BPO é uma terceirização de processos de negócio, no qual uma empresa especializada é contratada para realizar serviços de uma área inteira em outra empresa. Seja qual for o tipo de BPO, a empresa contratante ganha em produtividade e outros benefícios. Confira mais no artigo!
O BPO, também conhecido como “Terceirização de Processos de Negócio“, é uma prática em que uma empresa é contratada para realizar atividades específicas para outra empresa.
Essa terceirização abrange diversos setores e atividades, permitindo que as empresas concentrem seus esforços na atividade principal, enquanto especialistas cuidam de áreas periféricas da administração do negócio.
O BPO não apenas alivia a carga de tarefas, mas também oferece soluções eficientes, contribuindo para a produtividade, otimização de processos e redução de custos.
No entanto, é crucial compreender os tipos de BPO disponíveis e os desafios associados a essa implementação para garantir benefícios sustentáveis. Confira tudo que você precisa saber sobre BPO aqui!
O que é o serviço de BPO?
BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing que, em português, significa “Terceirização de Processos de Negócio”. Na prática, estamos falando de quando uma empresa é contratada para realizar determinadas atividades para outra empresa.
Para um serviço ser considerado BPO, a empresa contratada deve assumir de forma integral um setor ou atividade de importância para a empresa contratante.
Um exemplo de BPO seria quando uma empresa contrata um escritório de advocacia para cuidar do seu setor jurídico ou uma agência de marketing para fazer a divulgação dos seus produtos.
É importante dizer que um BPO nunca pode estar relacionado à atividade-fim da empresa, pois isso é ilegal. Por exemplo, se a empresa se especializa em produzir copos de plástico, ela pode terceirizar diversas funções (administrativas, financeiras, contábeis, tecnológicas, etc.), porém nunca poderá terceirizar a produção dos copos de plástico. Essa atividade precisa ser exercida pelos funcionários contratados pela própria empresa.
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Quais os tipos de BPO?
O mercado atual oferece diversas opções de BPO, com empresas oferecendo variadas soluções para otimizar a execução de tarefas de diferentes setores. Confira alguns:
BPO financeiro-administrativo
Às vezes referido como BPO contábil ou BPO fiscal, o BPO financeiro permite que a empresa deixe de lado preocupações burocráticas com a gestão administrativo-financeira da empresa, entregando isso na mão de especialistas de uma empresa de contabilidade.
Nesse modelo de BPO financeiro, a empresa contratada fica responsável por toda a gestão financeira e contábil, gerenciando as contas a receber e a pagar, a emissão de boletos e notas fiscais, o pagamento de impostos, fechamento de centros de custo e caixas, entre outros.
Cabe também à empresa contratada identificar problemas e propor soluções ligadas à saúde financeira do negócio, propondo reduções de custo e modificações de processos.
BPO de RH
A empresa que investe em um BPO de RH ou BPO administrativo terceiriza todas as funções relacionadas à gestão de pessoas e mão de obra. O controle de documentação, gestão de recrutamento e seleção, contratação e por vezes até outras funções, como demissões, treinamentos internos e ações voltadas ao clima organizacional e comunicação interna, podem ser terceirizados.
BPO de TI
Neste modelo, a empresa escolhe terceirizar todos os serviços relacionados à área de tecnologia da informação. Assim, todos os softwares e hardwares utilizados pela empresa são administrados por outra empresa especialista em TI.
Essa empresa oferece suporte tecnológico aos funcionários, instala máquinas e programas, resolve problemas de conexão, orienta a respeito da utilização dos dispositivos e faz a manutenção dos ativos tecnológicos da empresa.
BPO comercial
No caso do BPO comercial, é o time de vendas da empresa que é terceirizado. Esse modelo pode ser bastante benéfico pois a empresa contratada normalmente é especialista em vendas e pode oferecer pré-vendedores, vendedores e coordenadores altamente eficientes para trazer novos negócios para a organização.
BPO jurídico
O BPO jurídico consiste na contratação de um escritório de advocacia para lidar com todos os trâmites jurídicos ligados à atividade da empresa, desde questões trabalhistas até questões relacionadas à atividade-fim da organização, como direito ambiental, por exemplo.
Neste caso, a empresa conta com um time de advogados especializados na área para dar suporte, podendo focar seus esforços em executar sua atividade principal.
BPO marketing e comunicação
O BPO de marketing e comunicação é bastante comum há muitas décadas. Estamos falando de quando uma empresa escolhe contratar uma agência de comunicação e marketing para gerir todas as suas ações voltadas a essa área.
A agência fica responsável, portanto, por criar materiais publicitários, alimentar o site da empresa, gerar conteúdo para as redes sociais, criar peças de design como logos, fachadas e papelaria personalizada, fazer serviços de relações-públicas e assessoria de imprensa e, por vezes, até fazer a gestão de comunicação interna e endomarketing da organização.
Qual a diferença entre BPO e terceirização?
Embora tenham conceitos parecidos, o BPO e a terceirização possuem uma diferença essencial: o processo em si.
Na terceirização, a empresa contratada costuma assumir um único serviço, pontual. Por exemplo, muitas indústrias terceirizam os serviços de limpeza e manutenção. Neste caso, tudo que a empresa contratada faz é gerir os funcionários responsáveis pela execução deste serviço.
O BPO é um pouco mais amplo, criando uma relação de parceria entre a empresa contratada e a contratante. As atividades de um setor inteiro (como financeiro, RH ou jurídico) são assumidas por essa empresa contratada, e todos os processos e resultados desse setor ficam na responsabilidade dela.
É comum que, no BPO, a empresa contratada precise adaptar seus processos e serviços oferecidos para se adequar às necessidades da contratante.
Por que o BPO é importante para as empresas?
O BPO pode ser muito importante para as empresas, pois apresenta uma solução para obter serviços de qualidade sem despender muitos recursos e muito tempo investindo em especialização de mão de obra.
As empresas contratadas por meio de BPO já são especialistas no que fazem, e, portanto, podem oferecer um serviço totalmente voltado às necessidades do seu negócio, sem que você precise realizar novas contratações e desenvolver os processos do zero.
O resultado é um aumento da produtividade da sua equipe, que pode focar em executar a atividade principal da empresa, além de uma otimização dos processos e mais assertividade no dia a dia da organização.
O BPO também traz uma redução significativa de custos, garantindo serviços de qualidade por um preço acessível para empresas de qualquer tamanho.
Riscos e desafios do BPO
O principal desafio do BPO está na sua implementação. Assim como qualquer mudança significativa na organização, esse processo pode ser estressante e difícil; e, se feito sem cuidado, pode trazer prejuízos para o seu negócio.
Por isso, se escolher implementar um BPO no seu negócio, em primeiro lugar, tenha a certeza que está escolhendo o parceiro certo. Afinal, você estará colocando atividades de extrema importância para a sua empresa nas mãos dessa organização contratada.
É importante que você escolha uma empresa bem estabelecida no mercado, com experiência e cases de sucesso para apresentar. Se possível, busque referências de outras empresas que já contrataram esse BPO.
A empresa contratada também precisa ter um bom fit cultural com a sua empresa, estando alinhada à sua cultura organizacional.
Durante o período de adaptação, esteja preparado para enfrentar resistência a mudanças por parte dos colaboradores da sua empresa. Não se preocupe, é normal; afinal, as pessoas sentem medo que uma mudança grande como essa não dê certo ou cause consequências negativas para a empresa.
Portanto, tenha em mente que é apenas um período transitório e enfrente essa dificuldade com paciência e compreensão, buscando educar os colaboradores sobre os novos processos e práticas e assegurá-los que as decisões estão sendo tomadas para o bem de todos.
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