7 dicas para fazer gestão de contratos do jeito certo

Saiba quais conselhos seguir para não ter problemas com os contratos da sua empresa

Se a sua empresa investe apenas no departamento comercial e não dá atenção que deveria à gestão de contas e contratos, saiba que é bem provável que você esteja perdendo algumas oportunidades de economizar dinheiro e, ainda por cima, deixando de lado maneiras inteligentes de ganhar ainda mais.
É preciso estar atento a absolutamente tudo que se relaciona a esse assunto. A organização dos contratos, a boa redação deles e as oportunidades de transformar esses títulos de dívidas em receitas antecipadas no momento certo podem representar um incremento significativo para o caixa da sua empresa.
Mais do que apenas bons profissionais envolvidos, é preciso ter em sua companhia softwares de qualidade, que permitam gerir de forma inteligente esses processos.
Nesse artigo, listamos algumas dicas imprescindíveis que você deve seguir quando o assunto é gestão de contratos.
Não importa o tamanho da empresa ou o volume de contratos disponíveis para serem gerenciados. Com uma boa dose de análise, sempre é possível encontrar os melhores caminhos para aumentar as receitas e garantir melhores resultados no balanço financeiro.

1 – Comece pela redação

Muitas empresas concentram seus esforços em fechar uma venda com um cliente, mas na hora de entregar um contrato para que ele assine acabam negligenciando o processo, pegando modelos prontos da internet.
Não faça isso. É fundamental que os contratos celerados pela sua empresa tenham cláusulas que digam respeito exatamente àquilo que você comercializa.
Em outras palavras, pode ser que aquele modelo seja falho em um ou outro item e, no caso de uma eventualidade, você ficará descoberto. Invista em profissionais que, de fato, estejam aptos a redigir contratos que sejam justos para ambas as partes.

2 – Organização é fundamental

Da mesma forma que é importante atender bem aos seus clientes, manter organizados todos os contratos celebrados pela sua empresa é outra característica fundamental à boa gestão de contratos.
Dessa forma, as pessoas responsáveis por esse segmento conseguem ter acesso imediato a todos os serviços com os quais a sua empresa está comprometida. Se surgirem dúvidas durante a execução de um projeto, os envolvidos no processo conseguem esclarecê-las em questão de minutos caso tudo esteja organizado.

3 – Use softwares para monitoria

Quando a sua empresa tem um número reduzido de contratos, pode ser simples acompanhar todos eles sem a necessidade de ferramentas específicas. Contudo, à medida que ela se desenvolve, o ideal é que você recorra a softwares de gestão de contas e contratos.
Existem várias empresas especializadas em fornecer serviços como esse e a Sumus é uma delas. Nesse caso, o software é adaptado de acordo com as necessidades de ada companhia, de forma que tanto o custo quanto a complexidade sejam condizentes com a sua realidade.

4 – Antecipe renovações

Quando você tem noção exata de tudo o que está acontecendo envolvendo os contratos em execução pela sua empresa, fica mais fácil também entender os custos envolvidos bem como prever outras necessidades que o seu cliente pode possuir.
Semanas antes do vencimento de um contrato, por exemplo, você já pode começar a negociar o processo de renovação, algo que geralmente demora um pouco. Assim, você aumenta as chances de que o cliente se mantenha fidelizado ao seu trabalho.
O departamento comercial também pode fazer bom uso dessas informações, auxiliando no processo de negociação e garantindo a permanência de receitas na empresa.
Esses contatos certamente serão muito mais quentes e promissores do que as novas vendas.

5 – Elabore relatórios para consulta

Uma grande quantidade de contratos assinados não significa, necessariamente, que a sua empresa terá vida fácil em médio e longo prazo. Entender o impacto de cada um deles na receita final da companhia só é possível mediante à elaboração de relatórios para consulta.
Um sistema de gestão de contas e contratos permite que qualquer pessoa, mediante login e senha, possa entrar na base de dados e gerar seus próprios relatórios, fazendo posteriormente os cruzamentos de dados que se fizerem necessários.
Lembre-se: quanto mais informações você tiver na hora de tomar uma decisão, muito provavelmente maiores serão as chances de que ela seja acertada.
Isso porque em termos financeiros, cada detalhe disponível pode ser considerado uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.

6 – Antecipe receitas

A gestão de contratos é uma arte e vai muito além do simples fato de monitorar contratos e ver se eles estão sendo devidamente cumpridos ou não. Nas mãos de um bom gestor eles podem se tornar uma ferramenta para ganhar mais dinheiro.
Em um cenário competitivo, onde cada centavo ganhou ou economizado importa muito no resultado final, a eficiência na gestão de contas e contratos pode permitir a antecipação de receitas ou ainda descontos mediante renegociação de dívidas.
Um sistema integrado e bem gerenciado consegue mostrar um panorama geral do cenário financeiro da empresa, dando mais subsídios para que o gestor tome sempre as melhores decisões e correndo menos riscos.

7 – Atualizações monetárias

Contratos podem ter valores associados a diversos indexadores, como taxas específicas ou mesmo índices cambiais.
Em alguns casos, mudanças mais bruscas na economia no meio do caminho podem fazer com que ao final seu contrato acabe tendo um valor completamente diferente daquilo que foi negociado, seja para mais ou para menos.
Para evitar prejuízos como esses, estar atento a essas atualizações é fundamental, de forma que fique fácil escolher qual é o momento de agir ou não.