
Controle total e absoluto sobre tudo aquilo que sua empresa gasta. Não é segredo para ninguém que uma das maneiras de planejar melhor os gastos e entender o retorno de cada uma das despesas é manter um controle rígido sobre cada real que entra e sai do seu balanço. A regra se aplica a cada um de nós, individualmente, e também às empresas.
Em geral, muitas companhias respeitam essa proposição: acompanham as contas de perto, fazem o registro das despesas e alocam as receitas de forma correta, de acordo com as suas necessidades.
Porém, ainda é grande o número de companhias que, quando o assunto é gestão de telefonia, ainda estão engatinhando.
Se na sua empresa você não tem a menor ideia de quanto cada colaborador gasta com telefone, por exemplo, é sinal que você não está fazendo as coisas do jeito certo.
Na sua lista de despesas, apenas listar “serviços de telefonia” como uma delas não resolve e não contribui para que você possa fazer o que chamamos de gestão de telefonia.
Use sistemas inteligentes para monitorar o uso
O primeiro passo para tornar o sistema de telefonia que você utiliza em uma rede inteligente é recorrer aos softwares específicos para essa finalidade, os chamados tarifadores telefônicos.
Por meio deles toda chamada, seja ela originada de um telefone fixo ou de um celular, é registrada, de forma que o gestor possa ter acesso a um relatório completo sobre as ligações realizadas a partir das contas da empresa.
Basta uma análise breve, de pelo menos 30 dias, para que você possa ter a oportunidade de fazer um diagnóstico mais preciso do uso.
Você pode determinar uma segmentação por setor, por filial ou até mesmo por colaborador. Aqui, cabe tomar a decisão que mais fizer sentido para o tamanho do seu negócio.
Entender para melhorar
A partir do momento em que você entende como os seus colaboradores usam o celular é que você pode tomar algumas ações mais efetivas. Será que os planos de dados e ligações que você contratou são suficientes?
Eles estão acima ou abaixo do que a sua empresa precisa? Quais são os setores que mais precisam dos aparelhos? Será que todos os funcionários precisam mesmo ter um celular corporativo?
Essas e outras dúvidas podem ser respondidas após os primeiros 30 dias de implantação dos sistemas de gerenciamento de telefonia e, a partir desse prazo, você pode começar a agir para reduzir os custos onde houver algum tipo de exagero ou onde porventura estiver faltando alguma coisa.
Uma auditoria nas contas telefônicas
Além de compreender como os seus funcionários utilizam os serviços de telefonia, você terá a chance também de fazer uma verdadeira auditoria nas suas contas.
Você sabia que a maioria das empresas chega a pagar até 30% a mais no valor da conta telefônica apenas pelo simples fato de as operadoras fazerem muitas cobranças indevidas?
A lista de itens vai desde seguros não solicitados a até mesmo a tarifação tendo como base um valor diferente do que foi acordado. Trata-se de uma infeliz realidade das operadoras brasileiras e que somente pode ser confrontada por aqueles que têm condições de fazer a correta gestão dos sistemas de telefonia.
Políticas claras de uso do celular
Outro ponto importante e que deve ser discutido internamente na sua empresa é a política de uso de telefonia.
Quando não há regras claras, é comum que os funcionários usem o telefone da maneira que bem entendem – o que nem sempre significa utilizá-lo da maneira correta. Por isso, depois de fazer um diagnóstico da situação, é hora de estabelecer uma política clara.
Essa política deve ser amplamente divulgada, especialmente para os colaboradores que têm em suas mãos a responsabilidade de andar por aí com um celular corporativo. O uso deve ser restrito a essa finalidade, assim como qualquer outro item da empresa.
Somente mediante a elaboração de uma política clara de uso é que o gestor poderá, eventualmente, chamar a atenção ou estabelecer punições caso o acordado não seja respeitado.
Há muito espaço para economia
Seja em um momento de crise ou mesmo quando as coisas estão caminhando no ritmo certo, economizar é sempre importante.
O bom gestor é aquele que consegue dar atenção aos mínimos detalhes, mas sem fazer que isso atrase o desenvolvimento da empresa. Em outras palavras, não se trata de ser mesquinho, mas sim de conseguir tornar as suas despesas objetivas em relação àquilo que é produzido.
Assim, ter a oportunidade de dissecar a sua conta telefônica pode fazer com que você consiga ampliar as maneiras de economizar sem que haja mudanças estruturais dentro da companhia. Você não precisa dispensar pessoas ou fazer investimentos para que as coisas comecem a funcionar de uma maneira mais inteligente.
Tudo o que você precisa fazer é apenas centralizar as informações sobre tudo aquilo que a sua empresa já produz, mas que muitas vezes é visto como um livro fechado, ao qual você tem acesso apenas ao título que vem sob a alcunha de “conta telefônica”.
Ao contratar os serviços para implantação de um tarifador telefônico na sua companhia, você verá que uma nova era de economia terá início, com controle total sobre o uso dos sistemas de telecomunicação na sua empresa.
