Entender quais características levar em consideração nessa escolha ajuda a tomar uma melhor decisão
O uso de um software de gestão de telefonia é muito importante para a sua empresa. Ele é capaz de analisar tudo o que acontece no setor de telefonia e garantir que os gestores tenham acesso a tais informações.
De acordo com estimativas da Transparency Market Research (TMR), o mercado global de gestão de custos com telefonia deve ser avaliado em US$ 4,92 bilhões no ano de 2024, graças a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 13,5% entre 2016 e 2024.
Esse aquecimento mostra o quão benéfica é a adoção de um software para tal finalidade, mas pode ser um pouco difícil escolher uma opção entre tantas no mercado. Para facilitar, nós separamos as características fundamentais que o sistema deve ter.
O que procurar em um software de gestão de telefonia?
Ao utilizar essas características como um filtro, você terá uma base para comparar as opções e, assim, escolher o tarifador telefônico para a sua empresa!
Grande disponibilidade de dados
Para que seja possível fazer uma boa gestão do setor de telecom, é importante estar em posse das informações certas, que permitam uma análise clara do panorama da empresa e a consequente tomada de decisões.
Logo, a primeira característica que deve ser observada é a quantidade de dados que pode ser coletada pelo software de gestão de telefonia. Quanto maior ela for, melhores são as chances de se estabelecer uma gestão eficiente e assertiva.
Alguns dos dados que o software deve ser capaz de coletar são a duração das chamadas, os números de origem e destino, a quantidade de ligações para cada número e as despesas de cada setor, capazes de auxiliar muito os gestores em seu trabalho.
Praticidade de exibição dos dados
Não basta que o software de gestão de telefonia colete muitos dados: é essencial que eles sejam mostrados de uma maneira simples de entender, para que os gestores consigam olhar, analisar e tomar suas decisões rapidamente.
Se os dados forem mostrados de maneira confusa, não será possível seguir as dicas de como reduzir os custos com gestão de telecom, graças à dificuldade de compreender o que eles querem dizer.
Portanto, além da capacidade de coletar os dados, é essencial que o sistema os exiba na forma de gráficos e tabelas simples, para que a equipe de gestão não enfrente dificuldades em sua operação.
Escalabilidade do sistema
A rotatividade é uma característica mais presente em algumas empresas do que em outras, mas sempre existe a possibilidade da redução ou do aumento das equipes, principalmente em períodos sazonais.
O software de gestão de telefonia deve ser facilmente escalável, ou seja, acompanhar essa movimentação das linhas com praticidade, sem burocracia ou processos complicados para os gestores.
Ter um sistema não escalável é um problema sério, já que o prazo entre a chegada de um colaborador e o cadastro da linha no software não será monitorado, o que pode desequilibrar a gestão de telecom.
Presença de recursos úteis para gestão
Além de servir como uma ferramenta de monitoramento de dados, que seria uma função passiva, é importante que o software de gestão de telecom também tenha funções ativas, capazes de tornar o trabalho dos gestores ainda mais fácil.
Por exemplo, depois da análise do consumo de um determinado setor, os gestores conseguem chegar a uma conclusão sobre o limite de uso para cada colaborador. É importante que o sistema ofereça essa opção para um melhor controle de uso das ligações.
Agendas de particulares, gráficos de evolução e dimensionamento, relatórios de projetos e seu respectivo envio por e-mail são outros diferenciais que tornam o sistema ainda mais funcional.
Acesso através da nuvem
As vantagens da tarifação telefônica em nuvem são muitas, e a principal delas é que a empresa não precisa investir em um servidor físico, o que ajuda a economizar uma bela quantia com sua instalação, configuração e manutenção.
Além disso, um software de gestão de telefonia que funcione através da nuvem pode ser acessado de qualquer lugar. Mesmo que os gestores não estejam na empresa, os dados podem ser visualizados de qualquer lugar com acesso a internet, até mesmo celulares e tablets.
Devido a essa praticidade, aliada a toda a segurança que os sistemas em nuvem apresentam atualmente, escolher um software que se baseie na nuvem é uma opção muito mais viável.
Opções para empresas de diferentes portes
Os serviços de telefonia para empresas são ideais para todas elas, mas companhias de pequeno e médio porte têm necessidades diferentes de uma de grande porte, que necessita de análises ainda mais ricas e aprofundadas.
Para oferecer as funcionalidades que as empresas precisam e, por consequência, um custo-benefício mais adequado, é importante que o software de gestão de telefonia seja oferecido em diferentes opções.
Dessa forma, as funcionalidades essenciais estarão presentes em todos os sistemas, mas caso uma empresa precise de algo além, como módulo de inteligência de negócios e relatórios de call center, também poderá contar com uma opção mais avançada.
Custo-benefício
Por fim, mas não menos importante, é fundamental que o software traga um custo-benefício positivo, ou seja, que o valor pago por ele seja totalmente revertido em benefícios e faça valer o investimento.
O intuito é que o software de gestão de telefonia municie a empresa com os dados e informações de que ela precisa para um melhor desempenho de seu trabalho e, consequentemente, consiga economizar no orçamento.
Porém, se o valor cobrado por ele for equivalente à economia proporcionada, então a equação não mostra um resultado positivo. É ideal que a empresa saia ganhando e, assim, consiga cortar o máximo de custos sem abrir mão de ter serviços de boa qualidade.
Garanta uma gestão de telecom ainda melhor!
Escolher um sistema de gestão de telefonia corporativa fica bem mais simples quando saber o que procurar nele. Dessa forma, sua empresa terá um setor de telecomunicações totalmente organizado e com custos controlados.
A Sumus é uma empresa com mais de 30 anos de atuação no mercado e oferece as opções de software de gestão de telefonia ideais para o seu negócio, com todas as características citadas previamente. Conte com nossas soluções e otimize sua gestão de telecom!
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