Diversos detalhes na sua gestão de contas pode economizar e deixar o caixa da empresa sempre positivo
Cuidar da gestão de contas de sua empresa é um passo essencial se você deseja prosperar em seu negócio. Somente por meio da análise do fluxo de caixa é que você consegue ter, dia após dia, um diagnóstico real de como estão os seus negócios.
A partir disso, pode tomar decisões relacionadas a investimentos, contratação de mais pessoas ou, se for o caso, realizar cortes nas despesas e substituir fornecedores.
Sabemos que manter tudo isso em dia não é uma tarefa simples, mas em algum momento você vai ter que começar a se preocupar com isso. Em um cenário ideal, sua companhia tem um profissional dedicado para cuidar dessa parte, mas se você atua em uma pequena empresa talvez seja você mesmo o responsável por assumir essa função.
Neste artigo, listamos cinco dicas essenciais para você lidar com o fluxo de caixa e tornar a sua gestão de contas mais profissional. Fique atento a todas elas e coloque as em prática o quanto antes para garantir a saúde financeira do seu negócio.
1 – Organize as suas contas
É quase impossível tomar decisões certeiras sobre o que fazer ou não fazer em sua empresa se você não está ciente da situação financeira em que ela se encontra. Por isso, a palavra-chave que você deve levar em consideração mais do que todas é “organização”.
Você precisa colocar no papel ou em um sistema informatizado todos os valores que vão entrar ou sair da sua empresa nos próximos meses.
Assim, você pode adotar desde as soluções mais simples até aquelas mais completas. Em outras palavras, para começar uma planilha no Excel ordenando seus recebimentos e seus gastos já resolve.
Com o passar do tempo, adotar um sistema de gestão financeira pode fazer a diferença na sua empresa na hora de avaliar o fluxo de caixa e fazer a gestão de contas.
2 – Classifique as movimentações financeiras
Para começar, registrar os valores em uma planilha como “gastos” e “ganhos” pode ser o suficiente, mas com o passar do tempo essa classificação simples não será capaz de fornecer elementos suficientes para você entender de onde e para onde está indo o seu dinheiro.
É preciso categorizar os valores de uma forma mais eficaz para que seja possível ter um panorama completo da situação.
Assim, discrimine cada um dos valores, colocando-os em grupos distintos. Por exemplo: você pode criar um grupo chamado “custos operacionais” em que vai colocar os valores com aluguel, água, luz e telefone.
Esses são valores básicos para que você possa manter a sua estrutura em funcionamento, um quesito em que você até pode economizar, mas nunca vai conseguir chegar a um valor zero.
Por outro lado, quando o assunto for “eventos e viagens”, em um momento de crise esse item pode entrar na redução de gastos, se necessário.
3 – Planeje o médio e longo prazo
Se engana aquele que imagina que basta planejar as contas do mês que tudo está resolvido. Ao montar um fluxo de caixa, o ideal é fazer a previsão dos recursos para um período de pelo menos três meses.
Isso é importante porque é comum que um trabalho realizado em um mês seja pago somente em outro, por exemplo. Dessa forma, você tem uma visão geral do que está acontecendo e evita surpresas de um mês “cheio” seguido de um mês “vazio”.
Outra vantagem é a de poder provisionar dinheiro para tributos, taxas e impostos que precisam ser pagos.
Sabendo que há um pagamento futuro, você pode diluir mês a mês o valor em forma de provisão, aliviando o caixa em meses com maior incidência de valores extras.
Outra opção, em algumas contas, é a possibilidade de usar parte do caixa para antecipar pagamentos, desde que exista um desconto que justifique esse investimento.
4 – Antecipe recebimentos e pagamentos
O fluxo de caixa serve não apenas como a ferramenta principal da gestão de contas, mas também como uma forma de análise de investimentos.
Sabendo tudo aquilo que você tem a pagar e a receber, você pode antecipar pagamentos, se houver um desconto considerável, ou recebimentos, se as taxas bancárias compensarem.
Com essa atitude simples você pode economizar um bom dinheiro em longo prazo, ainda que “sacrifique” momentaneamente o seu caixa. Pense da seguinte forma: você tem seis parcelas de R$ 1 mil para vencerem nos próximos seis meses.
Ao longo de seis meses, portanto, você vai gastar R$ 6 mil. Se você antecipar o pagamento, e quitar todas de uma só vez, consegue um desconto e paga R$ 5 mil.
Se optar por investir esses R$ 6 mil, receberá R$ 6,5 mil ao final do período. Ou seja, você pode ganhar R$ 500 ou deixar de gastar R$ 1 mil. Cenários como esse, só o fluxo de caixa vai ser capaz de mostrar.
5 – Um sistema de gestão financeira fará você ganhar tempo
É fundamental que sua empresa tenha um profissional dedicado a fazer a gestão de contas e cuidar do fluxo de caixa. Porém, independente de quem vá executar essa função, considere a adoção de um sistema de gestão financeira em sua companhia.
Além de automatizar tarefas, fazendo com que todos os envolvidos poupem tempo, alguns são capazes de dar insights de análises financeiras.
Tudo o que você precisa fazer é imputar os dados à planilha para que ele possa calcular juros, taxas e levantar as hipóteses de antecipação de pagamentos ou de recebíveis. Você verá que cada situação precisa ser analisada à parte.
Em muitos casos, vale a pena se apertar um pouco e esperar a data correta do vencimento do que antecipar um dinheiro e perder parte considerável da sua receita no médio prazo.
