Conheça as despesas mais comuns das empresas e o que pode ser feito para reduzi-las
Cada companhia tem as suas despesas, de acordo com o porte e a área em que atua, mas os principais gastos de uma empresa costumam se repetir na maioria delas, já que são praticamente indispensáveis.
Saber quais são esses gastos é importante para entender como as outras empresas se comportam em relação ao assunto, mas aí surge outra grande dúvida: como reduzir esses gastos, sabendo que eles são necessários?
Felizmente, é possível encontrar alternativas para controlar o valor que é investido nas principais despesas e, assim, manter a organização da saúde financeira. Conheça os gastos mais comuns e o que você pode fazer para economizar!
Quais são os principais gastos de uma empresa?
De acordo com o Employment Cost Index (ECI, ou índice de custo de empregabilidade), elaborado pelo Bureau of Labor Statistics (Secretaria de Estatísticas Trabalhistas do governo norte-americano), o maior custo é a mão de obra, que pode chegar a 70%.
Isso quer dizer que, em média, se uma empresa gasta R$ 60.000 por mês, até R$ 42.000 podem ser destinados ao pagamento de salários, impostos, benefícios e tudo o que diz respeito aos colaboradores.
Porém, entre os principais gastos de uma empresa, também existem outras despesas fixas e variáveis que se observam na maioria dos negócios, como os seguintes:
- Aluguel: quando o espaço físico não é de propriedade da empresa, ela precisa pagar o aluguel para que possa usufruir dele. No caso de novos contratos, é provável que tenha que ser feito o pagamento de alguns meses adicionais como garantia ou que se recorra a um fiador.
- Telefonia: toda empresa precisa de telefones, sejam eles fixos ou móveis, para que os clientes tenham um meio de contato rápido e eficiente para se comunicar, além das ligações que a própria companhia precisa fazer para parceiros, colaboradores e prestadores de serviços.
- Equipamentos: computadores, monitores, mesas, cadeiras, telefones, equipamentos elétricos, eletrônicos e eletrodomésticos estão entre as despesas, que são maiores no momento da aquisição e depois diminuem, já que só é preciso arcar com eventuais manutenções.
- Estoque: variável de acordo com cada empresa. As que trabalham com comércio precisam de um vasto estoque, o qual deve ser atualizado constantemente, ao passo que as de outras áreas precisarão, geralmente, de apenas alguns materiais de escritório.
- Despesas com marketing: o cálculo da verba para marketing varia de acordo com cada empresa, suas condições financeiras e o planejamento que foi montado, mas ele é obrigatório para que seja possível captar novos clientes e, assim, permitir boas conexões comerciais.
- Serviços profissionais: certos serviços nem sempre são desempenhados pela própria empresa e devem ser feitos por terceiros, como contador e advogado, por exemplo. O valor varia de acordo com a experiência do profissional, o tipo e o porte da empresa, entre outras variáveis.
Como manter as despesas controladas?
Através de uma organização rigorosa e bem planejada, que por mais trabalhosa que seja, tende a trazer bons resultados para o futuro da companhia a curto, médio e longo prazo.
O controle de gastos é essencial para companhias de todos os portes e segmentos. Caso contrário, ela não terá como sair de situações desfavoráveis de mercado, além de ter sua capacidade de crescimento limitada.
Boas dicas que podem ser colocadas em prática para mudar essa realidade são as seguintes:
Corte os custos desnecessários
Nem todos os custos que aparecem no orçamento da empresa são estritamente necessários para o desempenho de suas atividades, e é recomendável eliminá-los para contar com um balanço financeiro mais saudável.
Por exemplo, ter um espaço de lazer e descanso, com um sofá e uma televisão, é bom para os colaboradores relaxarem no horário de almoço, mas não é preciso contratar canais fechados, o que se configuraria como um custo desnecessário.
Pode parecer que não faça tanta diferença, mas acredite: faz. Se você conseguir cortar R$ 100 por mês, são R$ 1.200 por ano e R$ 6.000 em cinco anos, com algo que não trará nenhum mal ou prejuízo à empresa.
Se não pode cortar custos, reduza-os
Pode ser que todos os colaboradores gostem de café, mas será que é preciso comprar a marca mais cara do mercado? E que tal escolher copos plásticos menores e comprar açúcar em grandes embalagens ao invés de sachês?
Esse é um exemplo simples, mas que pode ser aplicado em muitos dos principais gastos de uma empresa. Certas áreas não suportam cortes, mas outras podem lidar bem com esse tipo de mudança.
Você pode reduzir os gastos com telefonia móvel através da contratação de pacotes mais simples se os colaboradores não precisarem de algo tão parrudo. Assim, sua produtividade não será afetada de maneira alguma e as contas da empresa serão aliviadas.
É importante analisar o que pode ser modificado e só tomar essa decisão se ela não for prejudicial à companhia. Por exemplo, se você precisa de uma determinada matéria-prima para a confecção de um produto e outras marcas e modelos não apresentarem a mesma qualidade, então mantenha a atual.
Invista em softwares de monitoramento e controle
Hoje em dia, com tantos avanços da tecnologia, é possível encontrar softwares, programas e aplicativos que ajudam a controlar os gastos da empresa e, assim, obter uma economia considerável ao final do mês.
Os sistemas de tarifação telefônica são um bom exemplo. Eles podem ser usados para monitorar as despesas com telefonia fixa, móvel, centrais e ramais de PABX, de modo que o controle seja feito com total eficiência.
Com isso, os gestores podem saber qual é o colaborador que gasta mais, qual setor precisa de uma franquia maior, quanto tempo é gasto nas ligações e até mesmo quando são feitas chamadas para fins pessoais.
Controle os principais gastos de uma empresa com excelência!
Ao analisar cautelosamente a situação e tomar as decisões certas, é possível reduzir bem os custos e aplicar o valor economizado em outras áreas, em prol de seu crescimento e desenvolvimento.
Empresas de todos os portes e segmentos podem se beneficiar dessas sugestões e obter uma economia proporcional às despesas. Quanto antes elas forem aplicadas, mais rápido tendem a vir os resultados.
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