Como fazer a sua gestão de contas e ser mais eficiente

Entenda como a utilização de algumas ferramentas pode transformar completamente a organização da sua empresa e tornar os processos de gestão de contas exemplares

Não é segredo para quem trabalha com gestão de contas que sem organização não se chega a lugar nenhum. Entretanto, apesar do conselho ser amplamente explorado nas faculdades e nos livros, a teoria nem sempre é colocada em prática.
Por falta de profissionais capacitados, dedicação ou ferramentas adequadas, muitas vezes as empresas acabam se perdendo em seus próprios fluxos de caixa, pagando mais do que deveriam justamente por não observarem itens básicos de gestão.
Os processos de gestão de contas são cada vez mais importantes em uma empresa.
Tanto é que é cada vez mais comum que os contadores, que em geral assumem esse papel, ganhem maior destaque nas companhias não apenas sendo os escriturários dos livros contábeis, mas fazendo sua voz ser ouvida e tendo uma função decisória cada vez mais influente em situações envolvendo as finanças.
Mas quais são as maneiras de tornar a gestão de contas mais eficiente? Se essa pergunta ainda é capaz de tirar o seu sono, listamos aqui algumas dicas para que sua empresa possa tirar de letra esses processos.

Um raio-X: conheça e organize o seu fluxo de caixa

É difícil falar sobre um tema que você não conhece, não é mesmo? Faltam palavras, faltam argumentos e no final das contas seu discurso acaba sendo raso e agregando pouco valor para quem o assiste. Da mesma forma funciona a gestão de contas em uma empresa.
É praticamente impossível tomar a melhor das decisões se você não tiver acesso às informações básicas sobre o seu fluxo de caixa – e é aí que já encontramos muitos dos problemas.
A organização é fundamental antes de qualquer coisa. É preciso que todas as contas a pagar e a receber estejam claramente organizadas, assim como os processos precisam estar bem explícitos para todos os envolvidos.
Os contratos e os recursos que compõem o inventário da companhia também precisam estar devidamente mapeados.
Esse raio-X completo da organização é o primeiro passo para entender de onde o dinheiro está vindo e para onde ele está indo.
Sem ele, por exemplo, você não será capaz de determinar qual é o custo de cada funcionário na companhia ou ainda se um determinado item, comprado todos os meses, é supérfluo ou não.

Automatização de processos

Até que você deixe tudo organizado em sua empresa leva um certo tempo, mas acredite: os resultados que você obterá em função disso são bastante recompensadores.
O próximo passo agora é automatizar os processos, de forma a tornar a gestão de contas mais eficaz. Esse é o ponto onde entram em cena os softwares de gestão.
Existem dezenas de opções no mercado, desde aqueles que são gratuitos, mas com recursos mais limitados, até aqueles que são construídos em função das necessidades da sua companhia, desde que você possa pagar por isso.
O mais importante aqui é fazer uma análise dos valores de investimento e chegar à conclusão de qual alternativa é a mais viável para o porte do seu negócio.
Se optar pela contratação de um software, vale lembrar que companhias como a Sumus oferecem não apenas a implantação do serviço, mas toda a customização da ferramenta desde a fase inicial do projeto.
Isso inclui treinamentos e monitoramento de desempenho, dois fatores capazes de garantir o sucesso da nova estratégia e de fazer com que você economize tempo nas ações do dia a dia.

Análise de dados: peça fundamental para o crescimento

Tecnicamente, com todas as contas mapeadas e softwares de gestão auxiliando o processo de execução das tarefas, podemos dizer que do ponto de vista financeira sua gestão entrou nos trilhos e começa a se encaminhar para ser exemplar.
Contudo, de nada adianta automatizar os processos se as contas em si são perdulárias ou trazem pouco retorno na hora do pagamento.
A grande vantagem de ter um diagnóstico completo da sua empresa sempre à mão é a possibilidade de poder tomar decisões melhores e analisar, isoladamente, cada um dos custos envolvidos no processo produtivo.
Em outras palavras, é chegada a hora de proceder à análise de dados, buscando tornar os seus gastos mais eficientes.
Chega de desperdício com itens comprados sem controle apenas baseados na opinião de alguém que julga que eles são necessários.
A partir de agora, você terá números e argumentos sólidos para indicar se uma determinada compra é válida ou não. A gestão passa de uma fase de achismo para uma fase de assertividade na hora de tomar decisões.

Redução de custos não significa diminuição de produtividade

A análise de um fluxo de caixa e a consequente gestão de contas são os primeiros passos para que uma empresa possa diminuir os seus custos operacionais. Essa palavra, muitas vezes, é associada como sinônimo de corte de pessoas, mas não é bem assim.
Em um primeiro momento, é possível manter uma empresa de forma eficiente sem alterar a quantidade de colaboradores, apenas readequando o consumo de matérias-primas e itens necessários para o funcionamento da companhia.
Os dos princípios do desenvolvimento de uma empresa, para que ela possa ser lucrativa, é que seja possível sempre fazer mais com menos, ou seja, encontrar o ponto que garanta a maior distância entre o valor do que é produzido e o custo necessário para essa produção.
Nesse ponto, os sistemas de gestão informatizada se tornam mais do que essenciais para que os excessos possam ser descartadas e a companhia caminhe para o pleno desenvolvimento.