Conheça como funciona um programa de gestão de contas

Entenda como um software especializado pode ajudar você a organizar a gestão e economizar no final do período

Tornar o trabalho mais fácil é algo que todo gestor ou funcionário procura. Quem nunca se pegou pensando em como resolver uma determinada tarefa de um jeito mais simples que atire a primeira pedra.
Para alguns problemas, infelizmente, a solução nem sempre está ao nosso alcance, seja por falta de conhecimento ou por falta de condições de adquirir as ferramentas necessárias.
Porém, nem sempre precisa ser assim. Um dos casos mais emblemáticos nesse sentido é a gestão de contas. Muitas vezes, visando economizar um pouco mais, gestores deixam de lados ferramentas que permitam fazer a gestão financeira de uma forma mais simples e sem muitos mistérios.
Contudo, essa falsa sensação de economia resulta em trabalhos mais demorados e que consomem parte dos seus recursos produtivos.
Em outras palavras, sem um programa de gestão de contas, há grandes chances que em algum momento seja preciso refazer parte do trabalho.
Além disso, você precisará de mais tempo para fazer tarefas simples e não terá sempre à sua disposição a oportunidade de conferir relatórios de como andam as suas finanças em tempo real.

Como funciona um programa de gestão de contas

É por essas e outras que é importante ter um programa de gestão de contas em funcionamento na sua empresa.
Ele permite que você inclua os dados de entradas e saídas de dinheiro, seja de forma manual ou automática, dando ao gestor a oportunidade de conferir relatórios diários sobre as movimentações realizadas.
Além disso, tendo a chance de saber como será o comportamento da sua empresa em médio e longo prazo, é possível tomar decisões mais acertadas na hora de montar o planejamento da sua empresa.
Diz o ditado que “para quem não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve”. Em uma empresa, “qualquer caminho” nunca é a resposta certa.

Precisão nas informações

Um problema recorrente às empresas que não utilizam softwares para a gestão de contas é a imprecisão.
Sem o correto gerenciamento, despesas consideradas “pequenas” são deixadas de lado e muitas vezes juntas elas podem representar alguns “furos” significativos no seu orçamento.
Dessa forma, os profissionais encarregados pela contabilidade perdem mais tempo para juntar os itens que vêm de diversas fontes e, aparentemente, não são centralizados em nenhum local.
Um software permite que haja uma organização no registro das contas e possibilita ao gestor oportunidades de negócio que podem significar um fluxo de caixa maior em algumas épocas do ano.

Gestão de contas como ferramenta de negócios

Uma empresa organizada tem maior respaldo junto aos agentes bancários na hora de solicitar empréstimos ou financiamentos.
Em vários casos, apresentar um bom plano de negócios apenas não é o suficiente: é preciso comprovar que a empresa está estável e que há boas perspectivas financeiras em médio e longo prazo.
Os softwares de gestão de contas são fundamentais nesse sentido, uma vez que permitem dar um panorama geral de tudo aquilo que for despesa ou receita.
Essas provisões podem ser uteis ainda para o planejamento do pagamento de impostos e outras dívidas de longo prazo, uma vez que calculando-se os juros, em algumas situações pode ser mais interessante antecipar pagamentos.

Programas de acordo com as necessidades da empresa

Empresas diferentes têm necessidades diferentes. É por essa razão que muitas vezes quando recorremos a programas de gestão financeira gratuitos não encontramos nenhuma opção que nos satisfaça.
Por um lado, há softwares complexos e cheios de funções que nunca vamos usar. Por outro há aqueles que de tão simples acabam não ajudando muito.
Por conta disso, empresas como a Sumus costumam trabalhar com os chamados softwares modulares. A ideia é que dentro de um determinado número de funções e recursos você escolha aquelas que se adequam às suas necessidades e pague apenas por isso.
Empresas que necessitam de softwares mais complexos serão tão bem atendidas quanto empresas pequenas, que ainda estão iniciando essa fase de automação da gestão financeira.

A ideia é sempre simplificar

O sistema financeiro e tributário brasileiro é considerado bastante complexo. É comum que muitas empresas mantenham um grande número de profissionais nas áreas de contabilidade, por exemplo, apenas para averiguar alíquotas, taxas e impostos, que variam de entre municípios, estados e países, quando há operações de comércio exterior.
A ideia da utilização de um software de gestão mais completo é reduzir a dependência de operações manuais e, consequentemente, reduzir o tempo dedicado em função da organização das contas.
Em alguns meses após a implantação, a ideia é que todos os gestores possam acessar o sistema e emitir os relatórios necessários, cruzando dados e customizando planilhas de acordo com as suas necessidades.

Tranquilidade e segurança

Com uma gestão mais tranquila e baseada em dados obtidos de uma forma mais segura, fica mais fácil fazer a análise setorial de uma empresa bem como observar os itens presentes em uma lista de despesas.
A ideia é que munido de informações você possa entender exatamente quais itens são necessários para que a sua companhia funcione e quais são supérfluos e podem ser cortados em uma eventual emergência.
A informatização é, sem dúvida, um diferencial competitivo diante dos seus concorrentes e de forma alguma você pode abrir mão dele.
A ilusão de economia por não utilizar o software de gestão de contas é facilmente superada após os primeiros meses, quando você vê na prática os bons resultados que podem ser obtidos graças ao uso de um software adequado.