No ambiente empresarial, a gestão eficiente do rateio de custos é essencial para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade do negócio. Entre as estratégias utilizadas para esse fim, o rateio de custos desempenha um papel fundamental.
Primeiramente, o que é exatamente Rateio de Custos? O rateio de custos é uma técnica contábil utilizada para distribuir e alocar os custos indiretos de uma empresa entre suas diferentes áreas, departamentos ou produtos.
Essa prática permite que os custos compartilhados, como os relacionados a facilities (infraestrutura física, manutenção, serviços de apoio) e ativos corporativos (equipamentos, veículos, tecnologia), sejam atribuídos de forma justa e precisa, com base em critérios estabelecidos.
Tipos de Rateio de Custos
Existem diferentes métodos de rateio de custos, cada um adequado a uma situação específica. A seguir, vamos externar os principais utilizados nas empresas.
Rateio de Custo Direto: é a alocação dos custos diretamente atribuíveis a um departamento, projeto ou produto específico. Nesse caso, é possível identificar claramente a relação causa e efeito entre os custos e a atividade em questão.
Por exemplo, se uma empresa tem um departamento de manutenção que atende exclusivamente a um determinado setor, os custos desse departamento podem ser alocados diretamente ao setor correspondente.
Rateio de Custo Indireto: é a alocação dos custos que não podem ser diretamente atribuídos a um departamento ou projeto específico, pois são compartilhados por várias áreas da empresa. Alguns exemplos de custos indiretos incluem despesas administrativas, aluguel do prédio corporativo, contas de serviços públicos, entre outros.
É fundamental realizar uma auditoria de contas para garantir que o processo de rateio seja justo e preciso, assegurando que todos os departamentos contribuam equitativamente com base em critérios transparentes e consistentes.
Neste caso, o rateio dos custos leva em consideração outros fatores, sendo quatro deles os mais comuns:
- Rateio baseado no Consumo: Aqui, os custos indiretos são alocados com base no consumo ou utilização de recursos de cada departamento. Por exemplo, os custos de energia elétrica podem ser alocados de acordo com o consumo de cada departamento registrado em medidores individuais.
- Rateio baseado na Área Ocupada: Nesse método, os custos são alocados proporcionalmente à área ocupada por cada departamento ou projeto. É comumente utilizado em empresas que compartilham espaços físicos e têm diferentes áreas de uso.
- Rateio baseado na Quantidade Produzida: Os custos indiretos são alocados com base na quantidade de produtos ou serviços produzidos por cada departamento. É frequentemente usado em indústrias de manufatura, onde o volume de produção é um indicador significativo do consumo de recursos indiretos.
- Rateio baseado no Número de Funcionários: Esse método faz o rateio dos custos de acordo com o número de funcionários em cada departamento. Pode ser utilizado quando a quantidade de funcionários é um indicador relevante do consumo de recursos compartilhados.
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Rateio de Custos em Facilities e Ativos Corporativos
Na gestão de facilities e ativos corporativos, o rateio de custos desempenha um papel crucial. Por exemplo, em um prédio corporativo, os custos de limpeza, segurança, energia e manutenção devem ser compartilhados entre todas as áreas de forma justa e proporcional.
O rateio permite que cada área contribua de acordo com sua utilização e necessidades, evitando injustiças e garantindo uma distribuição equitativa dos custos.
Além disso, ao adotar o rateio de custos em facilities e ativos, a empresa pode desfrutar de uma série de benefícios significativos.
3 Dicas para um Rateio de Custos em Facilities Eficiente
1. Invista em Automação da Gestão de Facilities
A automação da gestão de facilities e ativos corporativos é essencial para simplificar e agilizar os processos relacionados aos espaços físicos e serviços da sua empresa.
Ao utilizar um software ou módulo de gestão de facilities e ativos avançado, é possível automatizar tarefas como solicitação de serviços, manutenção preventiva, reserva de salas e controle de acesso. Isso não apenas otimiza o uso dos recursos, como também fornece dados valiosos para o rateio de custos.
O módulo Facilities Managment da Sumus Concept, por exemplo, garante uma gestão prática e efetiva dos facilities de uma companhia. Com funcionalidades como controle completo do ciclo de materiais de consumo (entrada, estoque e saída), gerenciamento de informações sobre os insumos, além de diversos outros controles e alarmes customizados.
Portanto, ao automatizar a gestão de seus facilities, a empresa terá informações precisas e atualizadas sobre os custos associados a cada área, tornando o rateio mais eficiente e confiável. Conheça também o módulo Asset Management.
2.Faça um Inventário Detalhado
Um inventário completo de facilities e ativos é fundamental para uma alocação precisa dos custos. Nesse documento devem constar equipamentos (notebooks, computadores, telefones fixo e celular, cabos, fones, mouses, etc.), linhas e ramais, modens e roteadores, servidores, software e aplicativos.
Do mesmo modo, no inventário, devem constar os perfis de usuários e responsáveis por cada equipamento, dispositivo ou linha de telefonia. Essas informações devem ser atualizadas periodicamente.
Em suma, ao realizar um inventário detalhado, a companhia tem uma visão clara de todos os recursos disponíveis, desde equipamentos e mobiliário até espaços físicos e serviços contratados.
Essa lista detalhada permitirá identificar todos os elementos que devem ser considerados no rateio de custos, garantindo, portanto, que nenhum item relevante seja omitido.
Além disso, um inventário atualizado ajuda a evitar gastos desnecessários, possibilitando uma tomada de decisão mais informada sobre o uso e a alocação dos recursos.
3. Tenha um Histórico Segmentado de Gastos
Ter um histórico segmentado de gastos de cada área contribui significativamente para uma alocação eficiente dos custos. Isso significa acompanhar os gastos de facilities e ativos de forma segmentada, identificando as despesas específicas de cada área, departamento ou projeto.
Com um histórico detalhado, a empresa pode entender melhor como os custos estão distribuídos e quais áreas ou projetos estão consumindo mais recursos.
Com isso, é possível realizar ajustes e tomadas de decisão mais assertivas, contribuindo para uma alocação mais equilibrada dos custos. E ainda evita distorções que poderiam prejudicar a eficiência financeira da empresa.
Ao investir em automação da gestão de facilities e ativos, fazer um inventário detalhado e manter um histórico segmentado de gastos, a organização terá meios suficientes para realizar um rateio de custos mais preciso e assertivo, de acordo com suas necessidades.
Conheça a Sumus Concept
O rateio de custos é uma ferramenta poderosa para a gestão de facilities e ativos corporativos. Com a expertise da Sumus, sua empresa pode se beneficiar de uma abordagem inovadora e tecnológica, simplificando e aprimorando a alocação de custos compartilhados.
Com as soluções da Sumus Concept, sua empresa terá acesso a um software de gestão de facilities e ativos avançado, que permitem automatizar processos, realizar um inventário completo e manter um histórico detalhado de gastos.
Os módulos Facilities Management e Asset Management fornecem dados confiáveis e atualizados, permitindo uma alocação justa dos custos e uma gestão mais satisfatória dos recursos da sua empresa. Tudo de maneira precisa e transparentes.
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