Software de Gestão de Telefonia Corporativa: O que é e como ele pode ajudar na dinâmica da sua empresa em 2023

O software de gestão de telefonia corporativa veio para mudar o atendimento ao cliente da sua empresa e alguns processos. Sabemos que hoje o telefone é a chave principal de comunicação de uma empresa. Por essa razão é ai que entra o software de gestão de telefonia corporativa.

Trata-se de uma poderosa ferramenta projetada para melhorar a dinâmica empresarial e impulsionar a produtividade. “Espera! O que? Como isso acontece? ”. Se essa é a sua pergunta, nós explicamos:

Um software de gestão de telefonia corporativa é uma solução tecnológica desenvolvida para aprimorar a gestão e o desempenho das comunicações telefônicas em uma organização, seja por meio de telefones fixos, aparelhos celulares, tablets, telefonia em nuvem, e outros.

Ele oferece recursos avançados, como gerenciamento de chamadas, roteamento inteligente, controle de custos, análise de dados e muito mais. Essa ferramenta permite que as empresas otimizem sua infraestrutura de telefonia, tornando-a mais eficiente e integrada aos processos diários, além de reduzir custos.

Como funciona um software de gestão de telefonia corporativa

O software de gestão de telefonia corporativa possui recursos avançados que permitem o monitorar detalhadamente o uso de linhas telefônicas e celulares corporativos. Através dessas ferramentas, é possível obter informações precisas sobre o consumo de minutos, destinos de chamadas, horários de pico, duração das ligações e outros dados relevantes sobre o uso.

Geralmente, o software de gestão de telefonia corporativa funciona integrado à central telefônica da empresa ou com os serviços de telefonia móvel utilizados, capturando os registros de chamadas e dados relacionados.

Com base nessas informações, são gerados relatórios e análises que fornecem uma visão completa e em tempo real do uso das linhas telefônicas. A contribuição do software de gestão de telefonia corporativa para a empresa é significativa em diferentes aspectos: controle de custos, aumento da produtividade, otimização das operações, gestão eficiente dos ativos e melhoria na experiência do cliente.

Otimize custos e impulsione resultados com o software de gestão de telefonia correto

Um dos principais benefícios do software de gestão de telefonia é o melhor controle de custos relacionados às comunicações telefônicas. A ferramenta permite rastrear e monitorar o uso das linhas telefônicas em tempo real.

Isso significa que a organização terá uma visão clara dos padrões de chamadas (internas e externas), duração das ligações, destinos mais comuns, horários de pico e outros aspectos relacionados ao uso do serviço de telefonia.

Então, com essas informações em mãos, é possível identificar e eliminar chamadas desnecessárias ou de longa duração, bem como reconhecer possíveis abusos ou uso inadequado das linhas telefônicas.

Além disso, um software de otimização de telefonia permite a definição de limites e restrições para evitar chamadas de alto custo ou para destinos indesejados.

Ao ter um controle mais preciso dos gastos com telefonia, a empresa pode reduzir significativamente os custos operacionais, alocando recursos de forma mais inteligente e investindo em áreas que trazem maior retorno para o seu negócio.

Produtividade em Alta: Descubra como um software de telefonia corporativa pode impulsionar a eficiência da sua equipe

Outro benefício notável do software de gestão de telefonia corporativa é o aumento da produtividade em toda a empresa. Através de recursos avançados de gerenciamento de chamadas, o software faz o direcionamento das ligações para os departamentos ou colaboradores mais adequados. Dessa forma, evita-se que chamadas sejam perdidas ou encaminhadas erroneamente.

Ademais, alguns softwares dispõem do recurso de gravação de chamadas, o que permite o acompanhamento das interações com clientes ou fornecedores. E, portanto, garante que informações relevantes sejam registradas corretamente e, em eventuais dúvidas ou problemas, possam ser consultadas com eficiência.

Outra funcionalidade útil é o atendimento automático, que pode fornecer informações pré-gravadas ou direcionar os chamadores para opções específicas por meio de um menu interativo. Isso ajuda a lidar com um grande volume de chamadas e evita longos períodos de espera, direcionando os chamadores para a área de atendimento mais apropriada.

Ao melhorar o fluxo de comunicação interna e externa, o software de gestão de telefonia corporativa reduz o tempo gasto em chamadas improdutivas ou desnecessárias. Assim, contribui para que a equipe se concentre em tarefas mais importantes e aumentando a eficiência geral das operações diárias.

Em suma, um software de gestão de telefonia corporativa não apenas melhora o controle de custos relacionados às comunicações telefônicas, mas também aumenta a produtividade ao garantir uma comunicação mais ágil e direcionada dentro da empresa.

Ao investir nessa ferramenta, a companhia pode focar no seu core business, otimizar suas operações diárias, aproveitar ao máximo seus recursos e impulsionar o seu crescimento e sucesso.

E como fica a privacidade dos funcionários com o uso do software de gestão de telefonia?

É importante que as empresas tenham controle sobre o uso de seus ativos e das despesas de telefonia e internet, mas é preciso equilíbrio para não afetar o direito à privacidade de seus colaboradores.

Nesse contexto, surge a pergunta: “O celular corporativo pode ser monitorado?”.

Vimos anteriormente que o telefone é um dos principais canais de comunicação de uma organização e, com a crescente adoção do trabalho remoto, é comum que os funcionários recebam um celular corporativo.

Portanto, monitorar o uso desses dispositivos tornou-se uma prática natural, visando proteção de dados, controle de produtividade e redução de custos em telecomunicações. Através desses mesmos dispositivos, com um software de gestão de telefonia, é possível monitorar registros de chamadas, mensagens de texto e uso de dados.

No entanto, é importante estabelecer limites legais ao adotar essa medida. A empresa deve informar o colaborador sobre as regras de uso e consequências assim que for contratado e/ou logo que receber o aparelho da empresa.

Além disso, é fundamental que ele assine um termo de recebimento do aparelho, deixando claro sua responsabilidade sobre esses equipamentos. Visando facilitar esse processo, a Sumus Concept possui o E-Sign, que permite assinar digitalmente o termo de recebimento do ativo, entre outros documentos.  

Ter uma política de uso de celular corporativo clara e bem definida é crucial para garantir o uso adequado das linhas e dispositivos corporativos, resguardar as partes envolvidas e promover uma gestão eficaz dos ativos e facilities da empresa.

Em suma, o monitoramento deve ser realizado apenas nos celulares fornecidos pela empresa, com conhecimento e consentimento do funcionário. Não é permitido exercer qualquer tipo de controle sobre conteúdos e aparelhos pessoais.

Conclusão

Um software de otimização de telefonia não apenas melhora o controle de custos relacionados às comunicações telefônicas, mas também aumenta a produtividade ao garantir uma comunicação mais ágil e direcionada dentro da empresa.

Ao investir nessa ferramenta, a empresa pode tomar decisões estratégicas embasadas em dados reais, otimizar suas operações diárias, aproveitar ao máximo seus recursos e impulsionar o crescimento e o sucesso do seu negócio.

Em continuidade, é importante ressaltar que o monitoramento do uso de telefone e celular corporativo deve ser realizado de forma ética e alinhada às políticas da empresa. A transparência na comunicação sobre o monitoramento, a proteção da privacidade dos funcionários e o foco na melhoria da produtividade são elementos essenciais para garantir o sucesso e a aceitação desse tipo de software dentro da organização.

A Sumus Concept oferece soluções sob medida para empresas de todos os segmentos que desejam maior controle de seus ativos e facilities, a fim de reduzir custos, aumentar a produtividade e ampliar o tempo de vida útil de seus equipamentos.

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